Portafolio de proyectos

Un portafolio es una colección de programas, proyectos macro, sub proyectos y proyectos individuales que se agrupan para facilitar la gestión, con el fin de lograr los objetivos estratégicos de la compañía.

En el portafolio se muestran los programas y proyectos agrupados por estado para facilitar la gestión de los mismos. Adicionalmente permite consultar, seleccionar, aplazar o eliminar los proyectos existentes dependiendo de los accesos otorgados al usuario.

Filtros sobre el portafolio

Para revisar la información es importante que el usuario haga clic sobre el botón Consultar previa definición de los filtros:

• Sin filtros (todos)
  Si no se aplica ningún filtro, el sistema mostrará todos los proyectos a los cuales el usuario tiene acceso.

Programas

• Nombre del programa: seleccionar el programa con el fin de consultar los proyectos asociados.

• Convenciones: el sistema muestra los colores que identifican los programas. Al dar clic sobre cada color es posible visualizar la descripción del mismo.

Proyectos

• Nombre del proyecto: Buscar y seleccionar el nombre del proyecto a consultar.

• Inicio > Desde - Hasta: ingresar o seleccionar del calendario un rango de fechas donde posiblemente iniciaron los proyectos a consultar.

• Final > Desde - Hasta: ingresar o seleccionar del calendario un rango de fechas donde posiblemente finalicen los proyectos a consultar.

Campos de información
En el portafolio es posible revisar el avance, los costos, los entregables y los indicadores tipo semáforo. Adicionalmente, los estados de los proyectos se visualizan en barras horizontales:

Estados de los proyectos

Corresponde al grupo de procesos u operación por la que atraviesa un proyecto (macro, sub proyecto o proyecto individual).

Iniciación
Es el estado donde se realizan los procesos necesarios para definir un nuevo proyecto o fase (sub proyecto). Una vez creados los proyectos por defecto se visualizan en este estado en el portafolio.

Planificación
Es el estado donde se realizan los procesos necesarios para establecer la planeación y definir el curso de acción requerido para alcanzar los objetivos propuestos del proyecto. En el portafolio se listan los proyectos que han sido aprobados de iniciación a planificación.

Ejecución
Es el estado donde se realizan los procesos necesarios para completar el trabajo definido en la planificación del proyecto. En el portafolio se listan los proyectos que han sido aprobados de planificación a ejecución.

Aplazado
Es el estado donde se encuentran los proyectos que han sido suspendidos por alguna razón financiera, jurídica, operativa, etc.

En el portafolio se listan los proyectos que han sido aplazados a través del botón Aplazar o desde alguna de las opciones de aprobación de cambio de estado. Los proyectos en este estado no pueden editarse.

Terminado
Es el estado donde se realizan los procesos necesarios para cerrar formalmente el proyecto o fase (sub proyecto). En el portafolio se listan los proyectos que han sido cerrados. Los proyectos en este estado no pueden editarse.

Desistido
Es el estado donde se encuentran los proyectos que han sido cancelados definitivamente. En el portafolio se listan los proyectos que han sido desistidos a través del botón Aplazar. Los proyectos en este estado no pueden editarse.

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Indicadores semáforo

Los indicadores tipo semáforo permiten revisar el grado de cumplimiento de los macro proyectos, sub proyectos o proyectos individuales, teniendo en cuenta las siguientes condiciones:

Proyecto
Corresponde al nombre del proyecto macro, sub proyecto y/o el proyecto individual consultado.

Planeado

Información que se visualiza en los proyectos que se encuentran en estado de planificación:

• Avance: Muestra la cantidad de horas presupuestadas definidas en el proyecto.

• Costos: Muestra el costo presupuestado total definido en el proyecto.

• Entregables: Muestra la cantidad de actividades definidas en el proyecto.

Avance

La información del avance se muestra en todos los estados del proyecto excepto en iniciación y planificación:

• Planeado a hoy: Indicador que permite medir el avance esperado del proyecto en términos de porcentaje de acuerdo al tiempo transcurrido a corte de fecha actual y conforme a lo establecido en el cronograma (línea actual). El sistema desde la creación del proyecto permite definir si el avance se medirá, en función del esfuerzo (tiempo) o del costo (dinero). Para esto, el sistema utiliza las siguientes fórmulas:

Tipo esfuerzo:

Tipo costo:

• Ejecutado a hoy: Indicador que permite medir el avance real del proyecto en términos de porcentaje de acuerdo al tiempo transcurrido a corte de fecha actual, conforme a lo establecido en el cronograma (línea actual) y a lo ejecutado por los recursos, o a lo integrado con los trámites CBR. El sistema desde la creación del proyecto permite definir si el avance se medirá, en función del esfuerzo (tiempo) o del costo (dinero). Para esto utiliza las siguientes fórmulas:

Tipo esfuerzo:

Tipo costo:

• Esfuerzo a hoy: Muestra la cantidad de horas ejecutadas en el proyecto.

Costos

La información del costo se muestra en todos los estados del proyecto excepto en iniciación y planificación:

• Planeado a hoy: Corresponde al costo presupuestado del proyecto con corte a la fecha actual.

• Ejecutado a hoy: Corresponde al costo ejecutado del proyecto con corte a la fecha actual.

Entregables

La información las actividades se muestra en todos los estados del proyecto excepto en iniciación y planificación:

• Planeado a hoy: Corresponde a la cantidad de actividades del proyecto que iniciaron a la fecha actual.

• Ejecutado a hoy: Corresponde a la cantidad de actividades terminadas del proyecto.

Seleccionar, aplazar, desistir y eliminar un proyecto proyecto

Para seleccionar y realizar cambios de estado en los proyectos utilizar los siguientes botones:

Seleccionar: Este botón permite seleccionar el proyecto a consultar o editar. Para esto, el usuario debe dar clic el botón de Seleccionar
y luego hacer clic en Aceptar. Una vez seleccionado el proyecto, el botón se muestra sombreado en color verde.

Aplazar / Desistir: El botón permite aplazar o desistir el proyecto:

• Aplazado: se aplaza un proyecto con el fin de suspender las actividades del mismo. Por lo tanto, el usuario debe cambiar el Estado y seleccionar de la lista la opción Aplazado. El sistema solicita ingresar las observaciones donde se justifique las razones del aplazamiento, por último confirmar la acción en el botón Aplazar.

• Desistido: un proyecto es desistido con el propósito de cancelar las actividades del mismo. Por lo anterior, el usuario debe cambiar el Estado y seleccionar de la lista la opción Desistido. El sistema solicita ingresar las observaciones donde se justifique las razones del desistimiento y luego confirmar la acción en el botón Desistir:

Retomar: Para reanudar el proyecto aplazado y dejarlo en el estado previo a la suspensión con el fin de continuar con su getión, el usuario debe dar clic sobre el botón:

El sistema solicita ingresar las observaciones donde se justifique las razones de la retoma, por último confirmar la acción en el botón Retomar.

Eliminar: Cuando es necesario eliminar el proyecto del portafolio, el usuario debe dar clic sobre el botón

El sistema solicita ingresar las observaciones donde se justifique las razones de la eliminación y luego dar clic en Eliminar. Por último, es necesario confirmar la acción en el botón Aceptar.

Los proyectos eliminados no se visualizan en el portafolio.

Informes en el portafolio

Informe estado del proyecto

El informe permite revisar la información básica definida en la creación o edición del proyecto macro, sub proyecto o proyecto individual; a medida que avanza el proceso, el sistema muestra más información como: el avance, los costos, los entregables y el historial de cambios de estado de los mismos.

El sistema habilita la consulta del informe en cualquier estado. Para esto, el usuario ingresa al portafolio y da clic sobre el nombre del proyecto.

De acuerdo al estado del proyecto, el informe muestra la siguiente información:

• Iniciación: cuando el proyecto a consultar se encuentra en estado de iniciación, el informe muestra la información general de creación y su historial de cambios de estado.

• Planificación: cuando el proyecto a consultar se encuentra en estado de planificación, el informe muestra la información general de creación, un icono con el color del indicador tipo semáforo, además de la información de la planeación, como el avance, los costos, los entregables y el historial de cambios de estado.

• Ejecución: cuando el proyecto a consultar se encuentra en estado de ejecución, el informe muestra la información general de creación, un icono con el color del indicador tipo semáforo, la información del presupuestado, el planeado y el ejecutado en: el avance, los costos y los entregables; además del valor ganado (EV), los indicadores de desempeño de cronograma (SPI) y de costos (CPI); el historial de cambios de estado y un diccionario con las fórmulas de cálculo del valor ganado.

• Aplazado: cuando el proyecto a consultar se encuentra en estado aplazado, el informe muestra la información general de creación, un icono con el color del indicador tipo semáforo, la información del presupuestado, planeado y ejecutado en: el avance, los costos y los entregables; además del valor ganado (EV), los indicadores de desempeño de cronograma (SPI) y de costos (CPI) hasta el momento en el que se aplazó el proyecto. Adicionalmente muestra el historial de cambios de estado y un diccionario con las fórmulas de cálculo del valor ganado.

• Terminado: cuando el proyecto a consultar se encuentra en estado terminado, el informe muestra la información general de creación, un icono con el color del indicador tipo semáforo, la información del presupuestado, planeado y ejecutado en: el avance, los costos y los entregables; además del valor ganado (EV), los indicadores de desempeño de cronograma (SPI) y de costos (CPI) hasta el momento en el que se cerró el proyecto. Adicionalmente, muestra el historial de cambios de estado y un diccionario con las fórmulas de cálculo del valor ganado.

• Desistido: cuando el proyecto a consultar se encuentra en estado desistido, el informe muestra la información general de creación, un icono con el color del indicador tipo semáforo, la información del presupuestado, planeado y ejecutado en: el avance, los costos y los entregables; además del valor ganado (EV), los indicadores de desempeño de cronograma (SPI) y de costos (CPI) hasta el momento en el que se canceló el proyecto. Adicionalmente, muestra el historial de cambios de estado y un diccionario con las fórmulas de cálculo del valor ganado.

El informe permite utilizar las siguientes opciones: