Migración actas de avance estándar
  • 03 Apr 2024
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Migración actas de avance estándar

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Article summary

Por medio de esta opción es posible realizar actas de ejecución estándar de forma masiva utilizando Excel.

Prerrequisitos para migración de actas de avance estándar

  • Únicamente se pueden migrar archivos tipo Excel (.xls, .xlsx).
  • En la primera fila de la hoja Excel deben constar los títulos de las columnas (no modificar los valores por defecto).
  • No modificar los formatos de celdas configurados en el archivo ejemplo.
  • En la celda de 'Proyecto' ingresar el código del proyecto.
  • Los campos de fecha deben ser guardados como formato de celda tipo Texto DD/MM/YYYY (no utilizar el formato de celda tipo fecha).
  • Los decimales se deben asumir con punto (.), no con coma (,)
  • Para la celda de 'Operación' en edición, se debe colocar: “M” para modificar, “I” para insertar y “E” para eliminar.
  • La eliminación “E” se realizará sobre todo el detalle, colocar “0” en cantidad para su migración.
  • No se permitirá ingresar más de un registro con el mismo proyecto, fecha y número de ítem.

Funcionalidad para migración de actas de avance estándar

Para ejecutar esta funcionalidad y generar la consulta deseada, es necesario ingresar por la ruta ADPRO/Ejecución/Actas de avance/Migración actas de avance estándar. En este punto el sistema presenta la siguiente pantalla para iniciar el proceso:

migacion_actas_avance

La opción permitirá migración de acta por creación o edición de las ya creadas; por lo anterior es importante que el usuario se ubique según corresponda en el tipo de migración.

Procedimiento para migración de actas de avance estándar

Gif_Actaavacneestandar

  1. Descargar la plantilla ejemplo dando clic el icono Excel_ejemplo
  2. Cargar el archivo de Excel diligenciado haciendo clic en el icono cargar_archivo

Si el archivo no presenta errores en cuanto a su estructura y no hay duplicidad de información se guardará la información y el sistema mostrará la siguiente pantalla:
sin_errores

Y se debe dar clic en el botón Guardar_migracion2 para dejar en firme la migración.

En caso contrario, que el archivo presente algún tipo de error el sistema arrojará la notificación resaltada en color rojo para ajustarla e iniciar nuevamente el proceso de migración:
Con_errores

Para el caso de Edición de actas de avance se debe tener en cuenta:

  1. Deben existir actas de avance creadas en el sistema en estado generado.
  2. En el archivo Excel en la celda de Operación se debe colocar: M para modificar, I para insertar y E para eliminar.
  3. Si relacionan la E el sistema eliminará los detalles (ítems) del acta de avance sin importar las cantidades registradas en el Excel.
  4. Si relacionan la I el sistema va a insertar el ítem que registran en el archivo Excel, si éste ítem ya existe en el acta, el sistema arrojará error Combinación de acta e ítem invalida para insertar.
Tener en cuenta

El campo de observaciones aplica únicamente por acta, quiere decir; si se está migrando un acta con varios ítems y misma fecha, el sistema va a tomar la primera observación registrada en el Excel.

Por el contrario, si se va a migrar varias actas a diferentes proyectos y fechas, el sistema va a guardar las diferentes observaciones registradas en el Excel.

Finalmente, con el icono Icono_Auditoria_contratos2 se desplegará un recuadro en el cual se podrán consultar detalles de los archivos migrados en el proyecto, utilizando los filtros de fechas y agrupación por usuario.

Gif_Auditoria_migracionestandar


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