Registro de adquisiciones

El director de proyectos puede incluir costos adicionales por bienes o servicios requeridos para la consecución del proyecto, cuando aplique.

Para registrar adquisiciones, el usuario puede registrar la siguiente información:

• Id: Campo que el sistema genera automáticamente al crear el registro.

• Descripción: Campo obligatorio donde se ingresa el nombre o descripción de la adquisición.

• Observaciones: Ingresar las observaciones adicionales o complementarias de la adquisición.

• Prorrata: Campo obligatorio que permite seleccionar las siguientes opciones:

  • Tarea: carga el costo de la adquisición de acuerdo al valor asignado en cada una de las actividades del cronograma.

  • Proyecto: carga el costo de la adquisición al proyecto.

• Acumulación de costo: Campo obligatorio que permite seleccionar las siguientes opciones:

  • Fijo a una fecha: permite definir la forma en que se calcula el costo planeado, por lo que, carga el costo total de la adquisición de acuerdo a la fecha planeada de consumo determinada. Esta definición solo aplica para las adquisiciones prorrata proyecto.

  • Al inicio: permite definir la forma en que se calcula el costo planeado, por lo que, carga el costo total de la adquisición de acuerdo a la fecha de inicio de la actividad. Esta definición solo aplica para las adquisiciones prorrata tarea.

  • Prorrateo: permite definir la forma en que se calcula el costo planeado, a través de la distribución del costo de la adquisición de acuerdo a la duración planeada y la duración total de la actividad o del proyecto conforme a la prorrata seleccionada.

• Fecha planeada consumo: Corresponde a la fecha planeada en la que se generará el consumo del costo de las adquisiciones. Es un campo obligatorio y dependiendo de la definición de la prorrata y la acumulación de costo se debe tener en cuenta para este campo:

  • Si la adquisición es prorrata proyecto y la acumulación de costo corresponde a Fijo a una fecha, se habilita el campo Fecha planeada consumo para ingresar o editar la fecha donde se planea consumir el costo total de la adquisición.

  • Si la adquisición es prorrata tarea y la acumulación de costo corresponde a Al inicio, el campo Fecha planeada consumo se muestra bloqueado y toma en cuenta la fecha de inicio de la (s) tarea (s) en la (s) que fue asignada.

  • Para las adquisiciones prorrata proyecto y tarea, definidas con acumulación de costo Prorrateo, el campo Fecha planeada consumo se muestra bloqueado y toma en cuenta la fecha de inicio y fin del proyecto o la (s) tarea (s) en la (s) que fue asignada.

• Presupuestado: Es un campo obligatorio y dependiendo de la definición de prorrata, se debe tener en cuenta para este campo: Si la adquisición es prorrata proyecto es posible ingresar o editar el costo total de la adquisición.
  Si la adquisición es prorrata tarea, el campo se muestra bloqueado para el ingreso o edición de información. Inicialmente se muestra en cero, pero una vez se asigne el costo en las actividades del cronograma, el campo muestra la sumatoria de los costos asignados.

• Dar clic en el botón + para guardar el registro.

• Archivos adjuntos: El botón se muestra bloqueado hasta que no se inserte el registro de la adquisición y el sistema asigne el ID. Luego de agregar la adquisición es posible adjuntar documentos que soporten la adquisición del bien o servicio requerido. Para esto, dar clic sobre el botón, el sistema abre una nueva ventana con la siguiente información:

• Adquisición: muestra la descripción de la adquisición seleccionada.
• Importar documentos: dar clic sobre el botón Examinar Buscar y seleccionar el archivo, en la ruta del equipo, donde se encuentre almacenado.
• Descripción documentos: ingresar una descripción corta del archivo.
• Tipo de documento: seleccionar de la lista, el tipo de documento al que pertenece.
• Dar clic en botón Insertar para que el sistema cree el registro del adjunto.
• una vez insertado los adjuntos, dar clic en el enlace del nombre del archivo para descargar y abrir el documento.
• una vez insertado los adjuntos es posible eliminarlos. Para esto ubicar el archivo a eliminar y marcar la casilla de selección.

Una vez se inserte una a una las adquisiciones en el proyecto, estas se muestran organizadas en una tabla. Adicionalmente, se visualiza los datos como la descripción, observaciones, prorrata, acumulación de costo, fecha planeada consumo, presupuestado y archivos adjuntos.

Es posible realizar las siguientes acciones, con las adquisiciones del proyecto:

• Una vez insertado el registro es posible editar los campos de descripción, observaciones, prorrata, acumulación de costo, fecha planeada de consumo (para las adquisiciones tipo prorrata proyecto) y los archivos adjuntos. Esta modificación se guarda en línea.

• La opción de eliminar se habilita únicamente para las adquisiciones que no estén asignadas a las actividades del cronograma del proyecto. Para eliminar, marcar la casilla de selección de la columna [x] y confirmar la eliminación del registro.

Alcance gestión de adquisiciones

• SGP no realiza control de inventarios o de contratos de las adquisiciones. Por lo tanto no realiza afectaciones hacia las cuentas por pagar o la contabilidad. Cuando lo anterior se requiere, se recomienda utilizar ADPRO e integrar estos costos en SGP.

• Los campos marcados con * son de carácter obligatorio para el registro de las adquisiciones.

• Cuando las adquisiciones son prorrata tarea el ingreso del costo se da en el momento en el que se asigna la adquisición a la actividad en el cronograma. Para mayor información consultar Asignar adquisiciones a tarea en el Cronograma

• El sistema no permite definir adquisiciones para un proyecto macro.

• Se debe tener en cuenta en el costo de las adquisiciones:

  • Costo presupuestado: corresponde al monto total asignado de la adquisición en la actividad o en el proyecto. La sumatoria de estos costos hacen parte del presupuesto total del proyecto.

  • Costo planeado a hoy: corresponde al monto que a la fecha actual se planea consumir. La sumatoria de estos costos hacen parte del planeado total del proyecto.

    • Cuando la adquisición en su acumulación de costo está definida como Fijo a una fecha y si la fecha planeada de consumo es menor o igual a la fecha actual, el costo planeado corresponde al monto total asignado en la adquisición prorrata proyecto.

    • Cuando la adquisición en su acumulación de costo está definida como Al inicio y si la fecha de inicio de las actividades donde se asignó es menor o igual a la fecha actual, el costo planeado corresponde al monto total asignado de la adquisición en la actividad.

    • Cuando la adquisición en su acumulación de costo está definida como Prorrateo y si la fecha de inicio de las actividades o del proyecto donde se asignó, es menor o igual a la fecha actual, el costo planeado corresponde a las siguientes formulas:
      Adquisición prorrata tarea:
      

      Adquisición prorrata proyecto: