Migración de contratos por grupos
- 10 Jan 2024
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Migración de contratos por grupos
- Updated on 10 Jan 2024
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El usuario cuenta con la opción dentro del contrato por grupos de migrar nuevos grupos y detalles de forma masiva en los siguientes casos:
Contratos nuevos y contratos con ejecución:
Los contratos que se encuentren en estado Por aprobación y Abierto se presentará la respectiva desaprobación para iniciar con el flujo de aprobaciones establecidas por la empresa.La migración cuenta con dos opciones para crear los nuevos grupos:
- Migrar nuevos detalles como cantidad inicial.
- Migrar nuevos detalles como otrosí.
Bajo las dos opciones de migración el sistema comprobará al momento de cargar el archivo todas las validaciones y bloqueos establecidos desde la empresa para la inserción de datos en los contratos. Si dentro del archivo, alguno de los detalles presenta bloqueos por alguna de estas validaciones, el sistema confirmará las causas antes de migrar los datos y el detalle no se podrá migrar; pero el resto de los detalles relacionados que no presenten inconsistencias se migrarán si el usuario lo confirma.
La opción cuenta con la plantilla para la relación de los detalles y con auditoría para las migraciones realizadas a cada uno de los contratos.
Prerrequisitos para realizar la migración de contratos por grupos
- Seleccionar el proyecto e ingresar al contrato sobre el cual se realziará la migración.
- La funcionalidad de Migración de contratos por grupos únicamente estará activa sobre los contratos en estado Por preaprobación, Por aprobación y Abiertos.
- Al seleccionar cualquiera de las dos opciones de migración, tener en cuenta:
- No subir archivos diferentes al tipo excel.
- En la primera fila de la hoja del archivo Excel, consta de los títulos de las columnas (no modificar los valores por defecto).
- El nombre de la hoja de Excel debe ser ContratosGrupos (no se debe modificar).
- Respetar los formatos de celdas configurados en el archivo ejemplo.
- Todos los campos son obligatorios.
- Los campos de cantidad y valor no deben ir vacios (colocar valor 0 en este caso).
Funcionalidad para realizar la migración de contratos por grupos
Tras seleccionar el proyecto requerido y siguiendo la ruta ADPRO/Contratos/Contratos/Contratos por grupos, el sistema presenta en pantalla los contratos creados y a partir de su estado al ingresar al mismo, sobre la parte superior se encuentra la opción para adelantar el proceso:
Nota:
Es importante aclarar que la migración no aplica para contratos en estado cerrado .
Posteriormente se debe seleccionar cual de los dos tipos de migraciones se aplicará para la validación y adición de datos al contrato:
Migrar nuevos detalles como cantidad inicial: permite que los nuevos grupos y detalles asociados a la plantilla se inserten como cantidad inicial en el contrato.
Migrar nuevos detalles como otrosí: permite que los nuevos grupos y detalles asociados a la plantilla se inserten como un otrosí, es decir; con Cantidad Inicial en (0).
Adicionalmente, la cantidad migrada queda como Cantidad adicional y el consecutivo del otrosí se crea de acuerdo al último generado en el contrato.
Procedimiento para realizar la migración de contratos por grupos
Migrar nuevos detalles como cantidad inicial:
Para el ejemplo se tomará un contrato nuevo (sin detalles creados):
Tener en cuenta:
- La columna de Ítem en el archivo Excel debe estar en formato tipo Texto .
- Ninguna de las casilla del Excel deben quedar vacías.
- Si el archivo presenta alguna inconsistencia al intentar migrar, el sistema resalta en rojo los datos incorrectos y en la columna de Errores muestra la descripción del mismo.
- En tal caso que la plantilla contenga resultados de datos combinados (detalles con errores y detalles sin errores), el usuario decide si desea guadar, en este caso el sistema solicitará confirmación si se desea realizar la migración de los grupos que no presentan inconsistencia en la validación
Teniendo en cuenta que para la migracion se seleccionó “Migrar nuevos detalles como cantidad inicial” se confirma que en el contrato los nuevos grupos migrados se encuentran agregados como Cantidad Inicial:
Migrar nuevos detalles como otrosí:
Se maneja el mismo proceso de migración en la plantilla. La diferencia de esta migración radica en la forma como quedan insertados los grupos en el contrato, quiere decir: con Cantidad inicial en 0.
Se confirma si el contrato tiene hasta el momento un otrosí generado por fecha o por valor. En este caso el contrato tiene un otrosí por cantidad (se subió a 3, de acuerdo al contrato ejemplo realizado anteriormente).
Como se muestra en el anterior video, se confirma la migración de grupos (2, 3 y 4) como otrosí No.2 en el contrato con Cantidad inicial en 0 y el valor total del otrosí.
Consulta y exportación de Auditoría
La auditoría de las migraciones realizadas se consulta desde el ícono de 
al seleccionar cualquiera de las dos opciones de migración, el sistema presenta en pantalla el ícono de auditoría 
Finalmente, si se desea descargar el informe de auditoría en formato Excel, a través del ícono 
es posible obtenerlo.
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