Registro de planillas internas

Las planillas son la herramienta que permiten realizar la distribución y entrega de la correspondencia entrante (recibida) desde la aplicación, documento que no implica ser impreso, pero si condiciona el proceso de confirmación de entrega.

Registro de planillas

Desde la ruta SGD/CORRESPONDENCIA/PLANILLAS se gestionarán las planillas para la entrega de correspondencia saliente y entrante.

Las planillas podrán ser editadas de ser requerido, siempre que no hayan registros asignados a estas ya confirmados.
Desde la ruta: SGD/CORRESPONDENCIA/PLANILLAS, se podrán generar las planillas de entrega de correspondencia al interior de la organización, con solo seleccionar en el campo Tipo planilla: Interna.

Planilla: Descripción para identificar la planilla.

Mensajero: Usuario del ERP asignado en el maestro de mensajeros y su estado sea disponible.

Tipo planilla: Clasificación de la planilla para identificar que correspondencias pueden ser asignadas, pueden ser saliente e interna.

Responsable de confirmar recibido físico: Usuario del ERP encargado de confirmar la correspondencia. (Solo aplica para planillas tipo internas).

Check filtrar correspondencias por último mes: Al activar este check el sistema en el autocompletar de correspondencia visualizará todas las correspondencias de clase entrante, saliente e interna radicadas en el último mes.

Así para asignar los radicados a la planilla se debe hacer desde el campo Correspondencia: donde al digitar el ID o número de radicado el sistema las irá agregando a medida que se consultan una a una, así mismo, se validará si el radicado ya fue asignado a una planilla o está en un estado que no permite ser asignada.

Otra opción de asignar correspondencias a una planilla es a través del campo que tiene el lector de código de barras, ya que, al leer el código asignado por el sistema, se irán asignando las correspondencias de forma más eficiente.

Una vez finalizado el proceso de asignación de correspondencias a la planilla, el sistema permitirá seleccionar las siguientes opciones:

• Al dar clic sobre el botón de GUARDAR el sistema creará la planilla, pero no habilitará las correspondencias para la confirmación de su entrega dentro del SGD.
• Al dar clic sobre el botón CONFIRMAR PLANILLA el sistema creará la planilla, le asignará un estado de confirmada y permitirá realizar la confirmación de las correspondencias.

A las planillas de correspondencia tipo interna es posible agregar correspondencias de clase entrante e interna, siempre y cuando estas no encuentren entregadas desde otra planilla de correspondencia o su estado sea cancelado.

Al crear la planilla y agregar una correspondencia en estado ‘Completado’ el sistema la agregará dentro del listado de correspondencias asignadas a la planilla.

Al crear la planilla y agregar una correspondencia en estado ‘En proceso’ el sistema la asignará dentro del listado de correspondencias asignadas a la planilla.

Al crear la planilla y agregar una correspondencia en estado ‘cancelado’ el sistema generará una alerta con el siguiente mensaje “La correspondencia no puede ser asociada porque se encuentra en estado cancelado”.

Luego de realizar la asignación de las correspondencias a la planilla es necesario confirmarla, para así poder realizar el proceso de confirmación dentro del SGD.

Después de realizar la confirmación o rechazo de la entrega de todas las correspondencias relacionadas a la planilla el sistema cambiará su estado a ‘Completado’.