Informes reembolsables

Auditoría

Por medio de este informe es posible consultar el detalle de las modificaciones realizadas a los lotes de reembolsables y los documentos que has sido excluidos del módulo reembolsables.

Casillas de búsqueda

• Fecha Inicial – Fecha Final: Casillas de texto numérico con formato DD/MM/AAAA, para indicar la fecha inicial y final de consulta de documentos para la generación del lote de reembolsables.
• Centro de costos: Autocompletar que permite filtrar la consulta por un centro de costos específico asociado a los documentos de reembolsables. Para encontrar un centro de costos digite el código, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Campo obligatorio.
• Filtrar:
  • Tipo de cambio: Lista desplegable que permite filtrar la consulta por un cambio específico realizado a los documentos de reembolsables, permite filtrar por los siguientes cambios:
    • Anulación Documento
    • Aprobación Lote
    • Desaprobación Lote
    • Exclusión Documento
    • Exclusión Documento Módulo
    • Generación Documento
    • Generación Lote
    • Inclusión Documento
  • Usuario: Autocompletar que permite filtrar la consulta por un usuario especifico que realizo los cambio a los documentos de reembolsables.
  • No. lote: campo de texto que permite filtrar la consulta por un lote de reembolsables específico.

Consultar información

Una vez definidas las casillas de búsqueda presione el botón Consultar para visualizar la información en pantalla, Descargar Excel para exportar la consulta a un archivo de Excel o Limpiar filtros para borrar la información diligenciada o realizar una nueva consulta.

Detalle del informe

El informe se encuentra agrupado por número de lote, la fila resaltada indica el código al cual pertenecen los siguientes cambios.

• Documento: Columna que indica el tipo de documento y consecutivo del documento que fue incluido o excluido del lote de reembolsables o del módulo de reembolsables.
• Tipo de cambio: Columna que indica el tipo de cambio al documento contable o al lote de rembolsables.
• Usuario: Columna que indica el nombre del usuario que realizó el cambio o modificación.
• Fecha y hora: Columna que indica la fecha y hora en que se que realizó el cambio o modificación.
• Ip: Columna que indica la Ip desde la cual se realizó el cambio o modificación.

Lotes

Por medio de este informe es posible consultar el detalle del lote de reembolsables, en que se encuentra incluido un documento contable específico.

Casillas de búsqueda

• Fecha Inicial – Fecha Final: Casillas de texto numérico con formato DD/MM/AAAA, para indicar la fecha inicial y final de generación del lote de reembolsables.
• Sucursal administrativa: Autocompletar que permite filtrar la consulta por la sucursal administrativa asociada al centro de costos de reembolsables, configurada en la opción A&F/Contabilidad/Configuración/Centros de costos/Centros de Costo. Para encontrar una sucursal especifica digite el nombre en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Campo obligatorio.
• Filtrar:
  • Estado del lote: Casillas de selección que permiten filtrar la consulta por el estado del lote de reembolsables (Aprobado o Generado).
  • No. lote: Casilla de texto que permite filtrar la consulta por un número de lote de reembolsables específico.
  • Centro de Costos: Control de búsqueda que permite filtrar la consulta por uno o varios de centros de costos específicos asociados a los lotes de reembolsables. Para encontrar un centro de costos digite el código, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Al seleccionar varios centros de costos se puede pasar el cursor por el siguiente icono para visualizar los seleccionados.

Consultar información

Una vez definidas las casillas de búsqueda presione el botón Consultar para visualizar la información en pantalla, Descargar Excel para exportar la consulta a un archivo de Excel o Limpiar filtros para borrar la información diligenciada o realizar una nueva consulta.

Detalle del informe

El informe se encuentra agrupado por centro de costo, la fila resaltada indica el código y nombre del centro de costos al cual pertenecen los siguientes lotes.

• Lote No.: Columna que indica el número consecutivo del lote asociado al centro de costos y sucursal consultada, al hacer clic sobre este se puede visualizar el detalle del lote.
  

• Mandante: Columna en número de identificación y nombre del tercero mandante asociado al centro de costo en la opción A&F/Contabilidad/Configuración/Centros de costos/Asignación Mandante Centro de costo, si el centro de costos no tiene un tercero mandante asignado esta columna se visualizará vacía.

• Tipo de administración: Columna que indica el tipo de administración asociada al centro de costos en la opción A&F/Contabilidad/Reembolsables/Configuración de Reembolsables-Centros de costos.

• Total lote: Columna que indica el valor total del lote de reembolsables.

• Total acumulado: Columna que indica el valor total acumulado de los lotes de reembolsables asociados al mismo centro de costos.

• Reembolsable: Columna que indica el tipo de documento y consecutivo del documento contable asociado al centro de costos, al hacer clic sobre este se puede visualizar el detalle del documento.
  

• Docs. recaudo: Columna que indica si el documento contable generado para el reembolsable cuenta con documento de recaudo o cruce, al pasar el cursor por este es posible ver los consecutivos de los documentos y al hacer clic sobre este se puede visualizar el detalle de los documentos.
  

  

• Estado lote: Columna que indica el estado del lote de reembolsables, las opciones son

  • Generado: Lote registrado pendiente por aprobación, es posible incluir y/o excluir documentos de este.
  • Aprobado: Lote aprobado, no es posible incluir y/o excluir documentos de este. De requerir incluir un documento debe realizarse por medio de la opción A&F/Contabilidad/Reembolsables/Generación Reembolsables-Cambiar estado.

Documentos

Por medio de este informe es posible consultar el detalle del lote de reembolsables, en que se encuentra incluido un documento contable específico.

Casillas de búsqueda

• Sucursal administrativa: Control de búsqueda que permite consultar el detalle de las sucursales de tipo administrativas asociadas a los centros de costos de lotes de reembolsables previamente generados, según la parametrización definida en la opción AyF/Contabilidad/Configuración/Centros de Costo/Centros de costo. Para encontrar una sucursal especifica digite el nombre en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Este campo es obligatorio y es necesario seleccionar una de las sucursales mostradas en la lista.
• Centro de Costos: Control de búsqueda que permite consultar el detalle de documentos con registros de movimientos asociados al centro de costos seleccionado y que se encuentran en un lote de reembolsable registrado. Para encontrar un centro de costos digite el código, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Este campo es obligatorio y es necesario seleccionar uno de los centros de costos mostrados en la lista. Este campo es opcional y de no diligenciarse, la consulta se generará omitiendo el mismo.
• Tercero: Si desea filtrar la información de documentos incluidos en lotes de reembolsables por un tercero específico puede usar este control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable), el cual opera digitando el NIT, el código o parte del nombre del tercero en la casilla de texto y posteriormente presionando sobre la lista desplegable para visualizar los terceros que coinciden con el texto digitado.

Filtros de consulta

• Rango de Fecha: Compuesto por dos Casillas de texto numérico con formato DD/MM/AAAA, para indicar el rango de fechas inicial y final de generación de los lotes de reembolsables previamente registrados a consultar. Por defecto trae como fecha final la fecha actual del sistema y como fecha inicial una fecha calculada correspondiente a un año antes (360 días), en relación con la fecha actual. Este campo es obligatorio.
• Tipo de Documento: Control de búsqueda para filtrar por un Tipo de documento específico. Para encontrar un tipo de documento especifico debe digitar el acrónimo o el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presionar sobre la lista desplegable, si no selecciona ningún centro de costos de la lista se generará la consulta omitiendo este filtro.
• No. Documento Contable: Campo de texto numérico que permite filtrar la consulta por un número de consecutivo de documento específico.
• Documento Tercero: Campo de texto en formato alfanumérico correspondiente al número de factura del tercero específico. Si el tipo de documento es diferente a la CP, se tomará como referencia el campo documento de tercero siempre y cuando se encuentre habilitado para el tipo de documento.

Limpiar filtros

Haga clic sobre la descripción Limpiar filtros, a fin de realizar el borrado de los filtros diligenciados y diligenciarlos nuevamente.

Consultar información

Una vez se han definido los filtros de búsqueda presione el botón consultar para visualizar la información en la pantalla; haga clic sobre el ícono para para exportar el informe a un archivo en formato Excel.

Detalle del informe

• Centro costo: Fila que indica el código y descripción del centro de costos asociado a los lotes de reembolsables generados.

• Lote No.: Columna que indica el consecutivo de lote de reembolsable en consulta, al dar clic sobre la fila correspondiente al registro del reembolsable, es posible consultar la información de registro y documentos incluidos en el lote en pleno detalle.

  

• Tercero NIT: Columna que indica el número de identificación del tercero asociado al documento contable en consulta.

• Tercero Nombre: Columna que indica el nombre del tercero asociado al documento contable en consulta.

• Documento: Columna que indica el tipo y consecutivo de documento contable en consulta. Es posible ingresar al detalle del documento haciendo clic sobre el número de consecutivo.

  

• Estado del Lote: Estado: Columna que indica el estado de registro del lote de reembolsable en consulta, las opciones de registro son:

  • Generado: Lote registrado pendiente por aprobación, es posible incluir y/o excluir documentos del mismo.
  • Aprobado: Lote registrado confirmado como aprobado, no es posible incluir y/o excluir documentos del mismo, pero está habilitado para la generación del documento de cauta de cobro respectivo.

Documentos pendientes por incluir

Por medio de este informe es posible consultar el detalle de los documentos que se encuentran pendientes pon incluir a un lote de reembolsables y los que fueron excluidos del módulo reembolsables.

Casillas de búsqueda

• Fecha Inicial – Fecha Final: Casillas de texto numérico con formato DD/MM/AAAA, para indicar la fecha inicial y final de consulta de documentos para la generación del lote de reembolsables.
• Tercero: Autocompletar que permite filtrar la consulta por un tercero específico. Para encontrar un tercero digite el número de identificación, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Campo obligatorio.
• Filtrar:
  • Tipo de documento: Autocompletar que permite filtrar la consulta por un tipo de documento específico. Para encontrar un tipo de documento digite la abreviación, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable.
  • No. Documento contable: Casilla de texto numérico que permite filtrar la consulta por un consecutivo de documento específico.
  • Centro de Costos: Control de búsqueda que permite filtrar la consulta por uno o varios de centros de costos específicos asociados a los lotes de reembolsables. Para encontrar un centro de costos digite el código, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Al seleccionar varios centros de costos se puede pasar el cursor por el siguiente icono para visualizar los seleccionados.
  • Estado documento pendiente: Casillas de selección que permiten filtrar la consulta por el estado del documento pendiente de incluir a los lotes de reembolsables (Pendiente por incluir o Excluido submódulo).

Consultar información

Una vez definidas las casillas de búsqueda presione el botón Consultar para visualizar la información en pantalla, Descargar Excel para exportar la consulta a un archivo de Excel o Limpiar filtros para borrar la información diligenciada o realizar una nueva consulta.

Detalle del informe

• Agrupado por tercero

• Agrupado por centro de costos

• Número de identificación: Columna que indica el número de identificación del tercero del encabezado del documento contable pendiente por incluir en un lote de rembolsables.
• Tercero: Columna que indica el nombre del tercero del encabezado del documento contable pendiente por incluir en un lote de rembolsables.
• Centro de costos: Columna que indica el código del centro de costos del documento contable pendiente por incluir en un lote de rembolsables.
• Centro de costos descripción: Columna que indica el nombre del centro de costos del documento contable pendiente por incluir en un lote de rembolsables.
• Tipo: Columna que indica el tipo del documento contable pendiente por incluir en un lote de rembolsables.
• Consecutivo: Columna que indica el consecutivo del documento contable pendiente por incluir en un lote de rembolsables.
• Fecha: Columna que indica la de afectación contable del documento contable pendiente por incluir en un lote de rembolsables.
• Concepto: Columna que indica el concepto del documento contable pendiente por incluir en un lote de rembolsables.
• Doc. Tercero: Columna que indica el número de documento o factura del documento contable pendiente por incluir en un lote de rembolsables.
• Estado: Columna que indica el estado del documento contable pendiente por incluir en un lote de rembolsables (Pendiente por incluir o Excluido submódulo).

Cruce

Por medio de este informe es posible consultar el detalle de los documentos de cruce de cada uno de los documentos contables incluidos en un lote de reembolsables.

Casillas de búsqueda

• Lote: Casilla de texto numérico que permite filtrar la consulta por un número de lote de reembolsables específico. Campo obligatorio.
• Centro de Costos: Autocompletar que permite filtrar la consulta por el Centro de costos asociada al lote de reembolsables. Para encontrar un centro de costos digite el código, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Campo obligatorio.
• Filtrar:
  • Rango de fechas: Casillas de texto numérico con formato DD/MM/AAAA, para indicar la fecha inicial y final de consulta de documentos para la generación del lote de reembolsables.
  • Tipo de documento: Autocompletar que permite filtrar la consulta por un tipo de documento específico. Para encontrar un tipo de documento digite la abreviación, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable.
  • No. Documento contable: Casilla de texto numérico que permite filtrar la consulta por un consecutivo de documento específico.

Consultar información

Una vez definidas las casillas de búsqueda presione el botón Consultar para visualizar la información en pantalla, Descargar Excel para exportar la consulta a un archivo de Excel o Limpiar filtros para borrar la información diligenciada o realizar una nueva consulta.

Detalle del informe

• Tipo: Columna que indica el tipo de documento contable asociado al lote del reembolsable consultado.

• Consecutivo: Columna que indica el tipo de documento y consecutivo del documento asociado al lote del reembolsable consultado, al hacer clic sobre este se puede visualizar el detalle del documento.
  

• Fecha: Columna que indica la fecha de registro del documento contable asociado al lote del reembolsable consultado.

• Concepto: Columna que indica concepto asociado al documento contable asociado al lote del reembolsable consultado.

• Doc tercero: Columna que indica el documento del tercero o factura asociado al documento contable asociado al lote del reembolsable consultado.

• Doc cruce: Columna que indica si el documento contable asociado al lote del reembolsable cuenta con documentos de cruce, al pasar el cursor por este es posible ver los consecutivos de los documentos y al hacer clic sobre este se puede visualizar el detalle de los documentos.