Registro de expedientes y documentos

Dentro del módulo SINCO SGD, en la ruta SGD/Transacciones/ registro de archivos, se procederá a crear todas las unidades documentales (carpetas y documentos) de acuerdo a la TRD previamente establecida en la política de retención documental, y de acuerdo con los permisos definidos en la configuración.

Esta opción también permite digitalizar los documentos y consultar los expedientes creados.

Creación de expedientes

Para iniciar con la creación de los expedientes diligencie la siguiente información:

• Política de retención documental: Campo autocompletar obligatorio en el cual se debe ingresar la subserie sobre la cual se creará el expediente.
• Descripción: Campo alfanúmerico obligatorio sobre el cual se debe asignar el nombre que identificará la carpeta.
• Fecha inicial: Campo tipo fecha obligatorio en el cual se debe indicar la fecha de creación del primer documento asignado al expediente.
• Fecha final: Campo tipo fecha en el cual se asigna la fecha del último documento asignado a la carperta, si es un expediente aun en gestió se puede dejar en blanco.
• Consecutivo inicial y final: Campos númericos en los cuales será posible ingresar los conseutivos del primer y último de la carpeta.
• No de folios: Campo númerico bloqueado sobre el cual se visualizará la cantidad de folios que contenga el expediente, este conteo lo realiza automático el sistema.
• Unidad de conservación: Campo tipo lista desplegable el cual llama la información del maestro de Unidades de conservacion que están registradas unicamente al nivel de subserie.
• Ubicación: Campo autocompletar que llama la información de las ubicaciones del maestro de Bodegas.
• Descriptores: Estos solo serán habilitados si la subserie seleccionado

Para finalizar con el registro del expediente de clic en 'Guardar', automáticamente el sistema realiza la asignación del código de barras.

A través del campo código de barras, será posible hacer la consulta de un expediente registrado previamente, digitando el número o parte de la descripción asignada al documento, así el sistema listará las coincidencias para facilitar la búsqueda de la carpeta.

Carga de imágenes y documentos al expediente

Una vez registrado el expediente el sistema habilitará un nuevo botón llamado 'Agregar documento' a través del cual será posible digitalizar o adjuntar un documento sobre la carpeta.

Digitalizar imágenes

Una vez registrado el expediente realice clic en el botón agregar documento, automáticamente el sistema abrirá un nuevo modal llamado visor de documentos en el cual podrá realizar la digitalización de las imágenes del expediente o de sus documentos.

Para iniciar la digitalización de imágenes de clic sobre el botón '+ Escanear', el cual realizará la validación de si esta instalado el programa SincoScan, al no estar instalado el sistema notificará la inconsistencia e indicará como se debe instalar.

Después de ser instalado el programa requisito para la digitalización será posible iniciar con el proceso, para cambiar la configuración del escáner de clic en el botón 'Parámetros escáner', el cual abrirá un nuevo modal que permitirá modificar la configuración para la digitalización.

Cuando ya se hayan definido los parámetros requeridos para la digitalización el sistema brinda dos opciones para guardar:

1. Guardar los parámetros del escáner como preferencias para el usuario, es decir, una vez se guarde el sistema tomará esa configuración siempre que el usuario de sesión vaya a realizar una digitalización.

2. Guardar los parámetros del escáner unicamente para la digitalización actual.

Una vez configurados los parametros con que se realizará la digitalización realice clic en el botón 'Escanear', allí el sistema desplegará las opciones de escarner configurados en el equipo, seleccione uno y automáticamente empezará la digitalización de imágenes.

Luego de que finalice el escaneo de las imágenes, estas podrán ser visualizadas desde el visor de documentos.

Ya una vez visualizadas las imágenes en el visor es posible realizar diferentes acciones, como rotarlas con el ícono , eliminarlas con el ícono y visualizarlas en el tamaño real a través del ícono .

Al hacer clic en la lupa, se desplegará una vista aumentada de la imagen, para cerrar esta visualización, realice clic en la tecla ESC o haga clic en la X que se encuentra en la parte inferior.

En caso tal de requerir una eliminación multiple de imágenes del visor existe un botón , el cual como su nombre lo indica elimina del visor las imágenes que se han seleccionado previamente, tenga presente que este botón solo se activará cuando se haya seleccionado una imagen.

Para seleccionar las imágenes puede hacer clic sobre cualquiera de ellas o seleccionar cualquier espacio vacío del visor y arrastrar el cursor encima de las imágenes para generar el rectángulo de selección similar a la versión anterior.

Adjuntar documentos

Una de las opciones para adicionar documentos al expediente es adjuntarlos directamente desde el equipo. Para realizar este proceso seleccione la pestaña 'Adjuntar' en la cual para agregar los documentos tiene dos opciones, realizar clic en o seleccionando el archivo desde el equipo y arrastrandolo directamente al visor.

Una vez se haya seleccionado los documentos a cargar el sistema los listará permitiendo realizar dos acciones, editar el nombre del documento a través de ícono y eliminar el documento de la lista con el ícono .

Subir documentos

Para subir un documento al expediente el sistema al abrir el modal identificará por defecto que las imágenes digitalizadas o el documento adjunto será cargado a nivel de la carpeta. Para guardar el documento en la parte inferior derecha del modal, el sistema cuando no existan documentos previos cargados habilitará un botón llamado 'Guardar en expediente', a través del cual se creará la primera versión del documento en la carpeta.

Una vez cargada la primera versión del documento del expediente, el sistema en la parte inferior derecha del modal habilitará tres diferentes botones los cuales permiten realizar las siguientes acciones:

• Reemplazar versión: Como su nombre lo indica a través de este botón será posible reemplazar el documento cargado sobre la versión actual, sin generar versiones posteriores.
• Anexar imagenes: A través de este botón será posible anexar hojas o documentos al archivo ya cargado a la carpeta, es decir, se unirán a la versión actual del documento, es importante tener presente que solo será posible cargar imágenes digitalizadas o documentos en formato pdf.
• Nueva versión: Con este botón será posible crear una nueva versión del documento a la carpeta, permitiendo así a través del historal generado en la opción de registro de archivos visualizar cada uno de los documentos generado por versión.

Creación y edición de documentos desde el visor de documentos

Creación

Para crear tipologías desde el visor de archivos se debe seguir el siguiente proceso:

• A través de la pestaña '1. Política documental' el sistema permite visualizar un ítem con el código de barras y nombre del expediente, adicional este ítem permitirá desplegar el listado de tipologías documentales vinculadas a la subserie. ´Para crear un documento despliegue dicho listado.

• Ahora seleccione la tipología sobre la cual se creará el nuevo documento, allí el sistema automáticamente pasará a la pestaña '2 Detalles', en donde se debe ingresar la siguiente información:

Descripción: Campo alfanumérico a través del cual se le asigna un nombre al documento a cargar, este se diligencia automáticamente por el sistema con el nombre de la tipología.

Fecha: Campo tipo fecha (DD/MM/AAAA) a través del cual se le asigna una fecha de creación del documento, el sistema asigna automáticamente la fecha en que se esta creando.

Descriptores: Esta sección permitirá diligenciar aquellos descriptores que se hayan asignado a la tipología documental con información complementaria.

• Luego de diligenciados los detalles del documento a crear, es necesario escanear o adjuntar un documento para finalizar el proceso de creación haciendo clic en el botón 'Guardar nuevo documento'.

• Allí al cerrar el visor de documentos se visualizará como un nuevo documento el registro creado anteriormente.

Edición

Para editar un documento ya creado se debe seguir el siguiente proceso:

• Luego de desplegar las tipologías en la pestaña de política documental, por cada tipología que contenga registros el sistema listará los documentos ya creados, para así permitir su edición.

• Seleccione el documento a editar, automáticamente el sistema pasará a la pestaña '2 Detalles', en donde será posible modificar la información de la descripción, fecha o descriptores, según corresponda.

• Luego se debe adjuntar o digitalizar un documento, para así finalizar haciendo clic en alguno de los tres botones que se relacionan a continuación:

• Reemplazar versión: Como su nombre lo indica a través de este botón será posible reemplazar el documento cargado sobre la versión actual, sin generar versiones posteriores.
• Anexar imagenes: A través de este botón será posible anexar hojas o documentos al archivo ya cargado al documento, es decir, se unirán a la versión actual del documento, es importante tener presente que solo será posible cargar imágenes digitalizadas o documentos en formato pdf.
• Nueva versión: Con este botón será posible crear una nueva versión del archivo, permitiendo así a través del historal generado en la opción de registro de archivos visualizar cada uno de los documentos generado por versión.