Registrar arrendamientos

A través de esta opción podrá realizar las definiciones de los componentes del contrato, como son el registro del inmueble, creación del proyecto o unidad, información básica de los propietarios y arrendatarios, así mismo, podrá establecer las condiciones comerciales de la contratación entre las partes.

Al ingresar a la ruta del menú ABR > Gestión del contrato > Gestión del arrendamiento > Completar solicitud de arrendamiento podrá registrar la propiedad horizontal, registrar o activar un inmueble y crear solicitudes de arrendamiento.

Para realizar un nuevo registro deberá hacer clic sobre el icono Nuevo registro, se habilitarán las opciones para crear un Inmueble o Arrendatario.

Propietarios

Desde esta ficha se crearán los propietarios del inmueble, todos los campos marcados con asterisco son de obligatorio diligenciamiento. En esta ficha se deberá tener en cuenta que el primer propietario que se registre quedará con la marca de propietario principal y será el propietario que se muestre en el panel derecho informativo de la opción de Modificaciones de arrendamientos.

Si el inmueble tiene más de un propietario, en esta ficha podrá registralo haciendo clic sobre el nombre del propietario ya registrado, seleccionando Crear nuevo, se registra la información del propietario y para finalizar se deberá hacer clic sobre el botón Guardar, este proceso deberá ralizarse con todos lo propietarios del inmueble.

Arrendatarios

Desde esta ficha podrá registrar arrendatarios y coarrendatarios para el contrato de arrendamiento. Deberá tener en cuenta que el primer registro corresponde al rol arrendatario, a los siguientes registros se les asignará el rol de coarrendatario.

Condiciones comerciales

La ficha de condiciones comerciales se encuentra dividida en tres secciones: Propietario, Arrendatario y Generales, los campos marcados con asterisco son de obligatorio diligenciamiento.

Propietario

Se registrará quien va a ser el responsable del pago de la cuota de administración y sus respectivos valores, los meses de garantía del contrato y las tarifas que le aplican al propietario en la liquidación inicial y facturación recurrente. Para registrar las tarifas se debe abrir el enlace Ver en el campo Tarifas.

Arrendatario

Se registrarán las fechas de inicio de canon, contrato y servicios públicos, el plazo del contrato de arrendamiento, la variable que aplicará para el reajuste de canon y las tarifas que le aplicarán al arrendatario en la liquidación inicial y facturación recurrente en caso de que aplique. Para registrar las tarifas se deberá abrir el enlace Ver en el campo Tarifas.

Generales

Se diligenciarán los campos de canon, aseguradora, número de radicado de la aseguradora y el modelo de negocio, de igual forma se pueden generar los contratos de mandato y arrendamiento haciendo clic sobre el botón respectivo y también generar la liquidación inicial. El campo Es cesión le permitirá llevar a arrendado el inmueble, sin necesidad de realizar la liquidación inicial y sin la generación de los contratos.

Para generar la liquidación inicial haga clic en el enlace Generar, allí se abrirá una ventana donde se monstrará la información más relevante de la negociación, como lo es el número de la solicitud, nombre del arrendatario, dirección del inmueble, entre otros. Adicional, dentro de esta opción se pueden realizar las siguientes modificaciones en caso de requerirlo:

• Modificación del plazo del arrendamiento, lo cual se realiza cambiando el número de meses en el campo respectivo.
• Haciendo clic sobre el botón Modificar Canon, se abrirá un modal en el cual se puedrá modificar el canon de arrendamiento o registrar un descuento de canon, así como los meses en los cuales se va a realizar el descuento.
• También haciendo clic sobre el botón Modificar Tarifas se abrirá un modal que permite modificar las tarifas que aplican dentro del contrato.
• En la sección de la discriminación de canon también se podrán registrar días de gracia o meses adicionales a liquidar, lo cual se realiza diligenciando el campo respectivo.

Para generar la liquidación inicial haga clic en el botón Calcular, allí se habilitará la sección Detalles de la liquidación inicial, en la cual podrá visualizar los valores que se mostrarán en el volante de consignación al arrendatario, de igual manera se habilitará el enlace de detalles del volante, donde podrá ver toda la contabilización de los valores que se facturarán para todas las partes.

En el detalle del volante se mostrarán en secciones de Información tributaria y detalles de los conceptos facturables entre propietario y arrendatario, de la empresa hacia el arrendatario y hacia el propietario.

En la sección de información tributaria se mostrarán todos los involucrados en la facturación (empresa, arrendatario y propietarios afectados tributarios), así como sus calidades tributarias y porcentaje de copropiedad para los propietarios del inmueble.

En los detalles de los conceptos de facturación se especificará por secciones lo que se va a facturar para cada uno de los roles:

• Del propietario al arrendatario, se mostrarán los conceptos de facturación entre terceros, como son: Canon, impuestos y retenciones, cuota de administración, entre otros.
• De la empresa al arrendatario, se mostrarán conceptos que la empresa le factura al arrendatario, como son: Derechos de contrato, cobro de papelería, impuestos y retenciones, entre otros.
• De la empresa a los propietarios, se mostrarán conceptos que la empresa le factura a los propietarios, como son: Comisión, papelería, e impuestos y retenciones, entre otros.

Al generar la liquidación inicial, se podrá seleccionar el tipo de impreso para la liquidación (volante de consignación o factura), mostrándose preseleccionado el volante de consignación desde el cargue de la opción.

El volante de consignación es el medio por el cual el arrendatario podrá realizar el pago de la liquidación y no tiene afectación contable, a diferencia de la factura, que si generará afectación contable. Adicional a esto haciendo clic sobre el botón Ver volante de consignación se podrá descargar el PDF del volante, para imprimirlo o enviar por correo electrónico.

El volante de consignación también se puede consultar desde la ficha de Condiciones comerciales campo Liquidación inicial enlace Abrir volante.

División de pagos

Cuando se registra más de un propietario se deberá revisar y confirmar en la ficha División de pagos el porcentaje de afectación tributaria de cada uno, así como el porcentaje de beneficio de giro y su respectiva forma de pago.

Dentro de la opción se mostrará una convención de colores con los cuales se especificará si la distribución de la afectación tributaria está al 100%, o si por el contrario se excede o si se encuentra sin distribución.

En el campo Forma de pago se podrá seleccionar una forma ya existente haciendo clic sobre la lista, o igualmente podrá crear una nueva forma de pago seleccionando Crear nueva.

Allí se abrirá un modal en el cual se selecciona la forma de pago y se diligencian los campos respectivos, al guardar y cerrar el modal, deberá realizar actualización en el botón verde al final del campo, para que la nueva forma de pago creada se muestre en la lista de selección.

Si el inmueble que registrará hace parte de un proyecto y este aún no se encuentra creado en el módulo Sinco ABR, deberá realizar el proceso de creación haciendo clic en el botón Registrar proyecto.

Se abrirá un formulario para registrar la información básica del proyecto, en este proceso es importante tener en cuenta que para crear una forma de pago para el proyecto, es necesario primero crear el proyecto como un tercero, cuyo proceso se realiza al guardar los cambios de esta ficha.

Para realizar el proceso de activar o reconsignar un inmueble, haga clic en el icono Nuevo registro, enseguida clic en el icono Inmueble.

Se abrirá un formulario, y en el campo Ubicación geográfica digite el código o la dirección del inmueble, se mostrará en forma de lista los inmuebles que tienen relación con lo digitado, allí deberá seleccionar el inmueble que se requiere y el sistema traerá toda la información que tendrá registrado este.

Al verifica que es el inmueble que se requiere, deberá hacer clic en el botón Reconsignar, el inmueble quedará disponible para continuar con el diligenciamiento de las fichas arrendatario y condiciones comerciales.