Radicación de correspondencia saliente

Desde la ruta: SGD/correspondencia/saliente/correspondencia saliente encontrará el formulario de registro de la correspondencia. Esta opción del sistema permite gestionar y dar trámite a las comunicaciones salientes, dejando la trazabilidad del envío con la posibilidad de adjuntar el documento digitalizado, que se debe enviar a un grupo de personas específicamente.

Para iniciar el registro de una comunicación se debe llamar en el Tipo de correspondencia que se enviará, paso seguido podrá diligenciar los campos de registro:

Para finalizar y generar el consecutivo de radicación, se debe dar clic en el botón Guardar.

Para adjuntar un documento se selecciona el botón , se debe seleccionar el archivo a cargar desde el equipo donde está ubicado y dar clic en el botón para anexar el documento.

Digitalizar imágenes a la correspondencia correspondencia saliente

Una vez radicada una correspondencia y se guarde el sistema automáticamente abrirá un nuevo modal llamado 'Completar correspondencia' en cual podrá realizar la digitalización de la imagen de la correspondencia y los anexos, será posible adjuntar documentos e imprimir el sticker, adicional como nueva funcionalidad será posible comprimir las imágenes para que los archivos se carguen al sistema con un peso inferior al real.

Para iniciar la digitalización de imágenes de clic sobre el botón '+ Escanear', el cual realizará la validación de si esta instalado el programa SincoScan, al no estar instalado el sistema notificará la inconsistencia e indicará como se debe instalar.

Después de ser instalado el programa requisito para la digitalización será posible iniciar con el proceso, para cambiar la configuración del escáner de clic en el botón 'Parámetros escáner', el cual abrirá un nuevo modal que permitirá modificar la configuración para la digitalización.

Cuando ya se hayan definido los parámetros requeridos para la digitalización el sistema brinda dos opciones para guardar:

1- Guardar los parámetros del escáner como preferencias para el usuario, es decir, una vez se guarde el sistema tomará esa configuración siempre que el usuario de sesión vaya realizar una digitalización.

2- Guardar los parámetros del escáner únicamente para la digitalización actual.

Después de realizada la digitalización en el visor podrá visualizar cada una de las imágenes digitalizadas.

Una vez digitalizadas las imágenes es posible realizar diferentes acciones, como rotarlas con el ícono , eliminarlas con el ícono y visualizarlas en el tamaño real a través del ícono .

Al hacer clic en la lupa, se desplegará una vista aumentada de la imagen, para cerrar esta visualización, realice clic en la tecla ESC o haga clic en la X que se encuentra en la parte inferior.

En caso tal de requerir una eliminación múltiple de imágenes del visor existe un botón , el cual como su nombre lo indica elimina del visor las imágenes que se han seleccionado previamente, tenga presente que este botón solo se activará cuando se haya seleccionado una imagen.

Para seleccionar las imágenes puede hacer clic sobre cualquiera de ellas o seleccionar cualquier espacio vacío del visor y arrastrar el cursor encima de las imágenes para generar el rectángulo de selección similar a la versión anterior.

Para deseleccionar imágenes, solo haga cic sobre estas nuevamente y dejarán de hacer parte de la selección.

Adjuntar documentos a la correspondencia

Una de las opciones para adicionar documentos a la correspondencia es adjuntarlos directamente desde el equipo. Para realizar este proceso seleccione la pestaña 'Adjuntar' en la cual para agregar los documentos tiene dos opciones, realizar clic en o seleccionando el archivo desde el equipo y arrastrandolo directamente al visor.

Una vez se haya seleccionado los documentos a cargar el sistema los listará permitiendo realizar dos acciones, editar el nombre del documento a través de ícono y eliminar el documento de la lista con el ícono .

Cargar documentos a la correspondencia

Para cargar los documentos a la correspondencia se brindan dos opciones, cargar un unico documento como imágen de la correspondencia o cargar uno o múltiples archivos como anexos. Por esto, en el modal de completar correspondencia se visualizan dos botones llamados 'Subir documento' y 'Subir anexos'.

Ahora es posible antes de realizar la carga de los documentos comprimir las imágenes, es decir, carga con un peso y calidad inferior al servidor el documento que se desea guardar. Para realizar la acción de comprimir es necesario que antes de cargar el documento seleccione el check llamado 'Comprimir imágenes'.

Después de seleccionado el check de comprimir imágenes y subir el documento ya sea como anexo o imagen de la correspondencia, al abrir y consultar el archivo cargado, el sistema indicará que anteriormente el documento fue comprimido.

Radicación de correspondencia saliente a través del complemento Word

Configuraciones específicas

Descarga del complemento Word y licencia

Ingrese a la opción de configuración dentro de SINCO ERP, seleccione SISTEMA y dé clic en COMPLEMENTO OFFICE.

En la página encontrará una serie de pasos para descargar el complemento y su correspondiente licencia.

Haga clic en el hipervínculo llamado Descargar complemento Word y guárdelo en un sitio local de su ordenador.

Descomprima el formato .Zip.

Seguido a ello, ejecute la acción de instalación sobre la aplicación Setup y Sincoword.

A continuación, remítase a SINCO ERP y descargue la licencia desde el hipervínculo relacionado.

Como paso siguiente abra un documento de WORD y seleccione la pestaña llamada SINCO ERP, proceda continuamente a dar clic en iniciar sesión, esto abrirá un modal dentro del programa. En la parte inferior del mismo hay un icono en forma de herramienta , dé clic sobre él.

Se abrirá automáticamente una ventana la cual le permitirá seleccionar la ruta interna del complemento. Para configurar la ruta interna, proceda a dar clic en el botón BUSCAR INTERNA, seleccione la licencia guardada y dé clic en Abrir.

Por último, haga clic en GUARDAR CAMBIOS para dar por finalizado el proceso de asociación de la licencia a Word.

Diseño de la plantilla de comunicación saliente en Microsoft Word

Para iniciar con el uso del complemento de WORD, haga clic sobre la pestaña SINCO ERP ubicada en la cinta de opciones de WORD. Esta pestaña abrirá un modal que le permitirá registrar sus datos de ingreso a SINCO ERP.

Al dar clic en la opción INICIAR SESIÓN diligencie la información solicitada por el modal habilitado y dé clic en INGRESAR.

Después de haber ingresado se habilitará tres pestañas más a la ventana de Word, las cuales corresponden al nombre de (ADPRO, SGD, SGP). Para este caso haga clic en SGD.

Después de haber ingresado se habilitará tres pestañas más a la ventana de Word, las cuales corresponden al nombre de (ADPRO, SGD, SGP). Para este caso haga clic en SGD.

Como primera medida, seleccione un tipo de correspondencia previamente creado, y luego haga clic en CONFIGURACIÓN DE PLANTILLAS para configurar la plantilla según el tipo de correspondencia.

Para la configuración de la plantilla debe dar clic en AGREGAR VARIABLES. Esta opción muestra una sección llamada DATOS DE LA CORRESPONDENCIA, la cual permite asignar las variables a la plantilla.

Diseñe la plantilla agregándole variables y texto, según como sea requerido. Al finalizar el proceso de diseño de la plantilla, haga clic en VISTA PREVIA. Esta opción le permitirá visualizar la plantilla antes de guardarla.

Al momento de finalizar la configuración de la planilla dé clic en GUARDAR PLANILLA para poder comenzar con la radicación de una correspondencia.

Radicación desde Microsoft Word

Haga clic la opción en Microsoft Word RADICAR CORRESPONDENCIA, paso seguido continúe en AGREGAR DATOS, donde podrá diligenciar los datos requeridos para radicar una correspondencia.

Diligencie los datos correspondientes al DESTINATARIO/REMITENTE. Tenga en cuenta que la variable fecha se diligencia por defecto con la fecha del día en que esté radicando la correspondencia.

Al ir diligenciando los datos de la correspondencia, la plantilla simultáneamente irá tomando la información correspondiente a las variables agregadas en la plantilla. Para continuar a la vista previa de la correspondencia radicada, haga clic en el botón VISTA PREVIA.

Por último, dé clic en GUARDAR CORRESPONDENCIA. Automáticamente, el sistema arroja un radicado para la correspondencia saliente, según como se haya configurado. En el momento que usted da clic en ACEPTAR, se abre automáticamente una ventana con el documento de la correspondencia.

Dicha correspondencia ha sido generada y podrá ser consultada en los respectivos informes de consulta para su posterior seguimiento.