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      Migración de actas generales
      • 07 Feb 2023
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      Migración de actas generales

      • Updated on 07 Feb 2023
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      Article summary

      En esta opción se permite migrar y crear a partir de la información registrada en Excel las actas en contratos generales de forma masiva afectando el asegurado, consumo e invertido a nivel de SINCO ADPRO.

      Bajo esta nueva opción, el sistema valida el archivo con las recomendaciones establecidas desde SINCO para la inserción de los datos en las actas. Si durante la validación del archivo el sistema detecta que alguno de los registros presenta un error, se informará en color rojo la causa y este detalle no se podrá migrar, no obstante; si el resto de los datos relacionados no presentan inconsistencias se migrarán si el usuario lo confirma.

      Prerrequisitos para migración de actas generales

      • Únicamente subir archivos tipo excel (.xls, .xlsx).
      • En la primera fila de la hoja del archivo excel debe constar los títulos de las columnas no modificar los nombres del encabezado de la plantilla ejemplo.
      • El nombre de la hoja de excel debe ser ActasGenerales (por favor no la modifique).
      • Los campos de fecha deben ser guardados en el formato DD/MM/YYYY. Por favor respetar los formatos de celdas configurados en el archivo ejemplo.
      • Todos los campos son obligatorios.
      • El campo comentarios debe tener un máximo de 100 caracteres.
      • La cantidad, valor unitario, base IVA y el IVA no deben ir vacíos (colocar valor 0 en tal caso).
      • Si alguna de las celdas presenta error, su fondo cambiará a color rojo y se describirá el error correspondiente.
      Tener en cuenta:

      • El contrato sobre el cual se creará el acta con la información migrada desde Excel debe encontrarse previamente creado, aprobado y activo en el sistema (no aplica en contratos cerrados, en proceso de aprobación ni en contratos vencidos - con fecha final expirada).

      • Las retenciones de garantía, retención FIC y amortización de anticipos se calculan en el sistema tras realizar la migración y obedecen a lo estipulado en cada contrato.

      • La aplicación de descuentos la debe realizar el usuario una vez sea migrada y creada el acta.

      Funcionalidad para migración de actas generales

      En la operación de esta funcionalidad se debe tener en cuenta que en ADPRO la migración de actas es único para toda la empresa, siguiendo la ruta ADPRO /Contratos/Cortes de proyecto/Migración de actas generales. El sistema presenta en pantalla la opción para adelantar el proceso:

      Gif_migración_acta_gral

      Importante!
      • Al asociar diferentes fechas sobre un mismo contrato, el sistema genera esa misma cantidad de actas teniedo en cuenta el diferencial de fechas.

      Por el contrario, si se asocia una misma fecha a varios detalles sobre el mismo contrato, el sistema Agrupa por fecha y realiza una sola acta con los detalles.

      • La migración puede realizarse a varios proyectos relacionando el código en el Excel.

      Procedimiento para migración de actas generales

      1. Descargar la plantilla ejemplo dando clic el ícono icono_ejemplo_agrupaciones
        plantilla_actas_generales
      • Proyecto: corresponde al código del proyecto registrado en SINCO ADPRO.
      • Contrato: corresponde al código del contrato general sobre el cual se creará el acta.
      • Fecha: corresponde a la fecha que le será asignada al acta una vez sea creada, la fecha ingresada no puede ser menor a la fecha de las actas ya realizadas, ni menor a la fecha del contrato.
      • NIT: corresponde al (Número de Identificación Tributario) del tercero
        previamente creado y configurado en la base de datos. Este registro se debe relacionar sin dígito de verificación. Si el contrato es Caja menor se debe diligenciar el NIT del tercero al cual quedará relacionado cada consumo. Si el contrato no es de Caja menor se debe diligenciar el NIT del contratista asignado al contrato.
      • Ítem: corresponde al código del ítem sobre en el cual será imputado el consumo en el proyecto.
      • Insumo: corresponde al código del insumo sobre el cual será imputado el consumo en el ítem correspondiente.
      • Cantidad: corresponde a la cantidad a consumir en el acta.
        VrUnit: corresponde al valor unitario de cada detalle de consumo en el actaBaseIva: corresponde al valor sobre el cual será calculado el IVA para cada detalle del acta general.
      • IVA: corresponde % de IVA que le será aplicable a cada detalle. Ejemplo 19, 5, etc.
      • Comentarios: corresponde a las observaciones que serán relacionadas a cada detalle de consumo en el acta.

      1. Cargar el archivo de Excel diligenciado haciendo click en el icono
        cargar

      2. Si el archivo no presenta errores en cuanto a su estructura, el sistema procede a validar la información con la base de datos e informa si el archivo se encuentra con o sin inconsistencias:
        migracion_generales

      3. Si los datos son correctos se guardará la información desde el icono guardar_migracion, en caso contrario el sistema arrojará la siguiente notificación:
        notificacion_error_mig_grl

      Y es el usuario quien decide a través del Mensaje de confirmación si realiza la migración de las actas que cumplieron con las validaciones o si requiere corregir el registro con errores desde el archivo Excel :

      confirmacion_migraciones_actas

      1. Una vez corregida la información desde el archivo Excel (opcional para los registros que no cumplan), se debe nuevamente subir la información al sistema y se mostrará en pantalla las actas creadas:

      actas_creadas

      Icono_Auditoria_contratos1 Auditoría: la opción permite al usuario ver el historial, descargar y exportar las migraciones de actas generales realizadas en el proyecto, se muestran los archivos Excel, fecha, usuario responsable de la migración y resultados de cada registro:
      Gif_Auditoria_migracion_grl

      detalle_migracion Ver detalle: permite ingresar al detalle de la migración, los errores y los datos migrados.

      informacion_migracion Recomendaciones y proceso operacional: al dar clic en el ícono permite mostrar u ocultar las recomendaciones para la correcta migración de la información, así como las indicaciones para realizar el proceso. Desde allí se decarga la plantilla ejemplo.

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