Registro de interesados

Updated on 27 Jan 2023
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En un proyecto es importante para el director identificar los interesados que son las personas, grupos u organizaciones que se afectan positiva o negativamente con los resultados del proyecto, adicionalmente es necesario documentar cualquier información relevante acerca de su interés, influencia, actitud y compromiso con el éxito del mismo.

Roles de interesados

Es importante tener en cuenta que previamente se debe configurar los Roles de los interesados.

Para agregar nuevos interesados se recomienda el siguiente procedimiento:

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Dar clic en el botón Nuevo interesado:

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En la ventana Crear interesado ingresar los siguientes datos:

Identificación: Ingresar el número de identificación o el NIT del interesado de acuerdo a si corresponde a una persona natural o jurídica.
Nombre: Ingresar el nombre del interesado.
Cargo: Ingresar el cargo del interesado si aplica.
Tipo: Indicar si el interesado es Interno o Externo.
Rol: Seleccionar el rol del interesado dentro del proyecto.
Correo, Dirección, Teléfono Y/O Móvil: Ingresar la información de contacto del interesado.
Expectativas positivas / Negativas: Una de las responsabilidades más importantes del director de proyectos consiste en gestionar las expectativas de los interesados. Para los interesados con expectativas positivas sus intereses serán mejor atendidos si contribuyen al éxito del proyecto.
Los intereses negativos de no ser atendidos pueden impedir el avance del proyecto e ignorarlos puede traer como consecuencia un aumento en la probabilidad de fracaso del proyecto.
En estos campos ingresar según corresponda, las expectativas positivas o negativas del interesado en el proyecto.
Una vez ingresada la información dar clic en el botón Guardar para crear el registro.
Una vez guardada la información dar clic en el botón Cerrar para cerrar la ventana.

Al guardar se listan en una tabla los interesados creados:
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Para editar un interesado es posible dar clic en el botón de la columna Editar En la ventana Editar interesado modificar y/o completar los sdatos básicos según sea necesario:
Para eliminar un interesado, ubicar el registro y dar clic en el botón de la columna Eliminar luego confirmar o cancelar la acción.

Interesados

El registro de los interesados es independiente de la administración de terceros del módulo AYF – Administrativo y Financiero.
Se recomienda en los datos de creación únicamente ingresar el correo electrónico en los interesados que consideren deben ser notificados por SGP.
Los filtros de búsqueda permiten consultar solo los interesados creados en el proyecto seleccionado.

Para consultar alguno de los interesados creados utilizar los siguientes filtros:

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Nombre / identificación: Buscar y seleccionar el interesado a consultar dentro del listado de la tabla. Ingresar parte del nombre, identificación o raya al piso (_), para ver los 20 primeros registros en orden alfabético.
Rol: Seleccionar el rol que se requiere consultar.
Dar clic en el botón Consultar para actualizar el listado de acuerdo a los criterios de búsqueda seleccionados.