Contents x
      Migración de actas por grupos
      • 07 Feb 2023
      • 3 Minutes to read
      • Contributors
      • Print
      • Dark
        Light
      Contents

      Migración de actas por grupos

      • Updated on 07 Feb 2023
      • 3 Minutes to read
      • Contributors
      • Print
      • Dark
        Light
      Article summary

      En esta opción se permite migrar y crear a partir de la información registrada en Excel las actas en contratos por grupos de forma masiva afectando el consumo a nivel de SINCO ADPRO.

      Bajo esta nueva opción, el sistema valida el archivo con las recomentaciones establecidas desde SINCO para la inserción de los datos en las actas. Si durante la validación del archivo el sistema detecta que alguno de los registros presenta un error, se informará en color rojo la causa y este detalle no se podrá migrar, no obstante; si el resto de los datos relacionados no presentan inconsistencias se migrarán si el usuario lo confirma.

      Prerrequisitos para migración de actas por grupos

      • Únicamente subir archivos tipo excel (.xls, .xlsx).
      • En la primera fila de la hoja del archivo excel debe constar los títulos de las columnas no modificar los nombres del encabezado de la plantilla ejemplo.
      • El nombre de la hoja de excel debe ser ContratosGrupos (por favor no la modifique).
      • Los campos de fecha deben ser guardados en el formato DD/MM/YYYY. Por favor respetar los formatos de celdas configurados en el archivo ejemplo.
      • Todos los campos son obligatorios.
      • Si alguna de las celdas presenta error, su fondo cambiará a color rojo y se describirá el error correspondiente.
      Tener en cuenta:

      • El contrato sobre el cual se creará el acta con la información migrada desde Excel debe encontrarse previamente creado, aprobado y activo en el sistema (no aplica en contratos cerrados, en proceso de aprobación ni en contratos vencidos - con fecha final expirada).

      • Las retenciones de garantía, retención FIC y amortización de anticipos se calculan en el sistema tras realizar la migración y obedecen a lo estipulado en cada contrato.

      • La aplicación de descuentos la debe realizar el usuario una vez sea migrada y creada el acta.

      Funcionalidad para migración de actas por grupos

      En la operación de esta funcionalidad se debe tener en cuenta que en ADPRO la migración de actas es único para toda la empresa, siguiendo la ruta ADPRO /Contratos/Cortes de proyecto/Migración de actas por grupos. El sistema presenta en pantalla la opción para adelantar el proceso:

      Gif_Migracion_por grupo

      Importante!

      • Si se necesita realizar (migrar) varias actas por grupos a un mismo contrato, el sistema no lo permite en una sola migración, el sentido es que por cada contrato se genera una sola acta, desde el Excel se debe ingresar el mismo contrato con la misma fecha y por consiguiente, se migran los grupos con una sola fecha.

      • La migración puede realizarse a varios proyectos relacionando el código en el Excel.

      Procedimiento para migración de actas por grupos

      1. Descargar la plantilla ejemplo dando clic el ícono icono_ejemplo_agrupaciones

      excel_migracion_grupo

      • Proyecto: corresponde al código del proyecto registrado en SINCO ADPRO.
      • Contrato: corresponde al código del contrato por grupo sobre el cual se creará el acta.
      • Fecha_acta: corresponde a la fecha que le será asignada al acta una vez sea creada, la fecha ingresada no puede ser menor a la fecha de las actas ya realizadas, ni menor a la fecha del contrato.
      • Grupo: corresponde al número del grupo del contrato sobre el cual se generará el consumo
      • Ítem: corresponde al código del ítem sobre en el cual será imputado el consumo en el proyecto.
      • Cantidad: corresponde a la cantidad a consumir de cada grupo en el acta a migrar.

      1. Cargar el archivo de Excel diligenciado haciendo click en el ícono
        cargar

      2. Si el archivo no presenta errores en cuanto a su estructura, el sistema procede a validar la información con la base de datos e informa si el archivo se encuentra con o sin inconsistencias:

      migracion_sin errores

      1. Si los datos son correctos se guardará la información desde el icono guardar_migracion, en caso contrario el sistema arrojará la siguiente notificación:
        error_migracion grupo

      Y es el usuario quien decide a través del Mensaje de confirmación si realiza la migración de las actas que cumplieron con las validaciones o si requiere corregir el registro con errores desde el archivo Excel :

      correccion_grupos

      1. Una vez corregida la información desde el archivo Excel (opcional para los registros que no cumplan), se debe nuevamente subir la información al sistema y se mostrará en pantalla las actas creadas:

      creacion_grupo

      Icono_Auditoria_contratos1 Auditoría: la opción permite al usuario ver el historial, descargar y exportar las migraciones de actas por grupo realizadas en el proyecto, se muestran los archivos Excel, fecha, usuario responsable de la migración y resultados de cada registro:
      Gif_Auditoria_grupo

      detalle_migracion Ver detalle: permite ingresar al detalle de la migración, los errores y los datos migrados.
      informacion_migracion Recomendaciones y proceso operacional: al dar clic en el ícono permite mostrar u ocultar las recomendaciones para la correcta migración de la información, así como las indicaciones para realizar el proceso. Desde allí se decarga la plantilla ejemplo.

      Was this article helpful?
      What's Next
      SINCOSOFT SINCO COMUNICACIONES S.A.S.
      Contáctanos
      © Copyright 2022