Política de retención documental

Es el elemento principal para la creación, manejo y consulta de los documentos dentro del archivo de una compañía. Éste inicia con la definición ordenada y sistemática de una política de retención documental; en donde es vital que los documentos y la información se encuentren estructuradas a través de las Tablas de Retención Documental, en adelante mencionadas como TRD.

El sistema permite configurar las TRD dentro de la opción Política de retención documental, a través de la siguiente jerarquía: dependencias, series, sub-series y tipologías.

Dentro del módulo SINCO SGD, la ruta de esta opción es Retención documental /Política de retención documental.

Creación jerárquica de las TRD

Dependencia hace referencia a las áreas de la compañía que generan documentos, según las características de cada empresa.

Para crear una dependencia, bastará con hacer clic en el botón el cual que abrirá una ventana modal donde se deben completar todos los campos.

Los siguientes campos aplican de la misma forma para dependencia, serie y tipología al momento de crearlas.

Código: en este campo se ingresará el código que ha sido asignado a la dependencia, serie y/o tipología dentro de su estructura orgánica. Este código podrá ser alfanumérico (números y letras).

Descripción: nombre de la dependencia, serie o tipología. Dependerá del proceso u organigrama al cual pertenecen. Dado que la estructura organizacional varía de empresa a empresa, podría suceder que refleje así: Recursos Humanos, Tesorería o que la dependencia sea Contabilidad, y dentro de ésta estaría tesorería, esta última correspondería a una serie.

Tipo de estructura Cód. Barras: obedece a la estructura que se ha definido para que identifique los expedientes de archivo y que será asignado al momento de su creación. Previamente ha sido creado en la opción estructura de código de barras. Una vez asignada a la dependencia, las series y las subseries creadas para esta heredarán este tipo, por ende no es requerido que sea seleccionado en cada creación.

Orden: define la ubicación de cada una de las dependencias, series, subseries y/o tipologías por jerarquía. Se podrá asignar el consecutivo 1, 2, 3, o podrá también usar el mismo número asignado al código de la dependencia, si este fue de tipo número y si así se requiere el orden.

Activo: esta casilla de verificación siempre estará marcada, pues establece el estado Activo de la dependencia, serie, subserie y tipología; lo que permitirá crear expedientes sobre las subseries y tipología. Cuando no se marca quedará Inactiva, impidiendo el registro de expedientes y documentos en la misma.

Cada vez que se cree una dependencia, serie, subserie y tipología aparecerá este informe.

Al ser creada la dependencia, se debe continuar con la estructura de la TRD registrando la(s) serie(s), subserie(s) y Tipología(s).

Para crear las siguientes categorías, serie, subserie y tipología deberá dirigirse al icono del registro anterior, el cual abrirá un listado con las opciones:

Modificar: permitirá abrir nuevamente el modal para cambiar la información que registró.

Asignar rótulo: el sistema permite configurar la información que irá registrada en el rótulo de archivo por cada categoría de la TRD hasta subserie, si resulta necesario que haya información diferente por cada agrupación documental.

Eliminar: esta opción permite suprimir el ítem sobre el cual se está trabajando, siempre que no exista ningún tipo de registro en éste.

Agregar: servirá para crear el ítem hijo de donde se está trabajando

En el único caso en el que cambiará el modal, es en el momento de registrar la subserie, toda vez que cuenta con los siguientes campos adicionales, ya que sobre estos se determina la información de su retención en archivo:

Medios de conservación: en esta opción se deben seleccionar los medios de conservación asignados a los documentos que conforman la subserie; es posible seleccionar uno o más de ellos, siempre teniendo en cuenta que tipos de documentos se conservarán y cumplirán el proceso archivístico.

Disposición final: es requisito seleccionar la disposición final de los documentos que conforman los expedientes, para el SGD definidos en la subserie. Es posible seleccionar más de opción dado que estos tiempos determinan el fin del ciclo vital de los documentos.

Meses de gestión: hace referencia al número total de meses en los que la subserie permanecerá en el archivo de gestión.

Meses de baja: corresponde al número total de meses en los que la subserie permanecerá en el archivo central antes de ser dado de baja o dar paso a archivo histórico.

Permite descripción duplicada: al activar esta opción se indica que, al momento de crear un expediente sobre esta subserie, podrá tener la misma descripción o título. Al no ser marcada cuando se realice la creación de un expediente, si llegase a duplicarse la descripción, el sistema alertará que ya existe un registro con esta información.

Subserie relacionada: esta opción permite relacionar dos subseries de cualquier dependencia para realizar el traslado de expedientes entre la relación, por ejemplo, cuando se realiza esta acción se heredarán las tipologías y descriptores creados en la otra subserie con la cual se relaciona, conservando el mismo código de barras.

Con la subserie creada, se le podrán asignar descriptores y/o tipologías, bastará con seleccionar uno de dichos ítems después de hacer clic en el botón .

Los descriptores se asignan con el fin enriquecer la consulta, dado que al momento de crear el expediente estos datos serán solicitados para ser registrados.

Las tipologías corresponderán a los documentos individualizados, por ejemplo: promesa de compraventa o comprobantes de pago. Esta diferenciación tiene como fin la organización documental de acuerdo a las funciones de cada área y/o dependencia, los cuales también se han de anexar a los expedientes, brindando una mayor optimización al momento de consultar, contando con la posibilidad de buscar solo un tipo de documento específico, si así lo requiriese.

Rótulo por empresa

Continuando con la parametrización previa a crear expedientes, es importante configurar el rótulo por de archivo. Como se explicó anteriormente, este proceso se podrá realizar por dependencia, serie o subserie. En el caso de no haber datos especiales, se realiza la configuración del rótulo por empresa, esto con el fin de establecer qué información se recopilará en el sticker. Un ejemplo corresponde al modo en que el rótulo se visualiza en la imagen: la dependencia como contabilidad, la subserie tesorería, sumado al asunto (título o descripción del expediente) y el código de barras (número de identificación del expediente).

Finalizadas las configuraciones previas, la estructuración y generación de la política de retención documental, se podrá proceder con la creación de expedientes.