Gestión de riesgos

Una vez se han identificado, analizado, valorado los riesgos y definido los planes de acción de los mismos, es posible gestionar la estrategia o el estado del riesgo. Al ingresar a esta opción se muestra la identificación, la descripción del riesgo, el nivel y el estado inicial del riesgo en identificado.

Si se requiere consultar alguno de los riesgos identificados en el proyecto y definir su plan de manejo, se recomienda utilizar los filtros:

• Riesgo: Buscar y seleccionar un riesgo especifico definido para el proyecto. Al ingresar raya al piso (_), el sistema lista los primeros 20 registros en orden alfabético.

• Nivel: Seleccionar: Todos / Muy alto / Alto / Medio / Bajo / Muy bajo / Sin definir, según se requiera.

• Orden: Por defecto se muestra el filtro y el informe ordenado por Nivel. El filtro que permite ordenar la vista del informe por nivel de valoración o por código del riesgo.

• Tipo: Seleccionar: Negativo / Amenaza, Positivo / Oportunidad o Sin definir, según se requiera.

• Dar clic en el botón Consultar con el fin de actualizar el listado de acuerdo a los criterios de búsqueda seleccionados.

El sistema muestra por defecto de forma ordenada la tabla de los riesgos de acuerdo al nivel, priorizando el resultado de la valoración con mayor calificación. Para realizar la gestión de los riesgos realizar el siguiente procedimiento:

• Cód Código que identifica la cantidad de riesgos por proyecto y que se enumera automáticamente de acuerdo a la fecha de creación del riesgo. Debido a que por defecto el sistema ordena por nivel de riesgo es posible que este campo se muestre sin un orden específico.

• Riesgo: Muestra la descripción del riesgo identificado.

• Clasificación: Muestra la clasificación a la que pertenece el riesgo.

• Tipo Muestra el tipo de riesgo al que corresponde.

• Nivel: Corresponde al resultado de la evaluación por cada uno de los riesgos en la matriz de valoración. El sistema multiplica la escala de la probabilidad por la escala del impacto, priorizando el resultado de la valoración con mayor calificación.

• Estrategia: Inicialmente este campo se puede presentar sin información (vacío) con el fin de que el usuario encargado defina la estrategia para gestionar el riesgo; dicha definición se realiza en la columna Plan de manejo en el botón:

• Estado: Inicialmente este campo se puede presentar sin información (vacío) con el fin de que el usuario encargado defina el estado del riesgo a medida que avanza la gestión; dicha definición se realiza en la columna Plan de manejo en el botón 3

• Costo estimado: Inicialmente este campo se puede presentar sin información (vacío) y una vez se defina la Estrategia, muestra el valor acumulado del impacto costo estimado por cada una de las consecuencias del riesgo.

• Tiempo estimado (D) Inicialmente este campo se puede presentar sin información (vacío) y una vez se defina la Estrategia, muestra el valor acumulado del impacto tiempo estimado por cada una de las consecuencias del riesgo.

• Plan de manejo: En el riesgo requerido dar clic en el botón de la columna plan de manejo; el sistema muestra una ventana con la siguiente información y opciones:

Identificación del riesgo

Muestra la información de la identificación del riesgo sobre el que se está realizando gestión.

• Riesgo: Muestra la descripción del riesgo identificado.
• Tipo: Muestra el tipo de riesgo al que corresponde.
• Clasificación: Muestra la clasificación a la que pertenece el riesgo.
• Valoración actual: Corresponde al resultado de la última evaluación (actual) por cada uno de los riesgos en la matriz de valoración. El sistema multiplica la escala de la probabilidad por la escala del impacto.
• Valoración base: Corresponde al resultado de la evaluación inicial por cada uno de los riesgos en la matriz de valoración. El sistema multiplica la escala de la probabilidad por la escala del impacto.

Gestión del riesgo

Campos de edición que permite definir la estrategia y cambiar el estado del riesgo con el fin de administrar el riesgo.

• Estrategia: Uno de los problemas que se pueden presentar al momento de gestionar el riesgo es que se desconozca formas efectivas de control o en contraste que surjan gran cantidad de alternativas. En el proceso es importante poder contar con una estrategia estándar que permita direccionar de manera organizada los esfuerzos de las personas responsables de los riesgos. De acuerdo a lo anterior, el sistema permite seleccionar las siguientes estrategias, de acuerdo al tipo de riesgo:

  • Negativo / Amenaza:
    • Evitar: se presenta cuando se puede ejecutar algún tipo de acción efectiva que elimine las causas de los riesgos, mediante maniobras disuasivas y preventivas gracias a las cuales se elimina la materialización del riesgo. Suele aplicarse en circunstancias de alta probabilidad e impacto de ocurrencia.
    • Transferir: estrategia que involucra a un tercero que asuma, soporte o comparta parte del riesgo. Transferir los riesgos suele ser costoso por tanto se acostumbra a aplicarse en circunstancias de baja probabilidad e impacto alto de ocurrencia.
    • Aceptar: implica que, en el caso de su materialización se soportarán sus consecuencias sin tomar ningún correctivo.
    • Mitigar: consiste en la reducción de la probabilidad de ocurrencia y/o impacto del riesgo mediante programas de prevención o de mitigación de las posibles consecuencias. Representa el tipo más frecuente de acción de control de riesgos, por lo que aplican a múltiples situaciones.
  • Positivo / Oportunidad:
    • Aceptar: es una estrategia de respuesta a los riesgos según la cual el equipo del proyecto decide reconocer el riesgo y no tomar ninguna medida a menos que el riesgo se materialice. Es estar dispuesto a aprovechar la oportunidad si se presenta, pero sin buscarla de manera activa.
    • Explotar: se puede seleccionar para los riesgos con impactos positivos, cuando la gerencia del proyecto busca asegurar que la oportunidad se haga realidad. Esta estrategia elimina la incertidumbre asociada con un riesgo en particular, asegurando que la oportunidad definitivamente se concrete.
    • Mejorar: se utiliza para aumentar la probabilidad y/o los impactos positivos de una oportunidad. La identificación y maximización de las fuerzas impulsoras clave de estos riesgos de impacto positivo pueden incrementar su probabilidad de ocurrencia.
    • Compartir: implica asignar toda o parte de la propiedad de la oportunidad a un tercero mejor capacitado para capturar la oportunidad en beneficio del proyecto.

• Estado: De acuerdo a como se evalúe el riesgo a través del proyecto es posible actualizar el estado del mismo. Para esto, seleccionar de la lista una de las siguientes opciones:

  • Identificado: estado que toma por defecto el sistema al momento de registrar el riesgo en la opción Identificación y análisis de riesgos.
  • En proceso: estado utilizado cuando se define el plan de acción en el riesgo.
  • Materializado: estado utilizado para indicar que el riesgo se está presentando y genera problemas en la libre ejecución del proyecto.
  • Cerrado: estado utilizado para indicar que se realizó satisfactoriamente el plan de acción y por lo tanto no hay posibilidad de que el riesgo se materialice.
  • Obsoleto: estado utilizado en aquellos riesgos que en el momento y de acuerdo al estado actual del proyecto ya no representan una amenaza.

• Observaciones: Ingresar las observaciones que permitan justificar el cambio de estrategia o estado del riesgo.

• Guardar: Para terminar con el fin de conservar los cambios dar clic en el botón Guardar.

Ver historial de gestión

Permite consultar el histórico generado por el cambio de estrategia o estado del riesgo.

• Fecha: muestra la fecha y hora en la que el usuario edita la estrategia o estado del riesgo.
• Rol del usuario: muestra el rol asignado del usuario en el proyecto.
• Usuario: muestra el nombre del usuario que edita la gestión del riesgo.
• Estrategia: corresponde a la estrategia seleccionada por el usuario.
• Estado: corresponde al estado del riesgo seleccionada por el usuario.
• Observación: corresponde a la observación ingresada por el usuario para justificar la edición de la estrategia o el estado del riesgo.
• Cerrar: botón que permite cerrar la ventana del historial.

Análisis del riesgo

Permite consultar el análisis cualitativo respecto al desglose de causas y consecuencias del riesgo.

• Causas: Lista la descripción de las causas por las que se puede presentar el riesgo y el tipo de causa (interna / externa), dependiendo de si se origina dentro o fuera de la organización del proyecto. Adicionalmente permite consultar los planes de acción asociados a las causas en el botón:
  

• Consecuencias: Lista la descripción de las consecuencias que se pueden presentar en el caso en las que el riesgo se materialice, así como el impacto costo e impacto tiempo y los adjuntos cargados.

Planes de acción

Lista la definición de los planes de acción, responsable, recursos asignados, fecha de vencimiento, estado y efectividad de los mismos.

• Cód: Campo que muestra el código que identifica el plan.
• Plan de acción: Muestra el identificador tipo semáforo y la descripción que identifica el plan de acción.

Responsable: Corresponde a la persona responsable del plan de acción.

• Recursos: Corresponde a los recursos asociados al plan de acción.

Vencimiento: Muestra la fecha en la que se debe terminar el plan de acción con éxito.

• Estado: Corresponde al estado del seguimiento del plan de acción: Activo / Cerrado.
• Efectivo: Muestra después de ejecutado el plan si fue efectivo o no.
• Ver detalles del plan de acción: Permite verificar las observaciones y las causas asociadas al plan de acción consultado en el botón:

• Ver historial de seguimientos: Permite verificar el historial de los seguimientos al plan de acción consultado en el botón:

• Regresar: Para cerrar la ventana dar clic en el botón Regresar.

Luego de realizar la gestión del riesgo del plan de acción para los riesgos identificados en el proyecto, la información es completada en la tabla; por lo tanto, además de los datos de la identificación del riesgo, también se visualizan datos como: estrategia y el estado: