Registro de lecciones aprendidas

Durante el proceso de iniciación se pueden recopilar las lecciones generadas en esta etapa. Con el fin de mejorar la experiencia presente o futura, e identificar nuevas contribuciones en el desarrollo de los proyectos, es importante documentar las experiencias positivas o negativas de los mismos.

La creación de un registro de lecciones aprendidas puede contribuir a la mejora continua de los procesos, por lo que se recomienda revisarlas periódicamente con el equipo de trabajo para tomar las decisiones correspondientes.

Al ingresar el sistema muestra un formulario con las siguientes secciones:

Información básica del proyecto

• Fecha de inicio: corresponde a la fecha de inicio actual planeada.

• Fecha final: corresponde a la fecha final actual planeada.

• Fecha de cierre: corresponde a la fecha de cierre del proyecto. Cuando el proyecto no se encuentra cerrado, el campo se muestra vacío.

• Duración (D): corresponde a la duración actual en días planeada.

• Avance planeado (%): indicador que permite medir el avance esperado del proyecto en términos de porcentaje de acuerdo al tiempo transcurrido a corte de fecha actual (hoy) y conforme a lo establecido en el cronograma (línea actual). El sistema desde la creación del proyecto permite definir si el avance se medirá, en función del esfuerzo (tiempo) o del costo (dinero).

• Avance ejecutado (%): indicador que permite medir el avance real del proyecto en términos de porcentaje de acuerdo al tiempo transcurrido a corte de fecha actual, conforme a lo establecido en el cronograma (línea actual) y a lo ejecutado por los recursos, o a lo integrado con los trámites CBR. El sistema desde la creación del proyecto permite definir si el avance se medirá, en función del esfuerzo (tiempo) o del costo (dinero).

• Costo presupuestado: corresponde al costo del presupuesto actual del proyecto.

• Costo ejecutado: corresponde al costo de ejecución a la fecha.

• Estado: indica el estado actual del proyecto.

Información de la lección aprendida
Permite categorizar la lección a crear de acuerdo a los siguientes campos:

• Grupo de procesos: Seleccionar el grupo de procesos donde se genera la lección, según se requiera: Iniciación / Planificación / Ejecución / Seguimiento y control / Cierre.

• Área: Seleccionar el área de impacto de la lección, según se requiera, de acuerdo a la definición realizada en el maestro de área de lecciones aprendidas. Para mayor información, consultar Área de lecciones aprendidas.

• Tipo de lección: Seleccionar el tipo de lección, según se requiera: Amenaza / Oportunidad.

• Impacto: Seleccionar el impacto de acuerdo a la lección: Alto / Medio / Bajo.

• Descripción de la situación: Describir los antecedentes y circunstancias que ocasionaron el asunto sujeto de la lección aprendida.

• Causas: Describir e identificar las causas que ocasionaron la situación y el efecto que la situación planteada tuvo sobre los objetivos del proyecto.

• Acciones implementadas: Ingresar las acciones correctivas implementadas para reducir o mejorar los efectos de la situación (dependiendo si son amenazas u oportunidades) y las acciones preventivas para reducir o incrementar la probabilidad que se vuelvan a presentar en el futuro.

• Acción: Describir una a una la (s) actividad (es) que representan las acciones correctivas o preventivas implementadas.

• Justificación: Ingresar la justificación de cada una de las acciones tomadas.

• Responsable: Ingresar el nombre de la persona responsable de cada una de las acciones tomadas.

• Para crear el registro de cada una de las acciones, dar clic en el botón +.

• Recomendaciones: Describir las estrategias recomendadas para adoptar en el futuro, con el fin de evitar que se presente nuevamente la amenaza o para aprovechar la oportunidad. Las recomendaciones se construyen a partir de las experiencias de las acciones tomadas para corregir la situación.

• Adjuntos: Adjuntar los documentos que soportan la lección aprendida.