Registro de comunicados internos

Los comunicados internos permiten gestionar comunicaciones de tipo administrativo entre múltiples funcionarios dentro de la organización, las cuales antes requerían la impresión de más de 2 documentos, por tanto, la finalidad de este comunicado es optimizar los tiempos, evitar la impresión de documentos innecesarios y llevar un control detallado de los mismos.

Desde la ruta SGD/Correspondencia/Comunicados internos se encuentra el formulario de registro de los comunicados internos. Esta opción del sistema permite gestionar y dar trámite a los memorandos internos, dejando la trazabilidad del envío, con la posibilidad de adjuntar el documento digitalizado si éste debe ser compartido con un grupo de personas específicamente.

Para iniciar el registro de un memorando, el tipo de correspondencia debe llevar el nombre del memorando que se enviará:

Debe seleccionar el tipo de comunicado interno y registrar el asunto del memorando; para copiar uno o más usuarios del sistema, deberá referenciarlos uno a uno en el mismo campo de destinatarios.

Para finalizar de clic en 'Guardar', automáticamente el sistema abrirá un modal visualizando el ID del comunicado y su radicado si corresponde, desde este modal será posible cargar la imagen principal de la correspondencia, ya sea con un documento directamente del pc o digitalizado.

Nueva versión de digitalización

Ahora desde la radicación de comunicados internos cargar anexos a la correspondencia, adicional será posible digitilizar y cargar documentos de la correspondencia desde cualquier explorador, debido a que la nueva versión ya no utiliza Silverlight.

Digitalizar imágenes a la correspondencia

Una vez radicada una correspondencia y se guarde el sistema automaticamente abrirá un nuevo modal llamado 'Completar correspondencia' en cual podrá realizar la digitalización de la imagen de la correspondencia y los anexos, será posible adjuntar documentos e imprimir el sticker, adicional como nueva funcionalidad será posible comprimir las imágenes para que los archivos se carguen al sistema con un peso inferior al real.

Para iniciar la digitalización de imágenes de clic sobre el botón '+ Escanear', el cual realizará la validación de si esta instalado el programa SincoScan, al no estar instalado el sistema notificará la inconsistencia e indicará como se debe instalar.

Después de ser instalado el programa requisito para la digitalización será posible iniciar con el proceso, para cambiar la configuración del escáner de clic en el botón 'Parámetros escáner', el cual abrirá un nuevo modal que permitirá modificar la configuración para la digitalización.

Cuando ya se hayan definido los parámetros requeridos para la digitalización el sistema brinda dos opciones para guardar:

1- Guardar los parámetros del escáner como preferencias para el usuario, es decir, una vez se guarde el sistema tomará esa configuración siempre que el usuario de sesión vaya realizar una digitalización.

2- Guardar los parámetros del escáner unicamente para la digitalización actual.

Después de realizada la digitalización en el visor podrá visualizar cada una de las imágenes digitalizadas.

Una vez digitalizadas las imágenes es posible realizar diferentes acciones, como rotarlas con el ícono , eliminarlas con el ícono y visualizarlas en el tamaño real a través del ícono .

Al hacer clic en la lupa, se desplegará una vista aumentada de la imagen, para cerrar esta visualización, realice clic en la tecla ESC o haga clic en la X que se encuentra en la parte inferior.

En caso tal de requerir una eliminación multiple de imágenes del visor existe un botón , el cual como su nombre lo indica elimina del visor las imágenes que se han seleccionado previamente, tenga presente que este botón solo se activara cuando ya se haya seleccionado una imagen.

Para seleccionar las imágenes puede hacer clic sobre cualquiera de ellas o seleccionar cualquier espacio vacío del visor y arrastrar el cursor encima de las imágenes para generar el rectángulo de selección similar a la versión anterior.

Para deseleccionar imágenes, solo haga cic sobre estas nuevamente y dejarán de hacer parte de la selección.

Adjuntar documentos a la correspondencia

Una de las opciones para adicionar documentos a la correspondencia es adjuntarlos directamente desde el equipo. Para realizar este proceso seleccione la pestaña 'Adjuntar' en la cual para agregar los documentos tiene dos opciones, realizar clic en o seleccionando el archivo desde el equipo y arrastrandolo directamente al visor.

Una vez se haya seleccionado los documentos a cargar el sistema los listará permitiendo realizar dos acciones, editar el nombre del documento a través de ícono y eliminar el documento de la lista con el ícono .

Cargar documentos a la correspondencia

Para cargar los documentos a la correspondencia se brindan dos opciones, cargar un unico documento como imágen de la correspondencia o cargar uno o multiples archivos como anexos. Por esto, en el modal de completar correspondencia se visualizan dos botones llamados 'Subir documento' y 'Subir anexos'.

Ahora es posible antes de realizar la carga de los documentos comprimir las imágenes, es decir, carga con un peso y calidad inferior al servidor el documento que se desea guardar. Para realizar la acción de comprimir es necesario que antes de cargar el documento seleccione el check llamado 'Comprimir imágenes'.

Después de seleccionado el check de comprimir imágenes y subir el documento ya sea como anexo o imagen de la correspondencia, al abrir y consultar el archivo cargado, el sistema indicará que anteriormente el documento fue comprimido.