Preaprobación orden de compra superior
- 21 Mar 2023
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Preaprobación orden de compra superior
- Updated on 21 Mar 2023
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Esta página permite ejecutar la consulta de ordenes de compra superior en estado generado y permite adelantar su preaprobación, como también amplía y optimiza el proceso de auditoría y de configuración de rangos de preaprobación.
Prerrequisitos de preaprobación orden de compra superior
- Tener el acceso a la opción.
- Validar si se tiene configurados los rangos de preaprobación de OC Superior.
Funcionalidad de preaprobación orden de compra superior
Siguiendo la ruta ADPRO / Almacén / Compras / Orden de compra superior / Preaprobación orden de compra superior. El sistema presenta en pantalla la opción para adelantar el respectivo proceso de consulta y preaprobación de OC superior:
- Proveedor: al ingresar el código, la descripción del proveedor o parte de la misma, aparecerán los proveedores relacionados.
- Orden compra Superior: al ingresar el código de la OC superior se debe oprimir la tecla consultar y aparecerá el registro relacionado.
Por defecto el checkbox de Solo por preaprobar siempre aparece habilitado, por lo tanto, para visualizar un registro preaprobado se debe deshabilitar dicho filtro.
Desde la barra Filtrar Detalle es posible ubicar un registro digitando el número de la OC superior, parte del nombre del proveedor o parte de la descripción de la OC superior.
Procedimiento de preaprobación orden de compra superior
El sistema listará por defecto todas las OC superior sin preaprobar que tengan los proyectos (pues el filtro por preaprobar por defecto se encuentra activo), el usuario puede visualizar el detalle de la OC superior dando clic en el número del registro que se encuentre revisando. Una vez confirmada la información se debe marcar la casilla de la columna preaprobar que corresponda a la OC superior.
El sistema arroja un mensaje para confirmar la preaprobación en el cual es posible incluir un comentario u observación al proceso:
Tras dar clic en aceptar el sistema deja activo el símbolo de Preaprobación sobre el registro seleccionado.
Nota:
Al activar esta casilla se dará por preaprobada la OC superior frente a la cual se encuentre marcado el campo de preaprobar. Una vez activada esta casilla el estado de la OC superior cambiará de generada a preaprobada y viceversa cuando se desactive.
La condición estándar de ADPRO para habilitar la creación de entradas de almacén sobre una orden de compra tiene 2 instancias de control: preaprobación y aprobación, por lo tanto toda OC Superior generada sobre la aplicación deberá ser validada en ambas instancias, iniciando con la Preaprobación.
Finalmente nótese que en la columna de preaprobar aparece el siguiente icono 
:
Al dar clic sobre este icono el sistema genera una ventana emergente en la cual se consolida la totalidad de la línea histórica con todos los movimientos de preaprobación que tenga la OC superior permitiendo auditar el estado del registro, el usuario responsable, la fecha y hora de cada movimiento de preaprobación realizado y los comentarios que se hubiesen consignado en cada caso.
Para el rango de aprobaciones
Si se configura un usuario con determinado perfil y a su vez de manera independiente se configura ese mismo perfil, el sistema tomará como configuración de restricción de preaprobación la menor de las dos.
Detalle OC: este ícono permite ver el detallae de la OC asociada a la OC superior y llevar a cabo también su impresión.
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