Recepción cuentas por pagar desde contabilidad

Por medio de esta opción es posible llevar un registro detallado de la recepción de documentos de tipo Cuentas por Pagar (CP) que hayan sido entregados desde el módulo de Contabilidad.

Casillas de Búsqueda

• Libro: Lista desplegable que permite filtrar los documentos de cuentas por pagar según el libro en el que fueron registrados. Por defecto el sistema siempre trae el libro principal. Campo obligatorio.
• Centro de costo: Control de búsqueda para filtrar por un centro de costos de tipo auxiliar en específico que se encuentra asociado a los documentos de cuentas por pagar en consulta. Para encontrar un centro de costos debe digitar el número, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presionar sobre la lista desplegable, si no selecciona ningún centro de costos de la lista se generará la consulta omitiendo este filtro.
• Recepción No.: Campo de texto numérico para ingresar el número de lote o consecutivo de recepción que desea consultar.
• Proveedor: Si desea filtrar la información por un tercero específico puede usar este control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable), el cual opera digitando el NIT, el código o parte del nombre del tercero en la casilla de texto y posteriormente presionando sobre la lista desplegable para visualizar los terceros que coinciden con el texto digitado.
• Factura: Campo de texto alfanumérico para ingresar el número de documento de tercero asociado a un documento de cuentas por pagar en específico.
• Tipo Documento: Control de búsqueda que permite consultar por un tipo de documento específico a entregar a tesorería. Con esta funcionalidad podrá definir otros tipos de documentos diferentes a CP – Cuentas por Pagar, siempre y cuando tengan un movimiento con una cuenta de cruce. Para encontrar un tipo de documento, digite el tipo de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Si no selecciona ningún tipo de documento de la lista se generará la consulta omitiendo este filtro. Para activar o desactivar esta funcionalidad es necesario que solicite la configuración y actualización de la opción al área de soporte técnico.
• No. Documento.: Campo de texto alfanumérico para ingresar el número de consecutivo correspondiente a un documento de tipo cuentas por pagar en específico.
• Fecha Inicial/Final: Campo con formato dd/mm/aaaa que permite filtrar la consulta por una fecha de inicio y fin especifica. La información consultada estará limitada por el rango de fechas diligenciado; por defecto se visualizará un rango de fechas de corte mensual tomando el periodo en que se efectué la consulta como fecha inicial. Este campo es obligatorio
• Estado: Lista desplegable que permite filtrar los lotes de documentos de cuentas por pagar entregados según su estado actual; las opciones son Pendiente (Documentos entregados desde el módulo de contabilidad pero no confirmado como recibido) y Recibido (Documentos entregaos desde el módulo de contabilidad y confirmados como recibidos en el módulo de tesorería).
• Área: lista desplegable cuya finalidad es filtrar por los documentos de cuentas por pagar que hayan sido entregados según el usuario si corresponde o no a un usuario de tesorería, las opciones disponibles son:
  • Cartera: Aquellos usuarios definidos como usuarios de cartera por medio de la opción A&F/Tesorería/Configuración/Usuarios De Cartera.
  • General: Aquellos usuarios que no se encuentren definidos como usuarios de cartera en la opción A&F/Tesorería/Configuración/Usuarios De Cartera.
  • Todos: Trae la totalidad de documentos de cuentas por pagar independientemente de su usuario de creación.

Consultar Información

Una vez se han definido los filtros de búsqueda presione el botón consultar para visualizar la información en la pantalla; haga clic sobre los íconos correspondientes para ver las opciones de impresión o para exportar el informe a un archivo de Excel.

Detalle del Informe

• No.: Columna que indica el No. de lote de las CP agrupadas. Presionando sobre este se podrán consultar en detalle las CP incluidas en el Lote.

  

  • No.: Fila que indica el número de lote de documento de cuentas por pagar entregado.

  • Estado: Fila que indica el estado en que se encuentra el lote de cuentas por pagar en consulta.

  • Usuario: Fila que indica el nombre del usuario que efectuó el registro de entrega de documento de cuentas por pagar.

  • Fecha Registro: Fila que indica la fecha y hora en que se produjo el registro de entrega de documentos de cuentas por pagar.

  • No. Documento: Columna que indica el consecutivo del documento de cuentas por pagar que se va a entregar al módulo de Tesorería. Si el lote de documento no ha sido confirmado como recibido, es posible excluirlo dando clic sobre el número de documento.

    

  • Estado: Columna que indica el estado del documento (Contabilizado, Sin Contabilizar y Anulado).

  • Doc. Original: Columna que indica el número de consecutivo original asociado a los documentos de cuentas por pagar en los que se le haya efectuado cambio de sucursal mediante la generación de documento de tipo TS (Traslado Sucursal).

  • Usuario Recepción: Columna que indica el usuario que efectúa la confirmación de recepción del documento de cuentas por pagar desde el módulo de tesorería, entre tanto la entrega no sea confirmada por un usuario esta columna se visualizará vacía.

  • Fecha Recepción: Columna que indica la fecha en que fue confirmado como recibido el lote de documentos de cuenta por pagar listado.

  • Fecha: Columna que indica la fecha de emisión de la cuenta por pagar listada.

  • Vence: Columna que indica la fecha de vencimiento registrada para cada documento de cuenta por pagar listada.

  • Centro Costo: Columna que indica el nombre del centro de costos asociado a cada documento de cuentas por pagar listado

  • Tercero: Columna que indica el nombre del tercero consultado de cada movimiento por pagar.

  • Nit: Columna que indica el número de identificación del tercero asociado al documento de cuentas por pagar.

  • Factura: Columna que se visualiza si se selecciona la casilla “Ver Número de Factura”, esta indica el número del documento del tercero asociado al documento contable.

  • Valor: Columna que indica el monto del movimiento de la cuenta cruce por pagar registrada en el documento listado, sin considerar para ello cruces totales o parciales generados para el documento.

  • Total: Fila que indica la sumatoria total de los montos de los documentos de cuentas por pagar que integran el lote en consulta.

  • Regresar: Pulse este botón para volver a la página principal de la opción de recepción de cuentas por pagar.

  • Confirmar Recepción: Botón para indicar la confirmación de la recepción de las cuentas por pagar que se encuentran relacionadas en el lote en consulta. Este botón cuenta con una funcionalidad adicional la cual permite marcar como autorizados los documentos de cuentas por pagar a fin de visualizarlos en la A&F/Cuentas por Pagar/Autorización Cuentas Por Pagar en dicho estado; el monto autorizado corresponderá al saldo vigente de cada uno de los documentos que integran el lote, mientras que la fecha de autorización será tomada de la fecha de pago relacionada en el documento, si esta última no está registrada tomara la fecha de vencimiento y de igual forma si esta tampoco esta diligencia se tomará en última instancia la fecha del documento.

    

  • Opciones de Impresión: haga clic sobre los íconos correspondientes para ver las opciones de impresión o para exportar el informe a un archivo de Excel.

• Estado: Columna que indica el estado en que se encuentra el lote de cuentas por pagar en consulta.

• Usuario: Columna que indica el usuario que realizó la entrega de CxP a tesorería desde el módulo de contabilidad.

• Fecha Registro: Columna que indica la fecha en que se realizó la entrega de CxP a tesorería.