Programación y Aprobación de actas

Esta pantalla ofrece la posibilidad de llevar a cabo la consulta de las actas por contratos registradas en el sistema, una vez ejecutada dicha consulta es posible realizar dos procesos, el primero consiste en la programación de fechas estimadas para el pago de las actas y el segundo permite aprobar las actas que ya se encuentren programadas.

Esta opción permite realizar ambos controles (Programación y Aprobación) en una sola pantalla.

Prerrequisitos de Programación y Aprobación de actas

• En la operación de esta funcionalidad se debe tener en cuenta que la Programación y Aprobación de actas es independiente para cada proyecto, por lo tanto, al iniciar la función el sistema siempre carga por defecto el proyecto de sesión; si se desea realizar la Programación y Aprobación de actas en un proyecto diferente al de sesión, se debe establecer el respectivo filtro de consulta.
• Configuración de las semanas de pago desde la ruta ADPRO/Mantenimiento/CONFIGURACION/Generación Semanas.
• Validar si se tiene configurados los rangos de aprobación Actas.

Funcionalidad de Programación y Aprobación de actas

Una vez definido y seleccionado el proyecto sobre el cual se desea realizar la programación y aprobación de actas, el usuario debe seguir la ruta ADPRO/Contratos/Cortes de Proyecto/Programación y Aprobación de actas.

• Proyecto: ingrese el código, la descripción o parte de la misma del proyecto y aparecerán los registros relacionados y que lógicamente contemplen el acceso al usuario.
• Contratista: ingrese el código, la descripción o parte de la misma del contratista y aparecerán los contratistas relacionados, seleccione el contratista que necesite consultar.
• Factura: digite el número de la factura relacionada en el acta.
• Fecha inicial: al diligenciar este filtro el sistema solo listarán las actas con fecha de creación mayor o igual a la digitada en el panel de consulta.
• Por defecto el check box de Solo por Programar y Aprobar siempre aparece habilitado, por lo tanto; para visualizar un registro ya programado y aprobado se debe deshabilitar dicho filtro.

Desde la barra Filtrar Detalle es posible ubicar un registro digitando el número del contrato, parte del nombre del contratista o Tipo de acta. En esta barra se identifica el nombre del proceso deprogramacion y aprobación que se esté realizando, así como el proyecto en consulta.

Procedimiento de programación y aprobación de actas

Al ingresar a la función de programación y aprobación de actas el sistema listará por defecto todas las actas sin programar y aprobar que tenga el proyecto, el usuario puede visualizar el detalle del acta dando clic en el número del registro que esté revisando. Una vez confirmada la semana y fecha estimada de pago, marque la casilla de la columna Porgramar y Aprobar que corresponda al acta.

El sistema arroja un mensaje para confirmar la programación y aprobación en el cual es posible incluir un comentario u observación al proceso:

Tras dar clic en aceptar el sistema deja activo el símbolo de programación y aprobación sobre el registro programado y aprobado.

Finalmente nótese que en la columna de aprobar aparece el siguiente icono :

Al dar clic sobre este icono el sistema genera una ventana emergente en la cual se consolida la totalidad de la línea histórica con todos los movimientos del acta permitiendo auditar el estado del registro, el usuario responsable, la fecha y hora de cada movimiento realizado y los comentarios que se hubiesen consignado en cada caso.