Radicación de correspondencia interna a través del complemento Excel

Para realizar el registro de un formato a través del complemento Excel como una correspondencia interna, se requieren de varias configuraciones que interactúan con el módulo de SINCO SGC, adicional a las configuraciones previas en SINCO SGD que habilitará la opción de diseño del formato desde MS Excel.

Configuraciones previas complemento Excel

Registro de formatos en SINCO SGC

Seleccione la caracterización sobre la cual vinculará el formato de registro de la correspondencia interna, esto desde la ruta: SGC/Documentación/Caracterizaciones de proceso/Registro y consulta de procesos.

Cuenta con dos opciones para el registro de un formato, la primera es agregar un formato nuevo al proceso seleccionado, o puede tomar un formato ya creado y crear una nueva versión.

Tenga en cuenta que, en caso de seleccionar la opción crear una nueva versión, se debe abrir el formato a editar y hacer clic sobre el botón Nueva versión, esta opción solo estará disponible si el subproceso se encuentra en estado de registro.

Registro de subserie en SINCO SGD

El ingreso a la opción se hace a través de la ruta SGD/Retención Documental/Política de retención documental. Es necesario que se parametrice a nivel de subserie la ubicación en donde se almacenarán los formatos del registro de la correspondencia interna.

Para que la integración sea efectiva, la subserie debe tener como medio de conservación la categoría documento electrónico. En disposición final debe ir la opción digitalización.

Diseño del formato a través del complemento excel

Ingreso al complemento

El ingreso a esta opción se hace a través de la siguiente ruta: Microsoft Excel/Pestaña SINCO ERP.

En la ventana emergente ingrese el usuario y contraseña de SINCO ERP, así mismo seleccione la empresa y sucursal. Luego de clic en el botón ingresar ubicado en la barra de menú, el sistema informará que ha ingresado al complemento.

Una vez haya ingresado Excel desplegará los nuevos menús que hacen parte del complemento y los datos del usuario registrado.

Registro y creación del formato

Como requisito del sistema de gestión de calidad y basado en el procedimiento de creación de documentos, cada formato debe llevar la fuente y tamaño definido por la organización.

Una vez se encuentre en el complemento, de clic en la pestaña SGD para ingresar a la opción de diseño.

Registro de proceso y series

Para el diseño y creación es prerrequisito que el formato ya se encuentre en estado de registro en el módulo SGC, teniendo en cuenta que en este punto el complemento trae el proceso que ha sido registrado en calidad.

Para iniciar se deben llamar los siguientes campos:

• Subserie: El sistema desplegará las opciones de las subseries con sus precedentes de Dependencia/Serie, tal como han sido creadas previamente en el SGD.

• Subproceso: El sistema permitirá seleccionar el subproceso sobre el cual se realizó el registro del formato en el SGC.

• Formato: Corresponde al nombre del formato creado tal como ha sido registrado en el SGC.

Diseño de formato

Para iniciar el diseño del formato de clic en Diseñar, automáticamente se abrirá una nueva página. Tenga en cuenta que esta página debe tener el nombre de formato, lo que permitirá continuar con el diseño.

Para iniciar de clic en el botón 'VER' que despliega una ventana emergente con el nombre diseñador de elementos, que permite incluir los campos de descriptores al formato.

Esta ventana contiene las siguientes pestañas:

• Elementos: Permite agregar o eliminar descriptores al formato, y asignarle características especiales como orientación de las celdas, la obligatoriedad de diligenciamiento o si es el descriptor principal del formato.

• Descriptores: A través de esta pestaña será posible crear nuevos descriptores para poder asignarlos al formato en creación. Estos descriptores podrán ser consultados en el maestro de descriptores de SINCO SGD.

• Fuentes externas: Una fuente externa busca crear una lista desplegable de datos que se visualizarán al momento de crear el descriptor y ser asignado a la política, de este modo, al momento del registro se desplegarán las opciones que se hayan creado dentro de ésta.

  Se puede eliminar una fuente externa desde que no se haya utilizado en ningún descriptor o exista un registro relacionado.

• Editar elementos: Permite observar la ubicación de los descriptores por celda, tabla y fila, así como editar cuáles son obligatorios o qué descriptor ha sido definido como principal.

##### Creación y asignación de descriptores

Al iniciar la creación del formato es importante tener en cuenta que se deben guardar las filas y columnas que se ocuparán en el encabezado, así como reservar una o más columnas que se consideren necesarias hacia la izquierda puesto que, para la ubicación de los descriptores, el sistema utiliza una columna a la izquierda si se trata de una orientación horizontal.

Una vez seleccionada la celda se podrá iniciar la asignación de descriptores, de acuerdo al diseño del formato. Desde la ventana diseñador de elementos ubicada en la pestaña de elementos, se debe llamar la categoría y el descriptor de acuerdo a la información que se desea recuperar.

Al seleccionar la categoría y el descriptor, el sistema permite asignar algunos atributos de acuerdo a las características del elemento:

• Orientación: El sistema tiene por defecto la orientación horizontal para la asignación de descriptores, sin embargo, si requiere que éste sea de tipo vertical, solo se debe retirar el check en esta casilla.
• Obligatorio: Al seleccionar esta opción se indica que el descriptor configurado debe ser diligenciado obligatoriamente o de lo contrario el sistema no permitirá realizar el registro del formato.
• Descriptor principal: Implica que la información de registro de este descriptor, será el complemento del nombre dado al formato y una llave de búsqueda principal.

Una vez configurados estos atributos, realice clic en el botón 'Insertar elemento', el sistema lo agregará en la celda seleccionada. De ser requerida la eliminación de un descriptor, seleccione la celda de color abra el diseñador de elementos en la pestaña de elementos y de clic en el botón 'Eliminar elemento'.

Fuentes externas

Para crear una nueva fuente externa es necesario asignar un nombre en el campo de 'Agregar(*)', luego seleccionarlo en el listado y, por último es necesario ingresar los datos que componen la fuente externa creada.

Creación de tablas

Para la asignación de una tabla dentro del formato seleccione la pestaña 'Crear tabla'.

En esta opción es posible definir los descriptores según las categorías que serán asignadas como columnas a la tabla.

• Categoría: Se debe seleccionar la categoría de los descriptores, la cual se convertirá en la fuente de datos para la asignación de descriptores como columna a la tabla.

• Descriptores: Datos que han sido configurados en una categoría por fuentes externas o desde el ERP, y serán aquellos que se podrán agregar como descriptor a una columna en la tabla, con solo dar clic en el botón

• Nombre de la tabla( * ): El sistema exige la asignación de un nombre a la tabla como medio de identificación, sin embargo, ésta se puede ocultar una vez sea asignada al formato durante del proceso de edición.

• Cantidad de filas( * ): Todas las tablas que se configuren en el complemento deben tener definidas las cantidad de filas que llevará el formato, teniendo en cuenta que una vez creado y aprobado en el SGC no será posible agregar más filas durante el registro por el usuario final.

Una vez asignados los descriptores como columnas de la tabla, es posible editar dando clic derecho sobre la ventada del listado:

• Eliminar: Retirar la columna de la tabla.

• Subir y bajar: Reorganizar las columnas de la tabla de acuerdo a su necesidad, sin requerir la eliminación el descriptor.

• Crear columna vacía: Agregar una columna para registro de datos de forma manual, sin ser descriptor.

Para agregar la tabla se debe seleccionar la celda en el formato donde se requiere inicie la tabla y dar clic en el botón 'Insertar Tabla'.

El título de la tabla se podrá ocultar, así como también se podrá editar el título de las columnas vacías o aquellas que vienen de descriptores, sin que esto genere error en el registro.

Tenga presente que en el espacio donde quede asignado el descriptor (Celda de Color), no se podrán editar, eliminar o combinar celdas.

Al formato de la tabla ya creada se le pueden agregar atributos tradicionales de Excel, como cambiar el tipo de fuente, combinar títulos, ajustar tamaño de las celdas (Columnas y Filas), agregar formulas, entre otras categorías.

Una vez ajustado el formato al diseño requerido, es importante dar clic en el botón guardar , ubicado en la pestaña SGD de Excel, al hacer clic en el botón se valida que no se han cometiendo errores en la asignación de descriptores o edición del formato.

En ese momento se debe dar clic nuevamente en el botón guardar

, y el sistema notificará si desea guardar la plantilla actual; al dar clic en SI, el sistema informará el formato se guardó correctamente.

Si hay algún error en la asignación de descriptores o en la creación de las tablas, el sistema notificará que no es posible guardar el formato.

Una vez ha finalizado la edición y se ha guardado el formato, se debe regresar a la pestaña SGD. Para confirmar y ver el estado del diseño, se debe desplegar el menú de la opción VISTA y seleccionar la opción Prevalidación.

En este momento, el sistema confirma si se desea pasar al estado de Prevalidación. Al dar clic en Sí, el sistema vuelve a abrir el formato.

En prevalidación es necesario probar que los campos de descriptores llamen los datos registrados por fuente de datos externas, o aquellos que son configurados del ERP, así como cada uno de los campos abiertos. Si al realizar la prueba el sistema informa que una celda está protegida o bloqueada, se debe regresar a la opción Edición para desbloquear las celdas.

Al regresar el sistema notifica si se desea volver a la edición. Al dar clic en Sí en la ventana emergente regresará a la página de edición.

Para desbloquear las celdas de diligenciamiento abierto, se deben seleccionar e ir a la opción ACCIONES y seleccionar 'Desbloquear Celda'.

El sistema confirmará que las celdas han sido desbloqueadas, y en este momento se debe dar clic de nuevo en el botón Guardar , y luego seleccionar de nuevo la opción VISTA/Prevalidación.

En el estado de prevalidación una vez se han validado todos los campos y descriptores, se debe dar clic en la opción 'VALIDAR FORMATO', momento en el que finaliza el diseño en el complemento Excel y se realiza el vínculo final con el SGC, donde queda integrado al área el formato creado al subproceso.

Si el formato ha sido correctamente creado, el sistema informa que las validaciones son correctas y se puede cerrar el formato, regresando a la pestaña SGD y dando clic en el botón cerrar. Así se podrá iniciar la creación de uno nuevo.

Si las validaciones no son correctas, el sistema notificará qué está ocurriendo. Si hay errores en la asignación de descriptores o datos, no permitirá finalizar hasta tanto no se verifique el formato a través de la opción Edición.

Aprobación formato en SINCO SGC

Para poder hacer uso del formato configurado anteriormente, es necesario realizar unas aprobaciones el módulo SINCO SGC, con el fin de que el formato registrado inicialmente quede vigente y disponible para ser utilizado.

Para realizar la aprobación siga los siguientes pasos:

1- Ingrese a la ruta SGC/Documentación/Caracterizaciones de proceso/Registro y consulta de caracterizaciones de procesos, seleccione la caracterización sobre la cual se realizó la creación del formato e ingrese al formato.

2- Una vez abierto el formato verifique que el documento se encuentre adjunto, que cuente con responsable de revisión, luego de clic en 'Para revisión' y acepte la confirmación.

3- Para realizar la preaprobación del formato es necesario que se conozca que usuario está incluido dentro del cargo configurado para la revisión del formato, una vez identificado quien realiza la preaprobación y aprobación del formato ingrese a la ruta SGC/Documentación/Control documental/Revisión y aprobación de documentos.

4- Seleccione en tipo de documento 'Formato' y de clic en 'Consultar', automaticamente el sistema listara los formatos disponibles para la preaprobación o aprobación.

5- Seleccione el check que se encuentra en la columna 'Revisión' y para finalizar de clic en 'Guardar'. Una vez se realice la preaprobación del formato este quedará disponible para realizar la aprobación del formato.

6- Como ultimo paso para que el formato se encuentre vigente y pueda ser utilizado para radicar correspondencia en SINCO SGD, es necesario realizar la aprobación, seleccionando el check en la casilla de la columna aprobación y finalizando con clic en 'Guardar'.

Después de la aprobación el formato queda en estado 'Vigente' queda disponible para ser utilizado en SINCO SGD.

Configuración tipo de correspondencia

Para finalizar el proceso de configuración de los formatos del complemento Excel y así poder realizar la radicación, es necesario configurar un tipo de correspondencia de clase interna al cual se le debe de asignar la subserie configurada anteriormente, así mismo es necesario configurar un flujo de correspondencia para realizar tramite dentro de la compañia.

Configuración Tipo de correspondencia

Configuración Flujo programado

Registro de correspondencia desde complemento Excel

Esta integración permite el trámite de formatos del sistema de gestión de calidad a través del diligenciamiento por complemento Excel, vinculado a un flujo programado de correspondencia interna desde SINCO SGD.

A partir de la definición de los formatos que harán parte del complemento y la instalación de este en cada uno de los equipos de los usuarios, se habilita una nueva pestaña en Excel llamada SINCO ERP, desde la cual podremos ingresar a SINCO haciendo clic en Iniciar Sesión.

Esta acción despliega el modal de ingreso a SINCO ERP, donde debe ingresar los datos de sesión y seleccionar ingresar.

El sistema confirmará el ingreso a la aplicación

Una vez se ingresa, se habilita la nueva pestaña SGD, al hacer clic en ella se despegarán las opciones para seleccionar el formato a diligenciar.

• Subproceso: Corresponde al subproceso del sistema de gestión de calidad al cual pertenecen los formatos integrados.

• Formato: Listado de formatos que hacen parte del subproceso y que están disponibles para diligenciar.

Al seleccionar el formato, se debe hacer clic en la opción Abrir, acción que despliega una nueva hoja de Excel con la información lista para diligenciar, conforme con los campos configurados, que podrán ser descriptores o campos abiertos.

Después de diligenciar los datos requeridos, para dar inicio al flujo de aprobaciones, se debe regresar a la pestaña SGD y seleccionar el ícono , así el sistema solicitará una confirmación para guardar el formato.

Después de confirmar que se desea guardar el formato, el sistema abre un modal para seleccionar al responsable de la primera actividad del flujo programado y a quien se le notificará que tiene un nuevo formato por aprobar desde su opción de actividades pendientes de SINCO SGD.

Para iniciar el proceso de aprobaciones digitales, realice clic en Enviar Formato, momento que desplegará una ventana de confirmación con el número de ID de registro del formato en SINCO SGD.

Número con el cual se podrá hacer seguimiento en la aplicación desde las actividades pendientes, si se es usuario aprobador, o desde el informe de control y seguimiento si se es el usuario que registró el formato.

Para finalizar, el sistema solicitará el cierre del formato o la opción de diligenciamiento de uno nuevo.

Se recomienda que, al finalizar el proceso, se cierre sesión de SINCO ERP desde la pestaña que lleva este nombre, haciendo clic en Cerrar Sesión.