Recepción de facturas electrónicas

Configuración previa recepción de facturas electrónicas

Revisión de flujos de facturación actuales

El proceso de radicación de facturas electrónicas recibidas a través de integración con el submódulo de recepción en SINCO F&C, implica realizar previamente la revisión de los flujos actuales sobre los cuales se realiza la radicación de facturas, debido a que es posible que no sea necesario crear nuevos tipos y flujos de correspondencia, todo dependerá de las nuevas condiciones de aprobación y rechazo de la factura electrónica, que se configurará desde el flujo programado.

Tipología documental – Política de retención documental

La tipología documental vinculada a los tipos de correspondencia actualmente configurados podrá ser usada para la recepción de facturas electrónicas ya que se garantiza que ya tienen configurados los descriptores de: proveedor, consecutivo de factura del proveedor, valor total del documento, fecha de factura.

Flujo de correspondencia

Una vez se han analizado los flujos actuales o la necesidad de crear nuevos, se ha garantizado que los descriptores requeridos estén configurados, se debe ingresar a la opción de tipos de correspondencia y seleccionar el tipo de correspondencia sobre el cual se realizará la radicación de la factura electrónica o crear el nuevo si así se ha definido. Es importante tener en cuenta que el tipo de correspondencia debe tener flujo de correspondencia configurado.

Tomando como base el análisis del proceso de aceptación o rechazo desde el flujo programado, se debe ingresar al flujo programado para configurar en el paso definido la acción de aceptación o rechazo de la factura electrónica, para ello como lo muestra el gif al ingresar al paso al menú opciones, se debe activar el check 'Habilitar aceptación o rechazo RE', para conservar los cambios se debe hacer clic en el ícono de disco disponible en el menú de opciones de la parte superior derecha de la ventana.

Activación opción de radicación de facturas electrónicas

La radicación de facturación electrónica no requiere la publicación de una nueva opción en el menú, solo es necesario activar un nuevo botón en la página de radicación de correspondencia entrante. Para realizar esta activación se debe ingresar a la opción de configuraciones, apartado integraciones, sección radicación de facturación electrónica recibida.

Radicación facturas electrónicas

Finalizada la configuración, para dar inicio al proceso de radicación a través de integración con el submódulo de recepción, se debe ingresar a la página de radicación de correspondencia entrante, donde se encontrará el nuevo botón 'Radicación facturas electrónicas'.

Para consultar las facturas electrónicas recibidas por RE que han cumplido con todos los requerimientos establecidos para ser radicadas en el módulo SINCO SGD, es necesario sea seleccionado el tipo de correspondencia, en caso de no hacerlo el sistema lo alertará.

Una vez se ha seleccionado el tipo de correspondencia, el sistema validará que los descriptores requeridos estén configurados, de no ser así a través de una alerta se indicarán los descriptores que hace faltan por parametrizar y no se permitirá consultar las facturas electrónicas.

Una vez seleccionado el tipo de correspondencia valido, se debe hacer clic sobre el botón 'Radicación facturas electrónicas', automáticamente el sistema abrirá el modal 'Asociación facturación electrónica' que listarán las facturas electrónicas disponibles para radicar en SGD las cuales se encuentran en estado Notificado, Recibido y Aceptado.

En este modal se dispondrá la consulta de la siguiente información de las facturas: Consecutivo de la factura del proveedor, fecha de la factura, identificación del proveedor, nombre del proveedor, valor total, moneda y obra. Adicional se podrá aplicar filtros de búsqueda sobre estos campos. Por otro lado es posible realizar el filtro por una cuenta de correo de RE en especifico, es importante tener en presente que en dicho filtro solo se visualizarán las cuentas de correo que tengan asociadas facturas desde el módulo de F&C.

A través del hipervínculo del consecutivo de la factura, se abrirá el visor propio de la factura, el cual ha sido construido por el submódulo de recepción a partir del documento XML que incluye toda la información de la factura o documento recibido, adicional se cargarán al costado superior derecho 4 opciones para visualizar los documentos que se han recibido como adjuntos en el correo.

Identificada la factura electrónica a radicar, se debe seleccionar haciendo clic en la casilla de la columna seleccionar y luego en el botón 'Asociar documento'; acción que llevará de forma automatica la factura al sistema de gestión documental donde se diligenciarán los descriptores de proveedor, consecutivo de factura proveedor, fecha de factura y valor total del documento; estos descriptores se encontrarán bloqueados con el fin de evitar su modificación ya que vienen desde el submódulo de recepción.

Luego de asociar la factura a la radicación se debe seleccionar el responsable de ejecutar la primera actividad del flujo programado, así como registrar los demás descriptores que han sido configurados en el tipo de correspondencia, para radicar la factura se debe hacer clic en 'Guardar'. Una vez radicada la factura el sistema cargará un nuevo modal en el cual registrará el ID y número de radicado asignado a la correspondencia, adicional se encontrará el enlace documento de la correspondencia a través del cual se abrirá un visor con la información de la factura y todos sus documentos adjuntos disponibles en la parte superior derecha.

Una vez radicada una factura electrónica en SGD en estado Notificado, el sistema automáticamente actualizará el estado de la factura a 'Recibido' en el submódulo de recepción y enviará un correo electrónico al proveedor indicando que su factura ya ha sido recibida, así mismo conservará la auditoria que evidencia que la factura fue radicada a través de SGD.

Para el caso de la radicación de facturas electrónicas en estado Recibido y Aceptado, el sistema no podrá realizar la modificación de ningún estado en el submódulo de recepción pero permitirá realizar el proceso de radicación, sin generar alguna auditoria de cambio de estado en el módulo de recepción.

Radicación facturas electrónicas con vínculo automático a ADPRO.

Actualmente es posible radicar facturas desde el SGD vinculando automáticamente la correspondencia a un documento de ADPRO a través de la radicación por código de barras. Para realizar este proceso es necesario tener un tipo de correspondencia configurado para radicar por código de barras basado en la configuración previa.

Para realizar el proceso de radicación es importante conocer el número del código de barras del documento ADPRO a vincular, esto se realiza desde los visores de impresión de las actas o entradas del almacén, donde se incluye un código de barras y abajo el número que identifica el documento. Este es único y no se repite.

Una vez identificado el número de código de barras procedemos a realizar la radicación ingresando a la ruta SGD/Correspondencia/Entrante/Correspondencia entrante seleccionar el tipo de correspondencia configurado.

Allí se puede proceder de dos opciones:

• Ingresando primero el código de barras en el campo acta de obra / Entrada de almacén, allí el sistema pintará la información correspondiente al acta o entrada en los descriptores bloqueando la información de los datos de obras por usuario, contrato, acta o entrada, proveedor.

Allí luego se debe dar clic en el botón 'Radicación facturas electrónicas', el sistema automáticamente desplegará un modal a través del cual será posible asignar la factura correspondiente al pago del documento a asociar, permitiendo consultar unicamente las facturas correspondientes al proveedor que tiene el documento de ADPRO. Seleccionamos la factura y finalizamos haciendo clic en 'Asociar documento'.

Automáticamente el sistema diligenciará los descriptores de consecutivo factura de proveedor, valor total del documento, fecha de factura y bloqueará los campos.

Para finalizar el proceso de radicación de la factura se finaliza haciendo clic en guardar, allí el sistema registrará la factura en el SGD con asociación directa al documento de ADPRO y permitiendo visualizar el modal con la información de la factura y todos sus documentos.

• La segunda opción consiste en seleccionar primero la factura a través del botón de 'Radicación facturas electrónicas', allí una vez seleccionada la factura el sistema diligenciará la información de los descriptores proveedor, consecutivo factura de proveedor, fecha de factura y valor de la factura, dado el caso que la factura contenga el datro de obra este también será diligenciado.

Una vez seleccionada la factura se procede a incluir el código de barras, el cual si los datos del proveedor y obra coiniciden permitirá diligenciar la información de los datos de contrato de obra, acta de obra o entrada de almacén, bloqueando los descriptores para así no poder modificarlos.

Al igual que en la opción anterior se finaliza haciendo clic en guardar y así el sistema automáticamente diligenciará la información de la factura en el documento ADPRO.

Actividades pendientes (Recibido del bien y/o servicio, aceptación y rechazo de la factura)

Una vez radicada la factura el usuario responsable de ejecutar el primer paso debe ingresar a la opción de actividades pendientes, allí seleccionar la actividad correspondiente al radicado generado que ha sido notificado a través del correo electrónico.

Para el proceso de asociación con documentos de ADPRO el sistema mantendrá la operatividad actual, pero se integrará un nuevo visor disponible en la opción visualización de facturas, por lo tanto, al realizar la asociación el sistema automáticamente diligencia los descriptores de contrato y acta de obra o entradas de almacén según el documento vinculado.

Para ejecutar la actividad será obligatorio registrar una observación, seleccionar el usuario responsable del siguiente paso del flujo, para luego ejecutar la actividad en el botón que lleva este nombre. Una vez se realiza esta acción si el paso 2 fue el configurado para hacer dar el recibido del bien y/o servicio, aceptación o rechazo se encontrará una opción desplegable nombrada 'Recepción electrónica' en la cual se podrá seleccionar según sea el caso, la acción de recibido del bien y/o servicio - aceptar o recibido del bien y/o servicio - rechazar de la factura.

No será posible ejecutar la actividad pendiente si no ha sido seleccionado un ítem en el selector recepción electrónica , así que, el sistema alertará que se debe seleccionar una acción para la facturación electrónica.

Al seleccionar cualquiera de los estados en el campo de recepción electrónica el sistema generará un cuadro de confirmación, el cual indica que al seleccionar la aceptación o rechazo de la factura se realizará también el cambio de estado recibido del bien y/o servicio en la factura electrónica, se debe hacer clic en aceptar para poder ejecutar la actividad pendiente, si por el contrario se realiza clic en cancelar el sistema refrescará el campo recepción electrónica obligando a seleccionar un nuevo estado.

Para dar por aceptada una factura electrónica y ejecutar la actividad pendiente será necesario ingresar una observación, seleccionar el usuario al que se le asignará la siguiente actividad, seleccionar el estado 'Recibido del bien y/o serivicio - aceptar' en 'Recepción electrónica' y finalizar con clic en ejecutar.

Una vez completada la actividad correspondiente a la modificación de estados en RE automáticamente en el módulo de Recepción, se visualizará el cambio de estado de la factura a 'Aceptado', así mismo en la pestaña de auditoría de la factura se indicará el recibido del bien y/o servicio y la aceptación dada a la factura desde SGD, dejando así como observación la incluida en la ejecución de la actividad pendiente.

Si por el contrario es necesario rechazar la factura porque no cumple con los requerimientos para continuar el proceso, se debe incluir una observación y seleccionar el estado 'Recibido del bien y/o servicio - rechazar' en recepción electrónica, luego realizar clic en ejecutar, acción que generará un cuadro de confirmación que indica que al rechazar la factura el sistema cancelará la correspondencia al seleccionar aceptar se modificarán los estados en la factura electrónica y se cancelará la correspondencia.

Para el caso en que se requiera cancelar la correspondencia y ya se haya seleccionado el estado aceptar de RE, el sistema no cambiará el estado de la factura, por tanto, será necesario realizar el cambio de estado desde la opción de documentos recibidos del módulo RE.

Para la modificación de estados de la factura electrónica SGD toma los procedimientos establecidos por el módulo de F&C que a su vez se guian de los emitidos por la DIAN, por tanto, exisitirán ocasiones donde la DIAN no reciba la modificación del estado, haciendo que desde SGD no se pueda completar la actividad pendiente, por tanto, se debe reintentar la aceptación o rechazo de la factura en una ocasión diferente.

Debido a que la DIAN ya no permite generar la devolución o modificación de estados después de que la factura se da aceptada o rechazada, desde SGD al rechazar una actividad posterior a la configurada para dar los estados de recepción electrónica, el sistema al volver al paso de aceptación o rechazo de la factura ya no desplegará la posibilidad de seleccionar los estados 'Recibido del bien y/o servicio - aceptar' o 'Recibido del bien y/o servicio - rechazar', sino en el campo de recepción electrónica visualizará el estado en el que se encuentra la factura, permitiendo así ejecutar la actividad pendiente sin emitir de nuevo la solicitud de cambio de estado en la factura electrónica.

Sincronización de estados entre SGD y RE

Dado a que existen ocasiones donde se radica una factura electrónica en SINCO SGD pero desde la opción de documentos recibidos del módulo F&C se realizan cambios de estado, ya sea rechazar, aceptar o darle el recibido del bien y/o servicio a la factura, se implementa un proceso para que una vez se cambie el estado desde el submódulo de recepción desde la correspondencia en SGD se vea actualizado y ya no exija enviar el estado.