Notificar documentos contables

En esta opción podrá enviar una notificación por medio de correo electrónico a los terceros que tengan saldos pendientes por cobrar o por pagar y por medio de la auditoría verificar la última fecha y saldo de notificación.

Casillas de Búsqueda

• Moneda: Lista desplegable que permite seleccionar el tipo de moneda con la cual fue creado el documento, por defecto siempre estará seleccionada la moneda funcional. Campo obligatorio.
• Fecha de corte: Campo informativo que indica la fecha del día actual correspondiente a la consulta, esta fecha permite traer todos los documentos con saldo asociado a las cuentas de cruce por pagar o por cobrar.
• Tercero: Si desea filtrar la información por un tercero específico puede usar este control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable), el cual opera digitando el NIT, el código o parte del nombre del tercero en la casilla de texto y posteriormente presionando sobre la lista desplegable para visualizar los terceros que coinciden con el texto digitado. Este tercero corresponde al tercero del movimiento de la cuenta de cruce por pagar o cobrar.
• Ver: Lista desplegable que permite filtrar la consulta por los tipos de cuentas de cruce. Aplica según configuración establecida en A&F/Contabilidad/Configuración/Cuentas Contables/Cuentas Cruce.
• Notificados: Lista desplegable que permite filtrar la consulta por los documentos han sido o no notificados. Por defecto al ingresar a la opción estará seleccionado siempre el filtro “Todos”.
• Tipo Documento: Control de búsqueda que permite filtrar la consulta por un tipo de documento contable especifico. El sistema sugiere el tipo de documento FV (factura de venta) si se ha seleccionado en el filtro “Ver” la opción “C x Cobrar” y tipo de documento CP (Cuenta por pagar) si se ha seleccionado en el filtro “Ver” la opción “C x Pagar”. Sin embargo, no restringe la consulta únicamente a los dos tipos de documentos sugeridos. Para encontrar un tipo de documento debe digitar el tipo, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presionar sobre la lista desplegable. Campo obligatorio.
• Centro de Costos: Control de búsqueda para filtrar por un centro de costos maestro o auxiliar específico. Para encontrar un centro de costos debe digitar el número, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presionar sobre la lista desplegable, si no selecciona ningún centro de costos de la lista se generará la consulta omitiendo este filtro.
• Cuenta Contable: Control de búsqueda que permite filtrar por una cuenta contable de cruce (por pagar/ por cobrar) específica; Para encontrar una cuenta digite el código, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable, si no selecciona ninguna cuenta de la lista se generará la consulta omitiendo este filtro.
• Consecutivo Inicial/Final: Campo de texto numérico que permite ingresar un número de documento o un rango en específico del cual se desea consultar.
• Ordenar Por: Lista desplegable que permite filtrar la información de manera ascendente por Tercero, Fecha Factura o Documento.

Mostrar u Ocultar Información Adicional

• Agrupar Por Tercero: Casilla de marcación que muestra los documentos agrupados por terceros y permite notificar todos los documentos del tercero simultáneamente.
• Mostrar Vencido: Casilla de marcación que permite visualizar únicamente los documentos de cuentas por pagar o por cobrar que se encuentren con días vencidos. Por defecto el sistema traerá la casilla seleccionada.
• Ver Ultima Notificación: Marque esta casilla si desea ver la auditoría de la última notificación de envió y del saldo con el que contaba el documento.

Consultar Información

Una vez se han definido los filtros de búsqueda presione el botón consultar para visualizar la información en la pantalla; haga clic sobre los íconos correspondientes para ver las opciones de impresión o para exportar el informe a un archivo de Excel.

Detalle del Informe

• Documento: Columna que indica el tipo y número de consecutivo del documento del cual se está realizando la consulta.
• Tercero: Columna que muestra el nombre del tercero del movimiento.
• Nit: Columna que muestra el número de identificación del tercero consultado.
• Fecha Factura: Columna que indica la fecha en la cual fue registrado el documento contable.
• Fecha Vencimiento: Columna que indica la fecha en la que se venció o en la que se vence el documento contable.
• Días Vencidos: Columna que muestra los días trascurridos entre la fecha de vencimiento y la fecha de corte del día que se realice la consulta.
• Fecha Última Notificación: Columna que indica la fecha y hora de la última notificación que se le realizó al tercero por correo electrónico.
• Saldo Última Notificación: Columna que indica el último saldo del documento contable que fue notificado al tercero por correo electrónico.
• Saldo: Columna que muestra el saldo actual a la fecha de corte del documento contable.

Notificar Documentos Contables

Para realizar la notificación al tercero por medio de un correo electrónico de los saldos pendientes por pagar o cobrar, marque la casilla que se encuentra al lado del saldo y posteriormente en la parte inferior dele clic al botón notificar.

Después de realizar este procedimiento se mostrará un cuadro con la información del documento enviado.

La información que se visualizará y se enviará al tercero será la siguiente: