Planilla de ejecución masiva de actividades asignadas en proyectos

Mediante esta opción los recursos pueden reportar en línea (sin utilizar un botón de guardar), el esfuerzo y el avance de las actividades tanto en porcentaje como en unidades.

Para el reporte de ejecución de las actividades del proyecto es posible utilizar los siguientes filtros:

• Proyecto: Buscar y seleccionar el nombre o id del proyecto para realizar la búsqueda. Al ingresar raya al piso (_), el sistema lista los primeros 20 registros en orden alfabético.

• Actividad: Buscar y seleccionar una actividad específica definida para el proyecto. Al ingresar raya al piso (_), el sistema lista los primeros 20 registros en orden alfabético.

• Fecha de corte actividades: Muestra por defecto la fecha actual (hoy). El usuario puede editar y seleccionar una fecha específica para realizar la consulta de las actividades que tienen fecha planeada de inicio menor o igual a la fecha de corte. Es posible consultar una fecha futura con el fin de ejecutar actividades no iniciadas a la fecha actual.

• Fecha corte registro: Muestra por defecto la fecha actual. Al seleccionar una fecha específica, permite cambiar la vista de la semana a reportar. El sistema toma como último día de la semana, la fecha de corte registro y muestra una semana atrás de ésta fecha (7 días antes).

• Registrar: Permite al usuario seleccionar: Avance (%), Unidades (Cant) o Esfuerzo (h) de acuerdo a lo que se requiera reportar.

• Recurso: El filtro se muestra bloqueado hasta que en los filtros se seleccione el Proyecto y en Registrar se seleccione la opción Esfuerzo (h). Adicionalmente por defecto en el filtro aparece seleccionado el nombre del recurso de acuerdo al usuario de sesión de SINCO ERP.

• Dar clic en el botón Consultar para actualizar el listado de acuerdo a los criterios de búsqueda seleccionados.

Es posible dejar los campos de filtro Proyecto y Actividad en blanco (sin información) y en el filtro Fecha de corte actividades mantener la fecha actual con el fin de que el sistema liste las actividades que a hoy ya hayan comenzado.

Por defecto, en la pantalla se carga la semana inmediatamente anterior a la fecha actual de consulta (Fecha corte registro); es posible navegar entre semanas utilizando los botones de desplazamiento. Adicionalmente lista las actividades asignadas de acuerdo a la fecha de corte actividades.

Los días sábados, domingos y festivos se sombrean en color rojo, mientras que la fecha actual se sombrea de color verde en la pantalla. Cada casilla muestra en marca de agua el porcentaje [%], unidades [Cant] y el esfuerzo [h] para indicar al usuario la opción de registro en la cual se encuentra ubicado de acuerdo a lo seleccionado en la consulta en el filtro Registrar.

El sistema muestra de acuerdo a los filtros seleccionados, las actividades que a fecha de corte están pendientes por ejecutar con la siguiente información:

Proyecto / Actividad: Lista el nombre de los proyectos (en negrita) y de las actividades que el usuario tiene pendiente por ejecutar. Adicionalmente el sistema utiliza los indicadores tipo semáforo que permite verificar el grado de cumplimiento de la planeación de las actividades:

DETALLES DE LA ACTIVIDAD
Al dar clic sobre la actividad, el sistema permite conocer los detalles de planeación y ejecución. Para esto, el sistema muestra una ventana, con la siguiente información:

• Actividad: Labor asignada al usuario (recurso) que debe realizarse en un tiempo limitado de acuerdo a la programación del proyecto.

• Fecha inicio y Fecha final: corresponde a la fecha de inicio y fin planeada de la actividad.

• Duración: Corresponde a la duración planeada de la actividad.

• Responsable: Corresponde al recurso asignado como responsable de la actividad.
  Sus responsabilidades son:
  Registrar porcentajes de avance sobre la actividad.
  Realizar el cierre de la actividad cuando se culmine.
  Opcionalmente, registrar el esfuerzo ejecutado sobre los demás recursos de la actividad.

• Recursos: Corresponde a la(s) persona(s) asignada(s) a la actividad que son notificadas del inicio, atraso o fin de la actividad. Cuando existe un único recurso humano asignado en la actividad, el sistema sólo lo muestra como responsable por lo que en este campo muestra el mensaje: ‘No se encontraron datos’.

• Cant. Presupuestada: Cuando la actividad está definida con modo de avance Unidades, en la ventana detalle se habilita el campo Cant. Presupuestada que corresponde a la cantidad total de unidades presupuestadas en la línea actual para la actividad.

• Cant. Reportada: Cuando la actividad está definida con modo de avance Unidades, en la ventana detalle se habilita el campo Cant. Reportada que corresponde a la sumatoria total de las unidades ejecutadas para la actividad.

• Cant disponible: Cuando la actividad está definida con modo de avance Unidades, en la ventana detalle se habilita el campo Cant. Disponible que corresponde a la diferencia entre la cantidad presupuestada y la cantidad reportada.

• % Ejecutado: Corresponde al último registro por fecha y hora reportado como % de avance por el responsable de la actividad.

• Esfuerzo reportado (h): Corresponde a la sumatoria de las horas reportadas (esfuerzo) por los recursos asignados a la actividad.

• Jerarquía: Permite revisar la jerarquía de la actividad (proyecto macro, sub proyecto o proyecto individual y tareas paquete según sea el caso).

• % Ejecutado: Campo que se visualiza únicamente cuando el filtro Registrar se selecciona la opción Avance (%). En este campo se visualiza el último registro por fecha y hora reportado como % de avance por cada una de las actividades del proyecto.

• Cant. Ppto.: Campo que se visualiza únicamente cuando el filtro Registrar se selecciona la opción Unidades (Cant). En este campo se visualiza las cantidades presupuestadas en la línea actual por cada una de las actividades del proyecto.

• Cant. Report.: Campo que se visualiza únicamente cuando el filtro Registrar se selecciona la opción Unidades (Cant). En este campo se visualiza las cantidades acumuladas reportadas en la ejecución por cada una de las actividades del proyecto.

• Cerrar (100%): El campo se encuentra habilitado únicamente al responsable y le permite el cierre de la actividad cuando acabe y se reporte completamente la ejecución de la misma (avances, unidades si aplica u horas si aplica). El usuario debe marcar la casilla de selección para confirmar el cierre de la tarea.

Luego de marcar la casilla de selección del campo Cerrar (100%) se habilita la ventana que muestra la siguiente información:

• Actividad: muestra a manera informativa el nombre de la actividad a cerrar.

• Fecha de cierre: campo editable que por defecto toma la fecha actual, pero el usuario puede digitar o seleccionar del control calendario una fecha diferente al fin planeado que corresponda a la fecha real en la que se requiere cerrar la actividad. Se debe tener en cuenta que la fecha de cierre corresponde a la fecha fin de ejecución de la tarea.

• Para salir de la ventana es posible dar clic en el botón Cerrar El sistema cambia a estado terminado la tarea, asigna el 100 % como porcentaje ejecutado y desaparece la tarea del panel de ejecución.

• Avance (%): Seleccionar en el filtro Registrar la opción Avance (%) con el fin de ingresar los reportes de avance en la ejecución.

Reporte de % de avance ejecutado

• El sistema habilita la casilla % donde el responsable debe registrar el valor en porcentaje de avance por cada actividad y fecha. La actividad seleccionada se muestra marcada de color azul agua marina; es importante registrar la fecha de inicio real de la actividad y los avances intermedios si aplican.

• Es posible editar el avance en una fecha previamente ingresada ubicándose en la casilla del registro. Al salir del campo %, el sistema guarda en línea el registro editado.

• Es posible eliminar dando clic sobre el botón x sobre el % avance en una fecha previamente ingresada.

Reporte de unidades (Cant)

Seleccionar en el filtro Registrar la opción Unidades (Cant) con el fin de ingresar los reportes de cantidades en la ejecución.

• El sistema habilita la casilla donde el responsable debe registrar las cantidades por cada actividad y fecha. La actividad seleccionada se muestra marcada de color azul agua marina; es importante registrar la fecha de inicio real de la actividad y los avances con las cantidades por fecha.

• Es posible editar la cantidad en una fecha previamente ingresada ubicándose en la casilla del registro. Al salir del camp Cant, el sistema guarda en línea el registro editado.

• Es posible eliminar dando clic sobre el botón x sobre la cantidad en una fecha previamente ingresada.

Esfuerzo (h)

Seleccionar en el filtro Registrar la opción Esfuerzo (h) con el fin de ingresar los reportes de esfuerzo en horas de la ejecución. Por defecto aparece seleccionado el nombre del recurso de acuerdo al usuario de sesión de SINCO ERP. Se debe tener en cuenta:

• Cuando el usuario de sesión es el recurso responsable de la actividad, el sistema le permitirá reportar esfuerzo por otros recursos. Para esto, sobre el filtro Recurso puede seleccionar el nombre del recurso especifico por el que se requiere reportar:

Cuando el usuario de sesión de SINCO ERP no es el recurso responsable de la actividad puede cambiar el filtro Recurso y se mostrará el mensaje:

• El sistema habilita la casilla donde todos los recursos pueden registrar las horas trabajadas por cada actividad y fecha.

• Es posible editar el esfuerzo en una fecha previamente ingresada ubicándose en la casilla del registro. Al salir del camp h, el sistema guarda en línea el registro editado.

• Es posible eliminar dando clic sobre el botón x sobre el esfuerzo en una fecha previamente ingresada.