Radicación de correspondencia entrante

Radicación de correspondencia entrante

Desde la ruta: SGD/Correspondencia/ENTRANTE/Correspondencia entrante se encuentra el formulario de registro de la correspondencia donde, al inicio del campo tipos de correspondencia, el sistema permitirá seleccionar los tipos de correspondencia activos y creados con la clase entrante.

Radicación de correspondencia entrante con flujo programado

Desde la ruta SGD/Correspondencia/ENTRANTE/Correspondencia entrante, se encuentra el formulario de registro de la correspondencia. Cuando se trata de un tipo correspondencia al que ha sido previamente configurado un flujo programado, por ejemplo: Facturas, será posible direccionar el documento al responsable del primer paso del flujo, seleccionándolo de una lista desplegable. Además, a través de la asignación de descriptores se podrán agregar nuevos campos que complementen la información del formulario de registro.

La recuperación de descriptores en el momento del registro solo será posible si el tipo de correspondencia ha sido vinculado a una tipología documental de las TRD. Tenga en cuenta la precedencia de los descriptores que use, pues estos datos serán incluidos como campos de búsqueda para la recuperación de información.

El sistema permite realizar procesos de verificación de descriptores, con el objetivo de evitar la duplicidad de radicados. Es decir, si se intenta radicar el mismo consecutivo para una factura, el sistema alertará indicando el descriptor repetido y el mensaje de validación, esto garantiza un mayor control en los procesos de correspondencia.

Al finalizar la radicación, el sistema a través de una ventana emergente genera el radicado con las siguientes características.

En esta ventana se mostrará el número de radicado de la comunicación, podrá realizar la impresión del sticker en el botón

; y se podrá adjuntar la imagen de la correspondencia desde su ordenador, a través de la opción Examinar y Adjuntar, o también digitalizar la comunicación, seleccionando las opciones de calidad y haciendo clic en el botón Digitalizar. Asimismo, es posible adjuntar documentos adicionales a la comunicación en la opción Anexos, con la cual se podrán cargar archivos en diferentes tipos de formato.

Tenga en cuenta que el proceso de digitalización podrá variar de acuerdo a las características y software del scanner, la configuración de resolución y formato del archivo.

Radicación de correspondencia por redistribución

Para radicar bajo un tipo de correspondencia que anteriormente haya sido configurado para radicación por redistribución, se debe seleccionar un tipo

Digitalizar imágenes a la correspondencia

Una vez radicada una correspondencia y se guarde el sistema automáticamente abrirá un nuevo modal llamado 'Completar correspondencia' en cual podrá realizar la digitalización de la imagen de la correspondencia y los anexos, será posible adjuntar documentos e imprimir el sticker, adicional como nueva funcionalidad será posible comprimir las imágenes para que los archivos se carguen al sistema con un peso inferior al real.

Para iniciar la digitalización de imágenes de clic sobre el botón '+ Escanear', el cual realizará la validación de si esta instalado el programa SincoScan, al no estar instalado el sistema notificará la inconsistencia e indicará como se debe instalar.

Después de ser instalado el programa requisito para la digitalización será posible iniciar con el proceso, para cambiar la configuración del escáner de clic en el botón 'Parámetros escáner', el cual abrirá un nuevo modal que permitirá modificar la configuración para la digitalización.

Cuando ya se hayan definido los parámetros requeridos para la digitalización el sistema brinda dos opciones para guardar:

1- Guardar los parámetros del escáner como preferencias para el usuario, es decir, una vez se guarde el sistema tomará esa configuración siempre que el usuario de sesión vaya realizar una digitalización.

2- Guardar los parámetros del escáner únicamente para la digitalización actual.

Después de realizada la digitalización en el visor podrá visualizar cada una de las imágenes digitalizadas.

Una vez digitalizadas las imágenes es posible realizar diferentes acciones, como rotarlas con el ícono , eliminarlas con el ícono y visualizarlas en el tamaño real a través del ícono .

Al hacer clic en la lupa, se desplegará una vista aumentada de la imagen, para cerrar esta visualización, realice clic en la tecla ESC o haga clic en la X que se encuentra en la parte inferior.

En caso tal de requerir una eliminación múltiple de imágenes del visor existe un botón , el cual como su nombre lo indica elimina del visor las imágenes que se han seleccionado previamente, tenga presente que este botón solo se activará cuando se haya seleccionado una imagen.

Para seleccionar las imágenes puede hacer clic sobre cualquiera de ellas o seleccionar cualquier espacio vacío del visor y arrastrar el cursor encima de las imágenes para generar el rectángulo de selección similar a la versión anterior.

Para deseleccionar imágenes, solo haga cic sobre estas nuevamente y dejarán de hacer parte de la selección.

Adjuntar documentos a la correspondencia

Una de las opciones para adicionar documentos a la correspondencia es adjuntarlos directamente desde el equipo. Para realizar este proceso seleccione la pestaña 'Adjuntar' en la cual para agregar los documentos tiene dos opciones, realizar clic en o seleccionando el archivo desde el equipo y arrastrandolo directamente al visor.

Una vez se haya seleccionado los documentos a cargar el sistema los listará permitiendo realizar dos acciones, editar el nombre del documento a través de ícono y eliminar el documento de la lista con el ícono .

Cargar documentos a la correspondencia

Para cargar los documentos a la correspondencia se brindan dos opciones, cargar un unico documento como imágen de la correspondencia o cargar uno o múltiples archivos como anexos. Por esto, en el modal de completar correspondencia se visualizan dos botones llamados 'Subir documento' y 'Subir anexos'.

Ahora es posible antes de realizar la carga de los documentos comprimir las imágenes, es decir, carga con un peso y calidad inferior al servidor el documento que se desea guardar. Para realizar la acción de comprimir es necesario que antes de cargar el documento seleccione el check llamado 'Comprimir imágenes'.

Después de seleccionado el check de comprimir imágenes y subir el documento ya sea como anexo o imagen de la correspondencia, al abrir y consultar el archivo cargado, el sistema indicará que anteriormente el documento fue comprimido.