Plantilla traslados por centros de costos

Esta opción permite generar la plantilla de importación de documentos diligenciada con la información suministrada teniendo en cuenta los filtros, y posteriormente poder ser importada.

Casilla de Búsqueda

• Grupo de Libros: Lista desplegable que permite seleccionar el grupo de libros donde se encuentra almacenada la información contable que desea generar. Campo obligatorio. Si selecciona el Grupo de Libros Principal + NIIF, la funcionalidad habilita para el ingreso de cinco cuentas contables específicas; y bloquea el filtro principal de Cuenta Contable.

• Fecha Inicial/Final: Dos casillas de texto numérico para filtrar la consulta por un rango de fechas inicial y final en formato DD/MM/AAAA. Este filtro es requerido para la generación de la plantilla y la información generada estará limitada por el rango de fechas que aquí se digite. Por defecto el sistema traerá las fechas del último mes. No tiene restricción de consulta.

• Cuenta Contable: Control de búsqueda que permite generar la plantilla por una cuenta contable específica puede ser auxiliar o maestra. Para encontrar una cuenta digite el código, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Este filtro es obligatorio para la generación del informe.

• Centro Costo: Control de búsqueda que permite generar la plantilla por un centro de costo especifico de nivel auxiliar. Para encontrar un centro de costos debe digitar el número, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presionar sobre la lista desplegable. Este filtro es obligatorio para la generación de la plantilla.

• Incluir Cierre: Switch que al marcar a la derecha permite incluir el cierre al saldo final de las cuentas contables a generar. Por defecto siempre esta seleccionado.

• Cuenta Inicial/Final: Columnas que permiten generar la plantilla por un rango (inicial/final) de cuentas contables especificas auxiliares o maestras. Para configurar una o un rango de cuentas debe hacer clic en la columna Editar. En las primeras cuatro filas trae las cuentas contables por defecto, pero el sistema le permite editarlas si lo requiere. La última fila está disponible para el ingreso manual, si el usuario lo requiere.

• Grupo de Libros: Columna que indica el grupo de libros al que pertenece el rango de cuentas contables configurado. En las dos primeras filas solo se podrán configurar cuentas pertenecientes al grupo de libros NIIF (No modificable); en las siguientes dos filas solo se podrán configurar cuentas pertenecientes al grupo de libros Principal + NIIF (No modificable); en la última fila tiene la posibilidad de ingresar una cuenta adicional y sobre esta cuenta definir si la consulta se realiza en grupo de libros NIIF o Principal + NIIF.

• Editar: Haga clic en esta columna si desea modificar las Cuentas Contables y Grupo de Libros, correspondientes a la fila seleccionada. Al hacer clic se abre una nueva pestaña:

  

• Cuenta Inicial/Final: Control de búsqueda que permite filtrar la consulta por un rango (inicial/final) de cuentas contables especificas auxiliares o maestras. Para encontrar una cuenta digite el código, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Este filtro es obligatorio.

• Grupo de Libros: Lista desplegable que permite seleccionar el grupo de libros donde se encuentra almacenada la información contable que desea generar. Campo obligatorio. En las dos primeras filas solo se podrán configurar cuentas pertenecientes al grupo de libros NIIF (No modificable); en las siguientes dos filas solo se podrán configurar cuentas pertenecientes al grupo de libros Principal + NIIF (No modificable); en la última fila tiene la posibilidad de ingresar una cuenta adicional y sobre esta cuenta definir si la consulta se realiza en grupo de libros NIIF o Principal + NIIF.

• Guardar: Pulse este botón para almacenar las cuentas y grupo de libros parametrizado.

• Cancelar: Pulse este botón para cerrar la pestaña de configuración de cuentas contables y regresar a la opción principal.

• Elim: Casilla que debe marcar si requiere eliminar la parametrización de cuentas y grupos de libros configurada.

• Cuenta Contrapartida: Control de búsqueda que permite seleccionar la cuenta contable que se asignará como contrapartida en la generación de la plantilla. Por defecto trae la cuenta 310505, pero el usuario si desea puede seleccionar otra cuenta contable. Para encontrar una cuenta digite el código, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. La cuenta contable que se asigna como cuenta de contra partida puede ser de movimiento Débito (DB) o Crédito (CR), es decir, si el saldo de las cuentas generadas es Débito (DB) entonces la 310505 será de movimiento Crédito (CR) y viceversa. Este filtro es obligatorio para la generación del informe.

Generación plantilla

Una vez se han definido los filtros de búsqueda presione el botón Generar, para que el sistema genere en un archivo de Excel la plantilla de importación de documentos contables con la información ingresada en los filtros.

En la pantalla de la opción no se visualizará información esta solo se podrá ver en la plantilla generada.

Plantilla de importación de documentos generada

El archivo de Excel que se genera corresponde a la plantilla de importación de documentos y la información que trae del sistema es la siguiente:

• dTipoDocumento: El tipo de documento se define por el grupo de libros:
  • Local: Trae el tipo de documento NA – NOTAS DE AJUSTES
  • NIIF: Trae el tipo de documento NF – NOTAS NIIF.
  • Principal: Trae el tipo de documento NA – NOTAS DE AJUSTES
  • Principal + Local: Trae el tipo de documento NA – NOTAS DE AJUSTES
  • Principal + NIIF: Trae el tipo de documento NF – NOTAS NIIF
• dConsecutivo: Columna sin información del sistema, por defecto se visualiza vacía.
• dTercero: Esta columna se diligencia con el número de identificación de la empresa desde la cual se está descargando esta plantilla.
• dDescripcion: Por defecto siempre trae la leyenda “TRASLADO COSTOS MES AÑO”, el mes y el año se tiene en cuenta con la información ingresada en el filtro de fecha final. Por ejemplo, 30/09/2019 (fecha final), se muestra “TRASLADO COSTOS SEPTIEMBRE 2019”.
• dFecha: En esta columna se coloca la fecha ingresada en el filtro de fecha final.
• dVencimiento: En esta columna se coloca la fecha ingresada en el filtro de fecha final.
• dReferencia: Columna sin información del sistema, por defecto se visualiza vacía.
• mCuenta: La plantilla se genera solo con cuentas auxiliares y en esta columna se muestran aquellas que tengan saldo del movimiento DB – CR diferente de cero para el periodo consultado.
• mDebito: Si el saldo del movimiento del periodo consultado de la cuenta contable es positivo se visualiza en esta columna.
• mCredito: Si el saldo del movimiento del periodo consultado de la cuenta contable es negativo se visualiza en esta columna.
• mDescripcion: Por defecto siempre trae la leyenda “TRASLADO COSTOS MES AÑO”, el mes y el año se tienen en cuenta con la información ingresada en el filtro de fecha final. Por ejemplo, 30/09/2019 (fecha final), se muestra “TRASLADO COSTOS SEPTIEMBRE 2019”.
• mNit: Esta columna se diligencia con el número de identificación de la empresa desde la cual se está descargando esta plantilla.
• mBase: En esta columna siempre se visualizará con el número cero (0) si la cuenta no requiere base. Si la cuenta contable requiere base se procederá a calcular de acuerdo con el porcentaje de base configurado para la cuenta contable |(Débito - Crédito) / %Base|.
• mCentroC: Esta columna se diligencia con el código del centro de costos auxiliar ingresado en el filtro Centro Costo.
• mSegmento: Esta columna se diligencia con el código del segmento asociado al centro de costos. Principal (1).