Lista de chequeo contratos

Con esta función se posibilita el llevar un control de actividades en los contratos (hitos o procesos de verificación que son importantes en el ciclo de creación y aprobación de los contratos). Los procesos de seguimiento y verificación se agregan modifican y/o eliminan en la opción Mantenimiento / Contratos / Maestro Chequeo Contratos.

Prerrequisitos de Lista de chequeo contratos

• Seleccionar el proyecto sobre el cual se desea trabajar
• Tener los hitos creados desde el maestro lista de chequeo con su correspondiente configuración.
• Asignar los hitos de lista de chequeo por proyecto Asignación lista de chequeo por proyecto

Funcionalidad de Lista de chequeo contratos

Tras seleccionar el proyecto requerido siguiendo la rutaADPRO / Contratos / Contratos / Aprobación de contratos / Lista de chequeo contratos. El sistema presenta en pantalla la opción para adelantar el respectivo proceso de consulta y aprobación de la Lista de chequeo de contratos:

• Contrato: ingrese el código, la descripción o parte de la misma del contrato, oprima la tecla TAB y aparecerán los contratos relacionados, seleccione el contrato que necesite consultar.
• Contratista: ingrese el código, la descripción o parte de la misma del contratista, oprima la tecla TAB y aparecerán los contratistas relacionados, seleccione el contratista que necesite consultar.
• Tipo Contrato: seleccione el tipo de contrato que necesite consultar.
• Estado: esta lista cuenta con los posibles estados de contratos por grupos usados en el sistema (Por Pre-Aprobación, Por Aprobación, Abierto y Cerrado), seleccione el que necesite traer en consulta.
• Clase: esta lista cuenta con los posibles clases de contratos usados en el sistema (Generales, Grupos, Todo costo), seleccione el que necesite traer en consulta.
• Descripción: al igual que el anterior filtro, este cuenta con la misma característica y para hacer uso de éste, debe ingresar la descripción del contrato a consultar.

Procedimiento de consulta y aprobación lista de chequeo contratos

Una vez ingresada la información requerida en los filtros, el sistema muestra por defecto en el número del contrato, el contratista y las listas de chequeo de las actividades parametrizadas, si la actividad esta completada marque la casilla correspondiente, al lado derecho aparecerá un icono para ampliar detalles de verificación este icono permite la incoporación de observaciones, adjuntos (máximo 10 megas por archivo), finalmente permite auditar los cambios realizados sobre cada parámetro de seguimiento del contrato.

En caso de tener configurado como obligatorio bien sea el cumplimiento de observaciones o de adjuntos para alguno de los hitos de seguimiento, en el cuadro principal dichos parámetros aparecen inactivos para su chequeo, en estos casos se debe acceder a los detalles adicionales para adelantar el respectivo diligenciamiento de información según se requiera.

Desde los detalles adicionales de los hitos de seguimiento que tienen algún componente obligatorio se resaltan dichos parámetros y de igual forma el sistema impide la verificación del hito sin el pleno cumplimiento de las condiciones previamente configuradas, la auditoría no aplica sobre el manejo de adjuntos: