Modificar arrendamientos

Esta opción permitirá tener acceso a la modificación y registro de información del contrato de arrendamiento, podrá acceder de una manera fácil a la información de propietarios, arrendatarios, reajustes y prorrogas del contrato, entre.

Al ingresar a la ruta del menú ABR > Gestión del contrato > Gestión del arrendamiento > Buscar arrendamiento, encontrará dos opciones de búsqueda, la primera mediante filtro y la segunda mediante el botón Búsqueda avanzada.

En el filtro podrá ejecutar la búsqueda por Número de contrato, Número de identificación del cliente y Nombre del cliente. En el caso de la búsqueda avanzada podrá ejecutar la consulta por Inmueble, Arrendatario, Propietario y Proyecto.

Cada una de estas propiedades cuenta con una ayuda en forma de signo de interrogación, y al pasar el cursor sobre cada una, se indicará la información por la que se puede realizar la búsqueda.

El resultado de la búsqueda mostrará la página dividida en tres secciones. La sección izquierda estará conformada por diferentes fichas que conducirán a sus respectivas páginas, en las cuales se realizar el registro o consulta de la información correspondiente.

La sección central mostrará la información según la ficha seleccionada, además podrá realizar las modificaciones correspondientes.

La sección de la derecha corresponderá a un resumen de la información relevante en la administración del contrato.

Adicional este panel contará con varios enlaces a través de los cuales podrá consultar información de: Inmueble, Solicitud de arrendamiento, Saldos del contrato, entre otros.

Adicionalmente, desde esta opción y a través del botón Crear seguimiento podrá registrar un seguimiento o compromiso. Haciendo clic sobre este botón se abrirá un modal que le permitirá seleccionar los diferentes procesos que se encuentran disponibles.

Al seleccionar cualquiera de los procesos se abrirá un modal en el cual vendrá precargada la siguiente información:

• Proceso: Se mostrará el proceso seleccionado en el paso anterior.
• Usuario asignado: Se mostrará el usuario de sesión, sin embargo, se podrá modificar y seleccionar alguno de los usuarios dentro de la lista desplegable. El usuario seleccionado aquí será la persona que quedará con el seguimiento o compromiso.
• Fecha: Siempre mostrará la fecha actual.

El resto de los campos podrán ser diligenciados con la información pertinente, en la sección de Compromisos, registre el seguimiento a realizar, indicando la hora y fecha del compromiso.

El día del compromiso le llegará una notificación al usuario asignado, en el cual se informará sobre los compromisos que se vencerán este día.

Condiciones arrendamiento

Esta ficha está dividida en varias secciones, que contienen información que ha sido registrada previamente en la opción Registro de arrendamientos.

Consignación
Desde allí podrá consultar y modificar la información de algunos campos como son:

• Responsable administración: Haciendo uso de la lista desplegable podrá seleccionar alguna de las propiedades.
  • No tiene administración: Significará que el inmueble no hace parte de una propiedad horizontal.
  • Empresa: Hará referencia a que la compañía será la encargada de pagar el valor de la cuota de administración.
  • Propietario: Hará referencia a que el propietario pagará la cuota de administración directamente ante la copropiedad.
  • Arrendatario: Indicará que el arrendatario será el encargado de pagar la cuota de administración directamente ante la copropiedad.
• Campo canon incluye administración: Se utilizará cuando dentro de la facturación para el arrendatario no se especifica el valor de la cuota de administración. Adicional solo se activará cuando el responsable administración sea la empresa.
• Meses de garantía: Permitirá realizar la modificación haciendo uso de la lista de selección.
• Modelo de negocio: Para realizar el cambio deberá hacer clic dentro de la casilla y se selecciona el nuevo modelo.
• Valor póliza: Campo personalizable, no disponible para esta versión.
• Orden de compra: Es un campo abierto con capacidad de 30 caracteres, el cual se pintará en el impreso del volante de recaudo.
• Vigencia del contrato: Indicará el plazo inicial de arrendamiento.
• Centro de costo: Mostrará todos los centros de costos auxiliares.
• Referencia de inmueble: Campo abierto con capacidad de 20 caracteres, no se verá reflejado en ningún documento o proceso.

Fechas y cuota de administración PH
En esta sección se visualizarán las fechas relevantes del contrato de arrendamiento y el valor de la cuota de administración PH en caso de tenerla. Es de aclarar que la sección Cuota de administración es solo de consulta, cualquier modificación se deberá realizar por medio de la ficha Reajustes cuotas Admon. A cotinuación se listarán las consideraciones a tener en cuenta para algunos de los campos de esta sección.

• Último canon: Permitirá realizar el bloqueo de la factura de canon y comisión, al registrar una fecha bloqueará la generación de la factura con anterioridad a la fecha registrada.
• Última cuota admón: Se modificará automáticamente a medida que se van generando las cuentas por pagar a la administración, esto en caso de que la empresa sea la responsable del pago de la cuota de administración. Adicional, cuenta con auditoría de cambios manuales que se realicen desde este campo.

Aseguradora y tarifas
Podrá realizar la modificación del Número de radicado de la aseguradora, en el campo respectivo.

Podrá realizar cambio a las diferentes tarifas que se han acordado dentro de la negociación, haciendo clic sobre el botón Modificar tarifas se abrirá un modal que contiene todas las tarifas configuradas para la sucursal, al terminar la modificación deberá hacer clic sobre el botón Guardar para que el sistema actualice los cambios.

Subsidio de canon del gobierno y observaciones
El campo Subsidio de canon del gobierno aplicará para el registro del valor de subsidio otorgado por el gobierno sobre el valor del canon del inmueble.

En el campo Observaciones podrá registrar información que considere importante para la administración del contrato, pero no se verá reflejada en ningún documento o proceso.

Factura canon sin IVA y asesores
El campo Factura canon sin IVA, no tendrá en cuenta la condición tributaria de régimen de IVA de los propietarios afectados tributarios para la facturación del canon, es decir, que al activar esta casilla el canon se facturará sin IVA.

La sección Asesores mostrará el usuario que registro el contrato de arrendamiento.

Propietarios

Desde esta ficha podrá consultar la información de cada propietario y modificar algunos campos de información, el formulario se encuentra dividido en las siguientes secciones:

Información del propietario
Se mostrarán datos de identificación del propietario, y los roles que desempeña en el contrato, entre otros.

Cuando el propietario es persona natural se mostrará el tipo y número de identificación, nombres y apellidos, y algunos campos opcionales que tienen el siguiente manejo:

• En el registro de los propietarios siempre deberá existir un propietario principal, esta información se heredará de la opción Registro de arrendamientos.
• El campo Cliente especial, es una marca particular para el propietario y se mostrará también en el panel derecho de la opción Modificar arrendamientos.
• Los campos Predial y Socio, son personalizados, no disponibles para esta versión.

Cuando el propietario es persona jurídica el tipo de documento NIT se mostrará por defecto, y el campo respectivo para mostrar la razón social.

Cada rol tendrá las siguientes consideraciones:

• Propietario: Rol que da la nuda propiedad sobre el inmueble.
• Afectación tributaria: Rol sobre el cual se realizará la afectación contable de la facturación de canon de arrendamiento. Al marcar el rol afectación tributaria se activará el botón División ingresos afec trib, en el cual podrá realizar la distribución de los ingresos en valor, porcentaje o ambos, cuando existe más de un beneficiario de pago. Cuando se definen ambas propiedades, la propiedad valor tiene prioridad de pago sobre el porcentaje.
  • Beneficiario de pago: Hará referencia a la persona a la que se le realizará el pago del canon de arrendamiento.
  • Apoderado o encargado: Hará referencia a la persona delegada ante la compañía para representar al propietario.
  • Elaboración de contrato y Secuestre/embargado: Son personalizados, no disponibles para esta versión.

Información fiscal
Se mostrará la Ciudad, Dirección y Números telefónicos de contacto que se han registrado a través de la opción de Registro de arrendamientos.

Información de facturación y correspondencia
Serán campos que le permitirán registrar más información para cada uno de los propietarios.

Información tributaria
Se mostrarán las responsabilidades tributarias para cada propietario seleccionado.

Medio de pago
Esta sección se habilitará para los roles Beneficiario de pago, donde podrá crear o seleccionar una forma de pago para realizar los desembolsos del canon de arrendamiento a cada uno de los beneficiarios de giro.

Desde la ficha de propietarios podrá crear o eliminar clientes con los roles de beneficiario de pago, apoderado o encargado. Los roles propietario y afectación tributaria deben ser registrados mediante cesión de propietarios.

Arrendatarios

Desde esta ficha podrá consultar la información de cada arrendatario o coarrendatario y modificar algunos campos de información, el formulario se encuentra dividido en las siguientes secciones:

Información general
Se mostrarán datos de identificación del arrendatario o coarrendatario, correo electrónico, entre otros.

Cuando el arrendatario o coarrendatario es persona natural se mostrará el tipo y número de identificación, nombres y apellidos, y algunos campos opcionales.

Cuando el arrendatario o coarrendatario es persona jurídica el tipo de documento NIT se mostrará por defecto, y el campo respectivo para mostrar la razón social y algunos campos opcionales.

Adicional se mostrará una sección de representante legal con la información respectiva.

Información fiscal
Se mostrará la Ciudad, Dirección y Números telefónicos de contacto que se han registrado a través de la opción de Registro de arrendamientos.

Información de facturación y correspondencia
Serán campos que le permitirán registrar más información para cada uno de los clientes. Para ambos roles estos campos se autocompletan con la misma información fiscal del arrendatario al momento de crear el contrato, sin embargo, podrán ser modificados.

Información tributaria
Se mostrarán las responsabilidades tributarias de cada cliente seleccionado.

Condiciones de pago
En esta sección podrá crear o seleccionar una forma de pago para realizar desembolsos de valores a favor del arrendatario.

Cuando el arrendatario o coarrendatario es un tipo de persona natural se mostraran algunas secciones opcionales como: información laboral, adicional e información del cónyuge.

Préstamos

Mediante esta opción podrá registrar, consultar y reversar préstamos a los propietarios registrados con el rol de Afectados tributarios.

• Tipo: Menú despegable para seleccionar el tipo del préstamo.
• Arrendamiento: Por defecto vienen precargados el código del arrendamiento y la dirección del inmueble.
• Propietario: Filtro que permite realizar la selección de los propietarios, o casilla que le permitirá seleccionar todos los propietarios con el rol de afectados tributarios. Cuando existe más de un propietario con el rol de afectado tributario, el valor será dividido de manera automática según el porcentaje de copropiedad. Sin embargo, se podrá realizar una distribución diferente haciendo clic en el botón Más, se abrirá un modal donde podrá realizar las modificaciones que considere necesarias.
• Descripción préstamo: Observaciones o concepto del préstamo.
• Monto: Valor del préstamo.
• Cuotas: Cantidad de meses de amortización del préstamo.
• Tasa interés: Porcentaje de interés que se cobrará por el préstamo, este valor se heredará de la configuración de tasa de financiación de préstamos, sin embargo, podrá modificarlo antes de registrar el préstamo.

Plan de pagos préstamo

El formulario contiene la información de registro y un código (ID) que sirve de enlace para consultar el plan de pagos, al abrir este modal podrá visualizar el número de cuotas, el estado del préstamo, los abonos, saldos, tasa de interés, entre otros, así mismo, podrá a través de los enlaces del número de documento visualizar cada documento contable.

Reversión de un préstamo

Se podrán reversar los préstamos registrados en el periodo actual o en el anterior, independientemente de si se ha realizado o no la amortización respectiva.

En los casos que se haya realizado documento de amortización, el proceso reversará todos los documentos generados (documento de préstamo, amortización y factura de intereses).

En los casos que la amortización se haya realizado a través de comprobante de ingreso, se podrá realizar la reversión del préstamo siempre y cuando primero se haya reversado el comprobante de ingreso. Cuando esto ocurre la casilla de reversión se mostrará bloqueada y al pasar el cursor encima se mostrará un mensaje.

Para realizar la reversión se deberá seleccionar la casilla correspondiente, y al hacer clic en el botón Reversar, se abrirá un modal donde se deberá seleccionar la causa de reversión y registrar una observación.

Al revertir el préstamo se generarán los documentos contables necesarios para la reversión de los préstamos y de las facturas de intereses si estas habían sido generadas, así mismo, estos documentos se podrán consultar en el plan de pagos de préstamos o en el extracto de arrendamiento.

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Beneficiarios de giro

Mediante esta ficha podrá bloquear los giros, modificar el día de pago programado o generar una cuenta por pagar para los beneficiarios de pago, así mismo, podrá consultar todos los propietarios afectados tributarios y sus porcentaje de copropiedad, beneficiarios de pago y porcentajes respectivos, también la forma de pago que tiene cada uno de ellos.

Bloquear pago

Podrá bloquear el giro para todos los beneficiarios de pago del contrato en particular, retirando la marca Habilitar giros y registrar una observación en el campo respectivo. Esta modificación guardará una auditoria que se mostrará a través del enlace Última modificación.

Modificar el día de pago programado

Mediante el botón Día pago programado podrá seleccionar del menú desplegable el día que requiera.

Esta misma ficha contará con una sección de consulta de los propietarios afectados tributarios y beneficiarios de giro, sus respectivos porcentajes y la forma de pago de cada uno.

Generación de cuenta por pagar a beneficiarios de pago

Mediante el botón Programar pago podrá realizar la cuenta por pagar a los beneficiarios de pago, si el contrato tiene cuentas por cobrar del periodo sin cruzar, realizará su descuento y respectiva amortización y realizará la cuenta por pagar por el saldo, si la cuenta no tiene saldo disponible, no generará ningún documento.

Descuentos

Desde esta opción podrá registrar descuentos de canon por valor fijo, para uno o varios periodos.

Adicional, podrá consultar todos los descuentos registrados, así como también el estado en el que se encuentra el descuento y el usuario que lo registró.

Prórrogas y reajustes

Desde esta opción podrá consultar y registrar prórrogas a los contratos de arrendamiento o reajustes de canon. Cada contrato cuando se registra nace con la primera prorroga o primer reajuste creado de forma automática.

A través del filtro Tipo de operación podrá seleccionar alguna de las dos opciones:

Prórrogas

A través de esta opción podrá registrar prórrogas, y también hacer la consulta de todas las prórrogas registradas durante la vigencia del contrato.

Al seleccionar el tipo de operación se mostrará la información en dos secciones. En la primera podrá realizar el registro de la prórroga de forma manual, digitando la información respectiva:

• Cantidad meses a prorrogar: Según la cantidad de meses registrados se mostrará la nueva fecha de vencimiento del contrato, la cual se calculará en base a la fecha de vencimiento más la cantidad de meses registrados en este campo.
• Aplicar en prórrogas siguientes: Se utiliza si quiere que los meses de prórroga que se están registrando apliquen para las prórrogas futuras.

En la segunda sección se mostrará el historial de las prórrogas que han sido registradas.

Solo podrá tener una prórroga en estado Pendiente, por lo que, si se tiene una registrada en este estado, al crear una segunda prórroga, la registrada quedará como Cancelada, y la nueva registrada quedará en estado Pendiente.

Reajustes

A través de esta opción podrá registrar reajustes, y también hacer la consulta de todos los reajustes registrados durante la vigencia del contrato.

Al seleccionar el tipo de operación se mostrará la información en dos secciones. En la primera podrá realizar el registro del reajuste de forma manual, digitando la información respectiva:

• Ajuste retroactivo: Al seleccionar esta marca se habilitarán otros campos para registrar el número de meses de retroactividad y el valor del retroactivo por mes, y el sistema calculará el valor total retroactivo.
• Fecha nuevo reajuste: Digite o seleccione la fecha a partir de la cual aplicará el reajuste.
• Variable: Podrá seleccionar la variable que aplicará para el reajuste.
• Valor fijo de reajuste: Podrá registrar el valor del reajuste acordado en la negociación.
• Porcentaje de reajuste: Podrá registrar el porcentaje de reajuste acordado en la negociación.
• Aplica a futuro: Se utilizará en caso de que requiera que las variables registradas para el reajuste que está creando apliquen para los reajustes futuros.
• Porcentaje sobre canon variable: Es un campo personalizado, no disponible en esta versión.

En la segunda sección se mostrará el historial de los reajustes que han sido registrados, así mismo, podrá cancelar o reversar reajustes.

Para cancelar el reajuste deberá estar en estado Pendiente, se deberá registrar primero el nuevo reajuste, dado que se validará que siempre se tenga un reajuste en estado Pendiente.

Para reversar el reajuste, se podrá realizar cuando el reajuste haya sido aprobado o reajustado, y podrá reversar siempre el último reajuste aprobado, con esta acción al valor del canon volverá a quedar en el valor anterior o canon base.

Reajustes cuotas admon

Mediante esta página podrá ver información cuando el responsable del pago de la cuota de administración es la empresa, adicional estará dividida en varias secciones las cuales contarán con varias funciones:

Inicialmente, la página muestra información básica del proyecto, última cuota de administración pagada y el valor actual de la cuota de administración con descuento.

En la siguiente sección Reajustes cuota administración, a través del botón Nuevo reajuste, se podrá registrar la nueva cuota de administración con y sin descuento, también podrá registrar si este contará con retroactivo, la cantidad de meses y el valor del retroactivo por periodo o mes. Para registrar un cobro retroactivo deberá registrar un reajuste de cuota de administración.

En la tercera sección Cuotas extraordinarias, podrá registrar cuotas extraordinarias a cargo del propietario o arrendatario. Si la cuota extraordinaria aplica para varios meses, se debe realizar el registro una por una para cada uno de los meses.

Cuando la cuota tenga como responsable el propietario, se pueden presentar dos alternativas para que se ejecute o se pague:

1. Una vez registrada se podrá pagar en cualquier momento y antes de que se realice de forma automática en el mes respectivo, haciendo uso del botón Pagar, lo cual generará una cuenta por pagar al proyecto y una cuenta por cobrar al propietario.
2. O simplemente se registra, y en el cierre del mes respectivo se ejecutará dentro del proceso automático, lo cual generará una cuenta por pagar al proyecto y una cuenta por cobrar al propietario.

Cuando la cuota tenga como responsable el arrendatario, solo se podrá registrar, y se ejecutará en el proceso de facturación anticipada, lo cual se generará dentro de la factura de canon, como un ítem adicional.

Registro servicios públicos

Desde esta opción podrá registrar las cuentas o facturas de servicios públicos domiciliarios, ya sea para realizar el pago ante las empresas de servicios públicos, para realizar factura al arrendatario o para generar el descuento al propietario, de igual forma podrá consultar todos los registras que se hayan realizado independientemente del servicio público.

La opción se encuentra divida en tres secciones:

En la primera sección, a través de los filtros desplegables deberá seleccionar la empresa y el tipo de servicio que presta la empresa, así como registrar la fecha de inicio de cobro de los servicios públicos. Los campos ciclo de facturación y suscripción no son obligatorios para el proceso, y la información que se registre podrá ser consultada desde esta misma opción.

En la segunda sección, podrá registrar la información respectiva en cada uno de los campos, sin ser obligatorio diligenciar los campos de Concepto, Lectura contador, Cuotas y Observaciones.

• Tipo de liquidación: Podrá seleccionar cualquiera de las opciones ya que no cuentan con un manejo exclusivo.
• Fecha de pago: El dato registrado en este campo tendrá validación de fecha futura, solo cuando quien pagó el servicio es No pago.
• Quien pagó el servicio: Dentro de este campo existirán tres opciones, las cuales maneja las siguientes particularidades:
  • Arrendatario: Al seleccionar arrendatario se habilitará la casilla propietario, en la cual se deberá registrar el valor a cobrar y mediante el icono de Más podrá distribuir el cobro por un porcentaje diferente al de la afectación tributaria. El resultado final será una cuenta por pagar a favor del arrendatario.
  • Propietario: Al seleccionar propietario se habilitará la casilla arrendatario, en la cual se deberá registrar el valor a cobrar. El resultado final será una cuenta por cobrar al arrendatario.
  • No pago: Esta propiedad se utilizará cuando la factura de servicio público no ha sido pagada y el pago lo realizará la compañía inmobiliaria, se habilitarán los campos propietario y arrendatario, en los cuales podrá registrar el valor respectivo para cada uno de los roles. El resultado final será una cuenta por cobrar al arrendatario y una cuenta por pagar a la empresa de servicio público.
• Fecha de vencimiento: Se calculará automáticamente dependiendo quien haya pagado el servicio:
  • Para el arrendatario la fecha será de 5 días contados a partir de la fecha actual.
  • Para el propietario y no pago, será la fecha actual.
• Forma de pago: Se activará cuando quien haya pagado el servicio sea el arrendatario o no pago, y se deberá seleccionar o crear una nueva.

En la tercera sección podrá consultar todos los registros que se hayan realizado, adicional en la columna Docs. a través del enlace Ver podrá visualizar los movimientos contables de cada uno de los documentos generados.

Configuración de sanciones

Mediante esta opción podrá realizar modificaciones en el porcentaje de interés o sanción que se cobra al arrendatario sobre el valor del canon de arrendamiento.

Impuestos y retenciones

Desde esta opción podrá registrar y asociar la retención de ICA que el arrendatario practica al propietario en la facturación de canon de arrendamiento. Cuando existe más de un propietario afectado tributario, el registro se deberá realizar para cada uno.

Terminación de contratos

Mediante esta opción podrá registrar los anuncios de terminación de contrato de arrendamiento o mandato, de igual manera, podrá consultar el historial sobre los registros realizados.

Terminación contrato de arrendamiento

Deberá ingresar a través del botón Crear nueva, allí se abrirá un formulario para registrar la información respectiva para la terminación del contrato. Los campos marcados con asterisco son de obligatorio diligenciamiento, en los campos que tienen menú desplegable realice la selección de acuerdo con el registro que va a realizar, en los otros campos registre la información pertinente.

• Solicitante: Podrá seleccionar cualquiera de los dos roles disponibles y dependiendo del rol seleccionado, se activará el campo de fecha de restitución o requerimiento, ambas fechas bloquearán la generación de la factura anticipada a partir del mes de la fecha registrada, sin embargo, podrán ser modificadas cuando lo requiera.
  • El rol arrendatario, activará la fecha de restitución.
  • El rol propietario, activará la fecha de requerimiento.
• Fecha restitución o requerimiento: Estos campos permitirán registrar la fecha en la cual deberá ser restituido el inmueble.
• Fecha de terminación: Hace referencia hasta que día se pagará canon de arrendamiento.
• Fecha de desocupación: Se diligenciará de forma automática con le fecha de la cita de inventario final arrendatario, cuando esta cita se cumpla.
• Paga indemnización y Periodo de indemnización: Son únicamente informativos, no realizarán ningún calculo.

Si al momento de registrar la fecha de restitución o requerimiento ya se ha generado factura anticipada para ese mes y las facturas se encuentran sin pago, cuando se guarda la información el sistema de forma automática reversará las facturas generadas y mostrará los documentos a través de un modal. Pero si las facturas ya han sido pagadas se mostrará un mensaje informando que no se pudieron reversar las facturas, sin embargo, la terminación quedará registrada.

Después de registrada la información, se actualizará el formulario y podrá modificar la información de los campos que se encuentran habilitados para edición, también podrá cancelar el registro, o a través del enlace registrar cita actualizar la consulta y ver la información registrada.

Las terminaciones podrán ser canceladas en cualquier momento, deberá ingresar a la ficha terminación de contrato y a través del enlace del número de la terminación abrir el modal, pero deberá tener en cuenta:

• Si la fecha de restitución o requerimiento es para el mes inmediatamente siguiente al actual, y ya se corrió el proceso de facturación anticipada, al cancelar la terminación se mostrará un mensaje informando que se generarán las facturas pendientes.
• Si la fecha de restitución o requerimiento es para uno o más meses siguientes al actual, se modificará la fecha y no generará ningún otro proceso.
• Si la fecha de restitución o requerimiento es una fecha anterior a la fecha actual, y ya se realizó el cierre del mes en el que se encontraba la fecha de restitución o requerimiento, el sistema mostrará un mensaje indicando que se generarán las facturas pendientes, se realizarán las cuentas por pagar de cuota ordinaria y extraordinarias de administración de propiedad horizontal y para los beneficiarios de giro si la fecha de pago programado ya pasó.

Terminación contrato de mandato

Deberá ingresar a través del botón Crear terminación de mandato, lo llevará a un formulario para registrar la información respectiva. Los campos marcados con asterisco son de obligatorio diligenciamiento, en los campos que tienen menú desplegable realice la selección de acuerdo con el registro que va a realizar, en los otros campos registre la información pertinente.

• Tarifa de comisión a cobrar: Se mostrará la tarifa que se cobra de manera recurrente, sin embargo, se podrá modificar al porcentaje que se requiera. También, se mostrarán los meses pendientes de cobro de comisión según la fecha de cesión y fecha de terminación del contrato, permitiendo visualizar el valor de la comisión a facturar al propietario a través del campo meses a cobrar.
• Saldo propietario: Si el propietario tiene saldos pendientes, los podrá visualizar a través del enlace Ver.

Después del registro podrá facturar la comisión haciendo clic sobre el botón Generar, se abrirá un modal para seleccionar la información solicitada y facturar el valor de comisión sugerida, sin embargo, el valor se podrá modificar.

Para consultar el historial de las terminaciones registradas independientemente del tipo de terminación, deberá hacer clic sobre el botón Consultar, allí se mostrará toda la información.

• Terminación: Se mostrará el número de la terminación que adicional sirve de enlace para ir al formulario donde se registró la terminación.
• Pre-entrega: Podrá programar una cita de revisión al inmueble antes de la restitución del inmueble. Cita opcional.
• Inventario final arr: Deberá programar la cita en la cual recibirá el inmueble por parte del arrendatario. Cita obligatoria para continuar el proceso.
• Inventario final prop: Podrá programar una cita de entrega del inmueble al propietario. Cita opcional.
• Estado terminación: Mostrará el estado actual de la terminación, que podrá ser: En proceso, Cancelada y Finalizada.
• Terminado: Campo que se activará para pasar el contrato ha estado Terminado, cuando no existan saldos de arrendatarios o propietarios, de lo contrario, se mostrará bloqueado y al pasar el mouse encima se mostrará un mensaje.

Cesión de arrendatarios

La cesión de arrendatarios se realiza cuando cualquiera de los roles iniciales tiene alguna modificación, ya sea por retiro o cambio de arrendatario o coarrendatario.

Para realizar este proceso es necesario que los arrendatarios de la cesión actual no presenten cuentas por pagar pendientes, deberán estar al día con saldo en cero, lo cual se validará desde la ficha de Cesiones de arrendatarios a través del campo Saldo, si no tiene saldo se mostrará en cero, pero si tiene saldo se mostrará el valor.

Deberá crear una solicitud de arrendamiento ingresando a la ruta del menú ABR > Gestión del contrato > Registrar arrendamientos, después deberá hacer clic en el icono de Nuevo registro y seleccionar Arrendatario.

Al registrar el arrendatario principal el sistema asignará de forma automática el número de la solicitud. Deberá crear a todos los arrendatario y coarrendatarios, así lo que se vaya a realizar sea un cambio de coarrendatario, se deberá volver a registrar el arrendatario y los otros coarrendatarios.

Luego deberá ingresar a la ruta del menúABR > Gestión del contrato > Modificar arrendamientos, después de consultar el contrato e ir a la ficha Cesiones de arrendatarios, en el campo Solicitud deberá buscar el número de la solicitud registrada, al consultarla a través del botón respectivo, se mostrará la información de los arrendatarios y coarrendatarios registrados y se habilitará un campo para registrar la cesión.

Al registrar la cesión generará una alerta para confirmar el proceso e indicar que la cesión actual no debe tener saldos pendientes de lo contrario explicará el proceso que realizará en caso de no tener documentos cruzados. Al aceptar, si se reversaron facturas el sistema mostrará un modal con los números de facturas y documento de reversión, así como las nuevas facturas realizadas para el nuevo arrendatario.

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Una vez aceptada la última alerta se completa el proceso del registro de arrendatario, para validar el cambio se puede acceder a la ficha Arrendatarios, allí se mostrará la nueva información.

Cesión de propietarios

Mediante esta ficha podrá realizar el cambio o agregar propietarios con los roles de propietario o afectado tributario, el proceso se podrá realizar con contratos en estado Arrendado, Siniestrado o Lanzamiento.

El enlace Ver permitirá acceder a un modal que mostrará el saldo pendiente, en caso de no contar con saldo pendiente este enlace no se habilitará.

Para iniciar el registro deberá hacer clic sobre el botón Crear cesión, se abrirá un modal donde se deberá seleccionar el año y el mes en el que se requiere registrar la cesión, allí se activarán todos los botones y deberá iniciar creando el o los nuevos propietarios de la cesión a través del botón Crear propietario.

Se abrirá un formulario para registrar la información en los campos correspondientes según tipo de persona natural o jurídica, los campos marcados con asterisco son de obligatorio diligenciamiento. Adicional, deberá registrar el estado civil y la fecha de nacimiento para cada uno de los propietarios registrados.

Una vez registrado el o los nuevos propietarios se podrá ver la información en la sección de nuevos propietarios y eliminar el existente o solo agregar un propietario y marcar si este nuevo propietario será el principal y que roles tendrá dentro del contrato. La marca de principal siempre se deberá realizar sobre el rol de afectación tributaria. Para guardar la información que se va registrando, deberá hacer clic sobre el botón Actualizar.

Para retirar el propietario actual del contrato, se deberá marcar la casilla Eliminar.

Posteriormente se deberán ajustar los porcentajes de copropiedad, afectación tributaria y beneficiarios de pago, la sumatoria de cada uno de estos rubros deberá dar el 100%. En caso de no tener medio de pago se deberá crear desplegando la lista y seleccionando la opción Crear nuevo, allí se desplegará un modal para seleccionar la forma de pago y registrar una cuenta bancaria asociada al propietario.

El siguiente paso después de crear el medio de pago es generar el contrato de mandato y la nota de cesión que son obligatorios para poder cerrar la edición, para este proceso deberá hacer clic sobre los botones correspondientes.

Finalmente deberá cerrar la edición de la cesión para proceder con la aprobación que se realizará desde la opción de Aprobaciones administrativas.

Dentro del proceso de cierre de la cesión se validará que los propietarios no tengan saldos pendientes, en caso de contar con saldo se mostrará un mensaje y deberá gestionar el saldo para continuar con el proceso.

Una vez aprobada la cesión se podrá ver el cambio en la misma ficha de la cesión y validar que el anterior propietario se muestra con estado obsoleto y el nuevo propietario con estado vigente.

También se podrá validar el resultado de la cesión en la ficha de propietario, y en la lista desplegable de propietario muestra solamente el o los propietarios de la cesión vigente.

Seguimientos

A través de este informe podrá consultar todos los seguimientos o compromisos registrados para el contrato, adicional, en la columna Código y a través del enlace del número del seguimiento, podrá visualizar el formulario con la información completa y también podrá cancelar o completar el seguimiento.