Preaprobación contratos
- 07 Jun 2024
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Preaprobación contratos
- Updated on 07 Jun 2024
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Esta página permite ejecutar la consulta de contratos generados y una vez en pantalla se pueda proceder a su preaprobación, como también amplía y optimiza el proceso de auditoría y de configuración de rangos de preaprobación.
Hoy la condición estándar en SINCO ADPRO para habilitar la generación de inversión y el consumo en contratos tiene dos instancias de control: preaprobación y aprobación.
Prerrequisitos de Preaprobación contratos
- Seleccionar el proyecto sobre el cual se desea preaprobar contratos.
- Validar si se tiene configurados los rangos de preaprobación contratos.
Funcionalidad de Preaprobación contratos
Tras seleccionar el proyecto requerido siguiendo la ruta ADPRO / Contratos / Contratos / Aprobación de contratos / Preaprobación contratos. El sistema presenta en pantalla la opción para adelantar el respectivo proceso de consulta y preaprobación de contratos:
- Proyecto: ingrese el código, la descripción o parte de la misma del proyecto, y aparecerán los registros relacionados y que lógicamente contemplen el acceso al usuario.
- Contratista: al ingresar el código, la descripción del contratista o parte de la misma, aparecerán los contratistas relacionados. Se debe seleccionar el contratista a
consultar. - Contrato No.: al ingresar el código del contrato se debe oprimir la tecla consultar y
aparecerá el registro relacionado. - Fecha Inicial: al diligenciar este filtro el sistema solo listará los contratos con fecha de creación mayor o igual a la digitada en el panel de consulta.
- Por defecto el check box de Solo por preaprobar siempre aparece habilitado, por lo tanto, para visualizar un registro preaprobado se debe deshabilitar dicho filtro.
Desde la barra Filtrar Detalle es posible ubicar un registro digitando el número del contrato, parte del nombre del contratista o parte de la descripción del contrato. En esta barra se identifica el nombre del proceso de aprobación que se esté realizando, así como el proyecto en consulta.
Tener en cuenta
El sistema de aprobaciones en SINCO ADPRO está concebido para fomentar la revisión sobre los contratos generados, estableciendo la exigencia de un chequeo en estos puntos de control. Si un contrato no tiene las aprobaciones que corresponden, según la configuración que decida cada empresa, no se podría habilitar la generación de inversión y consumos sobre el registro, es decir, no es posible generar anticipos, actas y pagos.
La condición estándar en SINCO ADPRO para habilitar la generación de inversión y el consumo en contratos tiene dos instancias de control: preaprobación y aprobación, por lo tanto; los contratos generados en la aplicación deberán ser validados en cada una de ellas, comenzando con la preaprobación.
Es importante aclarar que, para deshacer el proceso de aprobación, si un registro ya tiene en firme tanto la preaprobación como la aprobación, el usuario debe retirar en primera instancia la aprobación y por último la preaprobación.
Procedimiento de consulta y preaprobación contratos
El sistema listará por defecto todos los contratos sin preaprobar que tenga el proyecto (pues el filtro por preaprobar por defecto se encuentra activo), el usuario puede visualizar el detalle del contrato dando clic en el número del registro que esté revisando. Una vez confirmada la información se debe marcar la casilla de la columna preaprobar que corresponda al contrato.
El sistema arroja un mensaje para confirmar la preaprobación en el cual es posible incluir un comentario u observación al proceso:
Tras dar clic en aceptar el sistema deja activo el símbolo de Preaprobación sobre el registro preaprobado.
Nota:
Al activar esta casilla se dará por preaprobado el contrato frente al cual se encuentre marcado el campo de preaprobar. Una vez activada esta casilla el estado del contrato cambiará de generado a preaprobado y viceversa cuando se desactive.
Finalmente nótese que en la columna de preaprobar aparece el siguiente icono 
:
Al dar clic sobre este icono el sistema genera una ventana emergente en la cual se consolida la totalidad de la línea histórica con todos los movimientos de preaprobación que tenga el contrato permitiendo auditar el estado del registro, el usuario responsable, la fecha y hora de cada movimiento de preaprobación realizado y los comentarios que se hubiesen consignado en cada caso.
Para el rango de aprobaciones
Si se configura un usuario con determinado perfil y a su vez de manera independiente se configura ese mismo perfil, el sistema tomará como configuración de restricción de preaprobación la menor de las dos.
Visualización y preaprobación simultánea de registros que pertenecen a proyectos diferentes
Debido a que el sistema de preaprobaciones de contratos es independiente para cada proyecto, el sistema carga por defecto los registros pendientes de preaprobación del proyecto de sesión y a su vez se podrán aplicar filtros de consulta para preaprobar registros en los proyectos que tenga asignados.
Para el caso de preaprobaciones móviles, es posible visualizar los registros pendientes de preaprobación asignados a un usuario y que además pertenezcan a diferentes proyectos. De esta forma, se pueden realizar aprobaciones de contratos en varios proyectos en un solo paso.
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