Migración salidas de almacén
- 12 Feb 2025
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Migración salidas de almacén
- Updated on 12 Feb 2025
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Con esta opción de ADPRO se permite la creación de salidas de almacén mediante la migración de información desde una plantilla de Excel, afectando así, tanto el inventario del insumo como la cantidad consumida en los ítems del presupuesto.
Es un proceso que se realiza por proyecto, es un complemento o alternativa para adelantar la generación de salidas de almacén, no reemplaza la función estándar de salidas de almacén.
Prerrequisitos para migrar salidas de almacén desde Excel
Seleccionar el proyecto sobre el cual se realizará la migración de salidas.
Descargar la plantilla ejemplo para contar con la información actualizada del proyecto.
No subir archivos diferentes al tipo EXCEL (.XLS, .XLSX).
Mantener en la primer fila de la hoja del archivo EXCEL los títulos de las columnas (no modificar los valores por defecto).
No se deben eliminar columnas de la plantilla de migración.
Los campos de fecha deben ser guardados como formato de celda tipo texto (no utilizar el formato de celda tipo fecha).
Por favor respetar los formatos de celdas configurados en el archivo ejemplo.
Agrupación de información
Es importante tener en cuenta que para crear una o mas salidas, el sistema agrupa la información de los insumos a descargar del almacén, por fecha, tercero, y si la salida tiene o no la marcación de descuento.
Funcionalidad para migrar salidas de almacén desde Excel
El proceso de migración de salidas comienza con la descarga de la plantilla que contiene la información de todos los ítems del presupuesto y de las bodegas del proyecto.
El usuario debe diligenciar completamente la plantilla a migrar para cada registro que se descargará del inventario. Una vez completada la migración, se afecta directamente el rubro consumido y se disminuye el inventario.
Campos a diligenciar en la plantilla de migración:
- Fecha: se debe digitar la fecha con la cual será creada la salida de almacén.
- NIT: se debe digitar el NIT del tercero al cual quedará relacionada la salida, el NIT se debe digitar sin digito de verificación.
- Vale: ingresar el código interno del vale relacionado a la salida.
- Descuento: seleccionar SI o NO dependiendo si la salida será marcada como descuento aplicable en posteriores actas de corte del tercero.
- Bodega: seleccionar la bodega desde la cual se realizará la salida del insumo.
- Ítem: seleccionar el ítem del presupuesto sobre el cual se imputará el consumo.
- Insumo: se debe digitar el código que identifica al insumo en el sistema.
- Cantidad: se debe digitar la cantidad del insumo que se descargará del inventario.
- Comentarios: campo disponible para diligenciar información propia que soporte el documento que se está creando.
Auditoría
Finalmente desde el icono de auditoría el sistema permite consultar el historial completo de migración de salidas realizadas en el sistema en el proyecto se sesión sobre el cual se este trabajando.
Validaciones de la migración:
Contar con un inventario suficiente del producto en la sucursal y bodega seleccionada para efectuar la salida.
Tener asignación de la bodega al usuario que realiza la migración (siempre y cuando la empresa tenga activo el manejo de inventario por bodegas y el control de bodegas por usuario).
La migración de salidas también tiene en cuenta, el control del CP Compras, solo aplica en empresas que hubiesen solicitado en sus procesos de implementación dicho control que solo es activable por SINCOSOFT, cabe recordar el CP Compras es un control adicional en las salidas de almacén que impide realizar una salida de cantidades superiores a las compradas del insumo en el ítem.
Control desde el estado del ítem
Al igual que en el proceso de Salidas de almacén, en la migración, el estado de ítems es determinante para permitir o no la creación de salidas dado que desde allí se condicionan las siguientes validaciones:
- Estado del ítem y si aplica o no en almacén.
- Validación por cantidades proyectadas del insumo en la actividad de acuerdo con los parámetros del estado de ítems.
- Validación por valor proyectado del ítem de acuerdo con estado de ítems.
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