Contents x
      Minutas de otrosí
      • 19 Feb 2024
      • 4 Minutes to read
      • Contributors
      • Print
      • Dark
        Light
      Contents

      Minutas de otrosí

      • Updated on 19 Feb 2024
      • 4 Minutes to read
      • Contributors
      • Print
      • Dark
        Light
      Article summary

      Esta opción ofrece al usuario personalizar la impresión de “otrosí” vinculando minutas (plantillas de Word) por cada tipo de contrato, aplica para los contratos por grupo y todo costo, permitiendo desde la impresión de otrosí generar de forma automática la minuta en cada contrato como un archivo editable en Word.

      Al igual que las plantillas de contrato, para el manejo de la función se debe realizar la configuración del instalador de SINCO Word, licencia y manejo de variables, dichos instaladores también se encuentran desde esta opción de Plantillas de contratos.

      Prerrequisitos Minutas de otrosí

      • Contar con el Boletín ADPRO 111 Versión multiexplorador actualizada de minutas parametrizables contrato civil.
      • Tener configurados los tipos de contratos.
      • Configuración del instalador de SINCO Word.
      • Descargar licencia.
      Nota:

      Es importante resaltar que los instaladores de contratos y de otrosí son los mismos, por lo cual; si ya se tiene toda la configuración de Sinco Word desde contratos, estos aplican igualmente para otrosí.

      Funcionalidad Minutas de otrosí

      El maestro de plantillas de contratos es único para toda la empresa, siguiendo la ruta ADPRO/Mantenimiento/Contratos/Plantillas de contratos seleccionando la pestaña de Otrosí. El sistema presenta en pantalla los registros creados y activa el proceso de edición y creación.

      Allí también se encuentran los instaladores para SINCO Word y la licencia.

      Gif_otrosi_plantillas

      Procedimiento de creación y consulta de Minutas de otrosí

      En esta opción se encuentran los iconos que constituyen vínculos a procesos independientes y que complementan la labor de plantillas de otrosí, a continuación se precisa el alcance funcional de cada icono:

      SInco_instalador Instalador SINCO WORD: al dar clic sobre este icono se descarga un ejecutable con el nombre de Instalador_SincoWord_Version_2_0 al equipo, posteriormte debe ejecutarse e instalarse.
      Licencia_plantilla Licencia: al dar clic sobre este icono descarga la licencia de uso que aplica parar la empresa.
      plantilla_word Plantilla: al dar clic sobre este icono se descarga un archivo en Word, el cual ejemplifica la información que debe ser incluida en la plantilla.

      Luego de ingresar y guardar todas las variables por completo en la minuta, el archivo Word se debe almacenar en un sitio que posteriormente pueda ser ubicado, ya que desde la ruta ADPRO/Mantenimiento/Contratos/Plantillas de contratos se debe incorporar al aplicativo.

      Una vez configurado el SINCO Word y como se mostró en el anterior video, a continuación se describe el procedimiento de creación de plantillas de otrosí desde la pantalla principal:

      Desde el ícono de agregar nueva plantilla icono_mas se abre una pantalla, la cual permite la configuración donde se debe anexar el archivo (plantilla) con sus respectivas variables.

      • Descripción: por medio de esta casilla se ingresa la descripción de acuerdo al nombre de la plantilla.
      • Vincular: permite adjuntar el archivo tipo .docx.
      • Naturaleza: campo de selección según la naturaleza del contrato (contratista) ambos, natural y jurídica.
      • Tipo: campo de selección de tipos de contratos.
      • Plantilla predeterminada: al seleccionar esta opción, permite que la impresión del otrosí tome dicho formato en aquellos tipos contratos que no tienen una plantilla asociada.
        Al marcar la casilla de plantilla predeterminada, la plantilla queda con este icono Icono_predeterminada y únicamente puede ser seleccionada en una plantilla (si la misma ya se encuentra marcada en una y es seleccionada en otra, el sistema automáticamente la deshabilita de la anterior).
      En la impresión del otrosí desde el contrato:

      Si el tipo de contrato no tiene minuta de otrosí configurada, el sistema imprimirá la predeterminada, si el tipo de contrato tiene una minuta de otrosí parametrizada esa será la minuta sugerida, sin embargo: el sistema le brindará al usuario la posibilidad de seleccionar la impresión del otrosí bajo cualquiera de las minutas disponibles (minutas de otrosí)

      selector_minuta_otrosi

      En este caso seleccionamos la minuta parametrizada para el tipo de contrato y se da click en Imprimir

      Tener en cuenta:
      • Al definir una plantilla como predeterminada, todo tipo de contrato que no tenga asociada una plantilla presentará la impresión del otrosí bajo el formato definido como predeterminado. Icono_predeterminada
      • Los archivos de minuta que se elaboren bajo este esquema se deben guardar como archivos .docx (Word).
      • Las variables únicamente pueden seleccionarse desde el árbol de variables o en su defecto adelantar el proceso creación por medio de SincoSoft.
      • Las variables no pueden ser editadas o ingresar una dentro de otra ya que puede perderse el vínculo. Lo cual genera inconvenientes al momento de su vinculación.
      • Si al momento de adjuntar la plantilla arroja alerta de plantilla inválida, Variables no encontradas; se recomienda revisar la misma y validar que no haya error en el formato.

      Campos de consulta

      El maestro de plantillas de contratos presenta un campo único de consulta desde el cual se pueden efectuar consultas por descripción:

      Buscar_palntillas

      Adicionalmente esta opción cuenta con dos estilos de visualización de plantillas las cuales son, por tarjetas y por lista.

      icono_auditoria_plantillas Auditoría: permite ver el usuario de modificación, fecha y hora de la última edición en la plantilla.
      icono_eliminar_plantilla Eliminar: cuando sea necesario suprimir alguno de los registros existentes en la base de datos debe tener en cuenta que este no se encuentre relacionado en ningún contrato, tras la anterior salvedad se debe oprimir el icono Eliminar que se encuentra ubicado enfrente del registro.
      Este icono únicamente aparecerá en color en rojo cuando la eliminación sea permitida.**
      icono_editar Editar plantilla: al dar clic en este icono se habilita una nueva ventana que permite la edición y vinculación de los diferentes campos que se encuentran en la ficha de la plantillas.
      Campos como: descripción, selección de archivo, naturaleza, tipo de contrato, plantilla predeterminada (formato predeterminado para todos los tipos de contrato que no se encuentre configurados).
      icono_refrescar_mtto este icono tiene gran importancia, ya que permite la actualización masiva de permisos hacia todos los usuarios de la empresa a la pestaña ADPRO, la cual se encuentra ubicada en el Sinco Word.

      Was this article helpful?
      What's Next
      SINCOSOFT SINCO COMUNICACIONES S.A.S.
      Contáctanos
      © Copyright 2022