Registro de obsolescencia de documentos
- 18 Apr 2023
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Registro de obsolescencia de documentos
- Updated on 18 Apr 2023
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Quién lo puede hacer
El usuario asignado como Responsable principal de la caracterización del proceso a la que pertenece el documento que se desea pasar a obsoleto
Esta opción permite aplicar el estado de obsolescencia a los documentos que ya no tienen funcionalidad en la ejecución de algún proceso. Dicho estado de obsolescencia puede ser aplicado a los procedimientos, instructivos, formatos, documentos de apoyo, caracterizaciones de proceso e indicadores.
¿Sobre qué documentos se puede efectuar?
El sistema mostrará los documentos que se encuentran en estado vigente, debido a que únicamente sobre estos es posible aplicar el estado de obsolescencia.
- Seleccione el tipo de documento sobre el cuál desea efectuar el paso a obsolescencia y el macroproceso al que pertenece y haga clic en el botón Consultar.
No me aparece habilitada la casilla de obsolescencia
Recuerde que si al ingresar a la opción Registro de obsolescencia de documentos el sistema no le permite efectuar el paso a obsoleto de un documento es porque usted no es el Responsable principal de la caracterización a la que pertenece el documento.
Una vez registradas las Observaciones y hecho clic en la columna Obsoleto haga clic en el botón Guardar.
Una vez efectuado el paso anterior, ya no será posible visualizar el documento a través del visor de documentos de proceso, debido a que dicho visor únicamente visualiza los documentos que se encuentran en estado vigente.
No es posible reversar los cambios
Tenga en cuenta que una vez aplique el estado de obsoleto a un documento, no será posible devolver el documento a estado vigente. Por lo anterior si se aplica el estado de obsolescencia a una caracterización de proceso toda la documentación que se encuentre en su interior pasará automáticamente a estado de obsoleto.
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