Maestro de cuentas contables

El plan de cuentas es obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad de acuerdo con lo dispuesto en el Código de Comercio. Esta opción permite consultar, crear, modificar y eliminar las diferentes cuentas contables asociadas a su respectivo libro.

Casillas de Búsqueda

• Puc: Lista desplegable que permite seleccionar el Libro correspondiente a las cuentas contables a consultar, modificar o eliminar, en esta lista solo se muestran los PUC del libro asignado al usuario que consulta el Maestro, esta asignación de libros se realiza en la opción Ruta: CONFIG/USUARIOS/REGISTRO DE USUARIOS – INFORMACIÓN GENERAL/ASIGNACIÓN DE LIBROS. Pero por defecto el sistema muestra todos los libros.
• Cuenta: Casilla de texto alfanumérica que permite filtrar la consulta por una cuenta contable específica. Funciona si se digita el código o la descripción de la cuenta contable. De acuerdo con lo que se digite el sistema busca las cuentas contables iguales y/o similares a la fracción de código o descripción de cuenta contable digitado.
• Tipo: Lista desplegable que permite filtrar la consulta por un tipo de cuenta contable (Auxiliar o Maestra).
• Equivalencia: Casilla de texto numérica que permite filtrar por una cuenta contable asignada como equivalencia específica, se debe ingresar el código de la cuenta contable completo o la parte inicial de esta. Esta casilla solo se encuentra activa si en el filtro PUC se selecciona un libro que maneje la estructura de equivalencias (Fiscal y Niif).
• Req. C. Costos: Lista desplegable que permite filtrar la consulta sobre las cuentas contables que están configuradas para que requieran o no centro de costos.
• Req. Ter.: Lista desplegable que permite filtrar la consulta sobre las cuentas contables que están configuradas para que requieran tercero.
• Req. Base: Lista desplegable que permite aplicar filtro sobre las cuentas contables que están configuradas para requerir base. Cuando se aplique este filtro, el sistema adiciona una columna en la consulta que permite configurar la base mínima para la práctica de impuestos, si se aplican retenciones sobre cualquier valor puede dejarla en blanco o ingresar cero en cada casilla.
• Estado: Lista desplegable que permite filtrar la consulta por el estado de las cuentas contables (Activa e Inactiva).
• Nat<>: Lista desplegable que le permite consultar las cuentas contables configuradas como cuentas que tienen naturaleza contraria a la clase a la cual pertenecen.

Consultar Información

Una vez se han diligenciado las casillas de búsqueda se debe presionar el botón Consultar para visualizar la información en la pantalla.

Casillas de Configuración

El plan de cuentas es una estructura jerárquica, que permite crear un árbol de dependencia, la cual podrá utilizarse para visualizar la información a diferentes niveles de detalle. La codificación del catálogo de cuentas está estructurada sobre la base de los siguientes niveles:

Las clases que identifica el primer dígito son:

Para registrar una nueva cuenta contable debe ubicar la última fila en el maestro de cuentas contables, la cual se encuentra con todas las casillas en blanco y está destinada para registrar las nuevas cuentas.

• Código: Casilla de texto numérico en la cual se debe digitar el código de cuenta contable a registrar sin ningún tipo de carácter o separación. La longitud máxima para el código de una cuenta contables es de 15 dígitos. Para la creación de un grupo de cuentas tenga en cuenta los niveles de dependencia de éstas, es necesario crear primero la cuenta maestra y después la auxiliar.
• Nombre: Casilla de texto alfanumérico en la cual se debe digitar el nombre o descripción de la cuenta contable a registrar.
• Maestra: El sistema utiliza dos tipos de cuentas contables, Auxiliar y Maestro. Esta casilla cuenta con un botón deslizable que permite identificar a qué tipo de cuenta contable pertenece el nuevo registro; al deslizar a la derecha se indicará que la cuenta a crear es de tipo maestra. La correcta clasificación de las cuentas contables es útil en la consulta de informes. Las cuentas maestras se encargan únicamente de consolidar información y las auxiliares son las únicas que permiten registrar movimientos.
• Req. CC.: Botón deslizable que permite indicar si la cuenta requiere centro de costo, este será exigido al crear o contabilizar un documento contable. Al deslizar a la derecha se indicará que la cuenta requiere centro de costos.
• Req. Ter.: Botón deslizable que permite indicar si la cuenta requiere tercero, este será exigido al crear o contabilizar un documento contable. Al deslizar a la derecha se indicará que la cuenta requiere tercero.
• Nat <>: Botón deslizable que permite indicar que la cuenta a registrar sea de naturaleza contraria a la clase a la cual pertenecen. Esto ayudará para agilizar el registro de los documentos. Al deslizar a la derecha se indicará que la cuenta es de naturaleza contraria.
• Req. Base: Botón deslizable que permite indicar que la cuenta a registrar requiera valor base. Al deslizar a la derecha se indicará que la cuenta requiere base.
• %: Casilla de texto numérico que permite ingresar el porcentaje a aplicar de acuerdo con la base registrada. Se deben convertir a porcentaje todos los valores incluyendo los correspondientes a la retención de ICA.
• Ciudad: Control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable), el cual opera digitando el ID de registro o parte del nombre, en la casilla de texto y posteriormente presionando sobre la lista desplegable para visualizar la información de las ciudades que coinciden con el texto digitado. Este campo no es obligatorio para su registro y no tiene ninguna validez en su registro e incidencia en los movimientos contables.
• Base Mínima $: Casilla de texto numérica que permite configurar la base mínima para la práctica de impuestos, si se aplican retenciones sobre cualquier valor puede dejarla en blanco o ingresar cero en cada casilla. La configuración de esta columna se tiene en cuenta al momento de generar un movimiento contable si y cuando la cuenta contable este configurada para que requiera base.
• Plazo: Lista desplegable que permite indicar que la cuenta a registrar corresponde a corto y largo plazo (corriente y no corriente).
• Movs.: Casilla de consulta en formato numérico la cual permite visualizar la cantidad de movimientos que una cuenta contable tiene registrada desde su creación. Esta consulta incluye la totalidad movimientos consignados en documentos sin importar su estado (Anulado, Contabilizado, entre otros), así como aquellos generados desde otros módulos.
• Movs. BD Sincronizadas: Si tiene activa la funcionalidad de sincronización de cuentas contables entre empresas, se mostrará esta columna la cual indica la cantidad de movimientos que la cuenta contable ha tenido desde su creación en las bases de datos diferentes a la principal. Si en esta columna se visualiza movimientos no podrá editar la cuenta contable.
• Equivalencia: Control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable), el cual opera digitando el código o parte del nombre de la cuenta contable, en la casilla de texto y posteriormente presionando sobre la lista desplegable para visualizar la información de las cuentas que coinciden con el texto digitado. Este control de búsqueda permite asociar como equivalencia una cuenta contable auxiliar del PUC Principal. El sistema no permite configurar más de una vez una cuenta contable como equivalencia. Para la asignación de equivalencias, las cuentas contables de PUC Principal y PUC NIIF/FISCAL deben tener la misma configuración (Centro de costos, Tercero y Requiere Base).
• Inactiva: Botón deslizable que permite indicar el estado de la cuenta contable activo o inactivo. Si una cuenta se encuentra inactiva no permite el registro de nuevos movimientos, sin embargo estará disponible para efectos de consultas informes, esto si presenta movimientos contables. Al deslizar a la derecha se indicará que la cuenta se encuentra inactiva.
• (!): Columna que indica si la cuenta contable presenta algún error de configuración. Al colocar el cursor sobre la imagen (!) se mostrará un mensaje indicando el error.
• Elim.: Casilla de selección que debe marcar si desea eliminar una cuenta contable. El sistema solo permite eliminar cuentas contables que no tengan movimientos asociados.

Almacenamiento

Luego de diligenciar cada una de las casillas de registro debe presionar el botón Guardar, para almacenar la información.

Copiar Creación de Cuentas Contables

Botón deslizable que por defecto está marcado para copiar la información de la cuenta creada de forma automática en todos los PUC del sistema. Por ejemplo, para el PUC NIIF se copia el mismo código y configuración como una nueva cuenta; la cuenta contable de Puc Principal replicada será asociada como equivalencia de la nueva cuenta de PUC NIIF simultáneamente. Si no desea copiar la información, debe deslizar el botón hacia el lado izquierdo, para que se omita esta funcionalidad. Esta funcionalidad permite copiar cuentas auxiliares y maestras.

Auditoría

Al dar clic sobre el texto en color azul Historial de cambios, se despliega una ventana donde se puede evidenciar cada uno de los cambios que ha tenido la configuración de contables. La siguiente imagen es un ejemplo del historial de cambios.

• Fecha Inicial/Final: Casillas de texto numérico con formato DD/MM/AAAA, que permite ingresar la fecha inicial y final en el cual se efectuó la creación, modificación y/o eliminación de las cuentas contables. Por defecto el rango de fecha corresponderá a una periodicidad anual tomando como fecha final la fecha del día en que se efectúa la consulta.

• Cuenta Contable: Casilla de texto numérico que permite filtrar la consulta por el código de una cuenta contable en específico.

  • Cuenta Contable: Columna que indica el código de cuenta contable que fue modificada en su configuración.
  • Puc: Columna que indica el Puc al cual se encuentra asociada la cuenta contable que fue modificada en su configuración.
  • Acción: Columna que indica el detalle de la modificación efectuada en la configuración de las cuentas contables en consulta.
  • Valor Antes-Después: Columnas que indican la información de registro antes y después de la modificación realizada.
  • Usuario: Columna que indica el usuario que efectuó la modificación en la configuración de cuentas contables.
  • Fecha Modificación: Columna que indica la fecha y hora en que se efectuó la modificación en la configuración de cuentas contables.
  • IP: Columna que indica el código único de identificación del equipo desde el cual se efectuó la modificación en la configuración de cuentas contables.
  • Empresa: Columna que indica la empresa a la cual se encuentra asociada la cuenta contable en consulta, esto en el evento en que se cuente con el manejo de plan de cuentas contables por multiempresa.