Proyección

Las variaciones presupuestales bien sea por efecto de agentes internos o externos al desarrollo del proyecto de construcción pueden ser mitigadas, más no eliminadas definivamente, ante está situación y entendiendo el control presupuestal como un proceso dinámico, SINCO ADPRO ofrece una serie de herramientas de proyección para responder a las diferentes situaciones que durante la ejecución del proyecto pueden derivar en necesidades de realizar ajustes y/o balances al presupuesto.

Preajustes

Esta funcionalidad permite realizar preajustes a los presupuestos de cada uno de los proyectos registrados en SINCO ADPRO y asegurar que solo se impacten los valores estimados de proyección cuando dichos ajustes hayan sido aprobados.

El esquema de preajustes opera igual que los ajustes de proyección. Es decir, por cada una de las funciones de ajustes estándar que a la fecha existen en SINCO ADPRO (salvo el ajuste masivo de presupuesto), se tiene una opción de preajuste a través de la cual es posible efectuar modificaciones al presupuesto preproyectado; de esta forma, la afectación del control quedará sujeta a la aprobación de dicho preajuste.

La correcta implementación de las funciones de preajustes conlleva un cambio conceptual y de revisión de los perfiles de usuario para el manejo de la proyección en SINCO ADPRO. Por ello, la buena práctica recomendada y comúnmente aceptada es que exista un perfil encargado de la aprobación de los preajustes diferente a quien los realiza, ya que si un mismo usuario ejecuta ambos procesos, la finalidad de la aprobación de los preajustes quedaría desdibujada.

Es muy importante tener claro que cuando se tiene creado un preajuste, para continuar realizando bien sea nuevos ajustes de proyección o nuevos preajustes sobre la misma relación ítem insumo, se debe definir el estado del preajuste en decir, se debe aprobar, rechazar o eliminar; en otras palabras la definición del estado del preajuste se convierte en un prerrequisito para generar nuevos movimientos de proyección.

Finalmente es importante resaltar que el uso de preajustes no es un proceso obligatorio en la operación y manejo de proyecciones, su uso e incorporación al proceso operativo de control es discrecional para cada empresa.

Ajustes

Los ajustes de proyección permiten realizar variaciones presupuestales le bajo criterio sobre los ítems e insumos presupuestales y afectan directamente el concepto o rubro Proyectado dentro del control de proyecto. Éstos se usan para modificar tanto cantidades como precios según lo que los resultados obtenidos en los controles de la ejecución del proyecto. Para realizar el proceso de ajustes el usuario se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

Configuración de tipos y causas de proyecciones (ajustes)

Previamente a la generación de ajustes o movimientos de proyección, en primer instancia se deben configurar los diferentes tipos de ajustes presupuestales desde la opción ADPRO / Proyección / Configuración / Causas y tipos de Ajustes / Tipos de ajustes.

Los tipos de ajuste son empleados para la caracterización y seguimiento de las causas de ajuste de proyección, está configuración permite un nivel adicional de análisis y consolidando las causas de ajuste por tipo en el informe localizado en la ruta ADPRO / Proyección / Informes / Informe de diferencia.

Finalmente desde la opción ADPRO / Proyección / Configuración / Causas y tipos de ajuste / Causas de ajuste de presupuesto. se debe adelantar la segunda configuración requerida, en este caso se debe realizar la definición de las causas que podrán ser aplicables en el momento de realizar ajustes al presupuesto desde las diferentes opciones de ajustes y preajustes de proyección.

Alcance general de las diferentes opciones de proyección

Ajuste por ítems

En esta función es posible llevar a cabo la consulta y creación de ajustes (adiciones o disminuciones), tanto en cantidad como en valor para los diferentes insumos contenidos en las respectivas actividades del presupuesto. Video de apoyo.

Ajuste por insumos

En esta función es posible llevar a cabo la consulta y creación de ajustes (adiciones o disminuciones), tanto en cantidad como en valor para los diferentes insumos del proyecto. Video de apoyo.

Ajuste por actividades terminadas

Este ajuste permite igualar tanto en cantidad como en valor el Proyectado con lo Consumido para actividades terminadas. Video de apoyo.

Ajuste por asegurados

Con esta funcionalidad se permite el ajuste general del presupuesto proyectado tomando como referencia básica los registros a nivel de insumo e ítem que tengan cantidades aseguradas y a su vez que presenten diferencias en cantidad, en valor, ó ambos respecto a la proyección. Video de apoyo.

Ajuste por consumidos

Con esta funcionalidad se permite el ajuste general del presupuesto proyectado tomando como referencia básica los registros a nivel de insumo e ítem que tengan cantidades consumidas y a su vez que presenten diferencias en cantidad, en valor, ó ambos respecto a la proyección. Video de apoyo.

Ajuste por cantidad de actividad

En esta función es posible llevar a cabo la consulta y creación de ajustes (adiciones o disminuciones) en las cantidades a ejecutar a nivel de cada actividad presupuestal. Al realizar este tipo de ajuste el sistema distribuirá la cantidad ajustada sobre las cantidades unitarias de los insumos que componen el APU del ítem partiendo del rendimiento de cada insumo. En la realización del ajuste por cantidad de actividad se debe tener en cuenta que el sistema toma únicamente los rendimientos unitarios ingresados bien sea desde presupuestos o desde el ajuste de especificación de unitarios. Video de apoyo.

Ajuste por especificación de unitarios

Desde esta función se realiza el ajuste de proyección cuando se origina por cambios en la composición unitaria en las actividades del presupuesto, pueden ser cambios de modificación, adición, eliminación de cantidades o de insumos.

La principal finalidad de este ajuste es permitir ajustar o definir los rendimientos unitarios de los insumos en el ítem. Video de apoyo.

Ajuste masivo de presupuesto

Esta función ofrece la posibilidad de llevar a cabo ajustes presupuestales porcentuales en valor de forma masiva, aplicando criterios tales como: todo el presupuesto, pendiente por asegurar, pendiente por consumir y pendiente por invertir, y su aplicación se puede realizar por insumo, por tipo de insumo, por agrupación, por todos los insumos, etc. Video de apoyo.

Ajuste masivo de precio por insumo

Desde esta función es posible realizar masivamente el ajuste del precio proyectado para los insumos en los cuales la cantidad pendiente por asegurar sea mayor a cero. Video de apoyo.

Consideraciones generales

Como se ha evidenciado SINCO ADPRO ofrece diferentes modalidades para el ajuste presupuestal, sin embargo, existen unas consideraciones comunes que deben ser tenidas en cuenta:

Generar control

Antes de realizar ajustes presupuestales es necesario realizar el procedimiento de generar control para recalcular y obtener una consulta actualizada con los movimientos efectuados sobre el proyecto.

Causa

Todo ajuste debe tener una causa asignada. Las causas se configuran previamente en la ruta: ADPRO / Proyección / Configuración / Causas y tipos de Ajustes / Causas de ajuste de presupuesto. En virtud de la configuración de la causa seleccionada el sistema permitirá la modificación de cantidad, valor o de ambas variables.

Fecha de ajuste

Por defecto este campo aparece bloqueado y corresponde a la fecha de generación del ajuste, esta fecha condiciona el momento para impactar los informes de control en materia de proyección.

Fecha de novedad

Por defecto en este campo aparece la fecha del día en que se está realizando del ajuste, esta fecha puede modificarse, pero en nada afecta el mes de afectación del ajuste para el control de costos, el mes de afectación será efectivamente el mes en que se realiza cada ajuste, esta fecha alimenta directamente el campo fecha de novedad en el informe de ajustes de presupuestos en la Ruta: ADPRO / Proyección / Informes / Auditoría de preajustes y ajustes; y es una fecha informativa del detalle de día de aplicación del ajuste.

Comentario

Los comentarios son obligatorios para realizar un ajuste de proyección, en este campo se deben registrar los comentarios que se presenten al momento de realizar el ajuste y que permitan adelantar un posterior seguimiento.