Matriz de documentos externos, legales y apoyo

En esta opción podrá gestionar los documentos externos con criterios que rigen o influyen en los diferentes procesos del sistema de gestión.

Haga clic en el botón Nueva matriz y registre el nombre de la matriz que desea crear. Haciendo clic en el botón Crear, automáticamente se agregará a un listado la matriz creada.

Para acceder a una matriz ya creada, haga clic en el hipervínculo Ver detalles ubicado en la columna Acción, donde es posible consultar los datos consignados en la matriz a través del botón Consultar.

Para efectuar un nuevo registro, haga clic en el botón Nuevo. Al finalizar el diligenciamiento del formulario haga clic en el botón Guardar.

Recién creado el documento externo/requisito legal, y mientras se encuentra en estado de Registro, se habilitarán cuatro íconos en la columna Acción para efectuar las siguientes acciones:

• La edición del registro.
• La eliminación del registro
• La duplicación del registro. Esta acción facilita la creación de registros similares donde una vez duplicado se edita la información que requiera modificar.
• La confirmación del registro pasándolo a estado Vigente y asignando inicialmente la versión 0 (cero). Hecha esta acción, el sistema no permite realizar ninguna modificación sobre el registro creado.

Cuando el registro es pasado a estado Vigente, automáticamente las acciones anteriores desaparecen y en su lugar aparecen dos íconos:

• El primero de ellos que corresponde a + para crear una nueva versión del registro para cambiar algún dato. Cuando se pase a Vigente una nueva versión, la versión anterior pasa a estado Obsoleto. Además de esto, el número de la versión va cambiando de manera consecutiva (0,1,2,3, etc).
• El otro ícono corresponde a la acción de duplicar el registro como se mencionó anteriormente.