Preaprobación ordenes de compra

El sistema de aprobaciones en ADPRO funciona para hacer una revisión sobre las compras generadas, estableciendo de esta forma la exigencia de chequeo en estos puntos de control.

Si una compra no tiene las aprobaciones que correspondan según la configuración del cliente, no es posible habilitar la generación de inversión sobre el registro, en otras palabras no es posible generar entradas y por ende pagos.

La condición estándar de ADPRO para habilitar la generación de inversión en compras es de 2 instancias de control: pre-aprobación y aprobación, por lo tanto; toda compra generada sobre la aplicación deberá ser validado en ambas instancias, iniciando con la pre-aprobación.

Prerrequisitos de preaprobación ordenes de compra

• En la operación de esta funcionalidad se debe tener en cuenta que la pre-aprobación de ordendes de compra es independiente para cada proyecto, por lo tanto; al iniciar la función el sistema siempre carga por defecto el proyecto de sesión; si se desea realizar la pre-aprobación de OC en un proyecto diferente al de sesión, se debe establecer el respectivo filtro de consulta.
• Configuración de rangos de pre-aprobación sobre cada usuario.

Funcionalidad de preaprobación ordenes de compra

Una vez definido y seleccionado el proyecto sobre el cual se desea realizar la pre-aprobación de OC, el usuario debe seguir la ruta ADPRO/Almacén/Compras/ Aprobación ordenes de compra/Pre-aprobación ordenes de compra:

• Proyecto: ingrese el código, la descripción o parte de la misma del proyecto y aparecerán los registros relacionados y que lógicamente contemplen el acceso al usuario.
• Proveedor: ingrese el código, la descripción o parte de la misma del proveedor y aparecerán los proveedores relacionados, seleccione el proveedor que necesite consultar.
• Número OC: ingrese el número de la orden de compra que desee consultar, oprima la tecla consultar y aparecerá el registro relacionado.
• Fecha Inicial: al diligenciar este filtro el sistema solo listará las compras con fecha de inicio mayor o igual a la digitada en el panel de consulta.

Por defecto el check box de Solo por Pre-aprobar siempre aparece habilitado, por lo tanto; para visualizar un registro pre-aprobado se debe deshabilitar dicho filtro.

Adicional a estos filtros en la barra superior de consulta se puede ubicar un registro de manera alfanumérica es decir, digitando el número de la orden de compra o parte del nombre del proveedor.

Procedimiento de preaprobación ordenes de compra

Al ingresar a la función de pre-aprobación de ordendes de compra, el sistema listará por defecto todas las OC sin pre-aprobar que tenga el proyecto, el usuario puede visualizar el detalle de la misma dando clic en el número del registro que esté revisando. Una vez confirmada la fecha y valor, marque la casilla de la columna Preaprobar que corresponda a la OC.

El sistema arroja un mensaje para confirmar la pre-aprobación en el cual es posible incluir un comentario u observación al proceso:

En caso que la configuración establecida por la empresa se encuentre predeterminada para que no permita pre-aprobar o aprobar ordenes de compra que no cuenten con su asignación presupuestal al 100%, el sistema bloqueará la aprobación generando la siguiente alerta:

Para ello, se debe ir a la Asignación ordenes de compra para realizar el respectivo proceso y a partir de ahí realizar la pre-aprobación.

Tras dar clic en aceptar el sistema deja activo el símbolo de Preaprobar sobre el registro pre-aprobado.

Finalmente nótese que en la columna de Preaprobar aparece el siguiente icono :

Al dar clic sobre este icono el sistema genera una ventana emergente en la cual se consolida la totalidad de la línea histórica con todos los movimientos de la OC permitiendo auditar el estado del registro, el usuario responsable, la fecha y hora de cada movimiento realizado y los comentarios que se hubiesen consignado en cada caso.