Programación y aprobación de anticipos

Esta pantalla ofrece la posibilidad de llevar a cabo la consulta de los anticipos por tercero registrados en el sistema, una vez ejecutada dicha consulta es posible realizar dos procesos, el primero consiste en la programación de fechas estimadas para el pago de los anticipos de almacén y el segundo permite aprobar los registros.

En el esquema estándar de ADPRO existen dos instancias de control para remitir al módulo Financiero y generar el proceso de causación y pago de los anticipos por tercero generados desde el sub módulo de almacén de los diferentes proyectos, las dos instancias de control son Programación y Aprobación de anticipos.

En esta opción se listarán los anticipos para aprobar que cuenten con la programación y también anticipos que se encuentren simplemente generados y así poder establecer tanto la fecha de programación como la aprobación del documento.

Prerrequisitos de Programación y Aprobación de anticipos

• En la operación de esta funcionalidad se debe tener en cuenta que la Programación y Aprobación de anticipos es independiente para cada proyecto, por lo tanto, al iniciar la función el sistema siempre carga por defecto el proyecto de sesión; si se desea realizar la Programación y Aprobación de anticipos en un proyecto diferente al de sesión, se debe establecer el respectivo filtro de consulta.
• Configuración de las semanas de pago desde la ruta ADPRO/Mantenimiento/CONFIGURACION/Generación Semanas.

Funcionalidad de Programación y Aprobación de anticipos

Una vez definido y seleccionado el proyecto sobre el cual se desea realizar la programación y aprobación de anticipos, el usuario debe seguir la ruta ADPRO / Almacén / Anticipos / Aprobación anticipos / Programación y Aprobación anticipos:

• Proyecto: ingrese el código, la descripción o parte de la misma del proyecto y aparecerán los registros relacionados y que lógicamente contemplen el acceso al usuario.
• Proveedor: ingrese el código, la descripción o parte de la misma del proveedor y aparecerán los proveedores relacionados, seleccione el proveedor que necesite consultar.
• Fecha Inicial: al diligenciar este filtro el sistema solo listará los anticipos con fecha de creación mayor o igual a la digitada en el panel de consulta.

Por defecto el check box de Solo por Programar y Aprobar siempre aparece habilitado, por lo tanto; para visualizar un registro ya programado y aprobado se debe deshabilitar dicho filtro.

Adicional a estos filtros en la barra superior de consulta se puede ubicar un registro de manera alfanumérica, es decir; digitando el número del anticipo o parte del nombre del proveedor.

Procedimiento de programación y aprobación de anticipos

Al ingresar a la función de programación y aprobación de anticipos el sistema listará por defecto todas los anticipos sin programar y aprobar que tenga el proyecto, el usuario puede visualizar el detalle del mismo dando clic en el número del registro que esté revisando. Una vez confirmada la semana y fecha estimada de pago, marque la casilla de la columna Porgramar y Aprobar que corresponda al anticipo.

El sistema arroja un mensaje para confirmar la programación y aprobación en el cual es posible incluir un comentario u observación al proceso:

La semana de pago es un campo editable según se requiera y al cambiar la semana, el sistema automáticamente establecerá la fecha de pago en virtud de la configuración de semanas generada por la empresa.

Finalmente nótese que en la columna de programar y aprobar aparece el siguiente icono :

Al dar clic sobre este icono el sistema genera una ventana emergente en la cual se consolida la totalidad de la línea histórica con todos los movimientos del anticipo permitiendo auditar el estado del registro, el usuario responsable, la fecha y hora de cada movimiento realizado y los comentarios que se hubiesen consignado en cada caso.