Registro de simulacros

Por medio de esta opción es posible registrar los diferentes formularios para controlar y hacer seguimiento a los eventos de simulación de eventos catastróficos a los cuales puedan estar propensos a ocurrir dentro de la labor desempeñada por una empresa.

Inicialmente podrá encontrar un informe resumen de aquellos formularios de tipos de simulacros que tiene listos para ejecutar, en borrador, un historial de lo ya ejecutado y finalmente la posibilidad de crear un nuevo formulario para desarrollar un simulacro.

Creación de un formulario de simulacro

Para crear un nuevo formulario de simulacro debe remitirse a la tarjeta de creación y dar clic en Crear simulacro:

En la primera sección ubicada en la parte izquierda de información general es donde debe colocar datos de identificación del simulacro como:

• Nombre: Variable que permite identificar el simulacro a realizar
• Fecha y hora: momento en el cual se realizará el simulacro
• Ubicación: lugar determinado para la ejecución del evento
• Almacenamiento de documentos: ruta de documentos donde se debe remitir un usuario a consultar la información soporte a este simulacro
• Tipo de evento: se debe escoger entre si el evento es una evacuación total, es un simulacro avisado o un simulacro sin previo aviso.

Al diligenciar estos primeros campos y dar clic en guardar ya se tendrá un formulario de simulacro en Borrador para darle continuidad en el momento es que sea necesario.

Cada sección requiere que la totalidad de su información sea diligenciada para identificarla como parametrizada totalmente:

Al continuar con el registro en la segunda sección de equipos es donde se debe asignar el Encargado del simulacro y el personal que participara dentro de la programación, ejecución y cierre del simulacro a realizar, para ello se deben establecer equipos de trabajo de acuerdo con los empleados con un contrato activo dentro de SINCO SST.

Puede seleccionar mas de un encargado del simulacro, tenga presente que como encargado debe seleccionar usuarios con acceso al ERP.

Y en la creación de equipos pueden referenciar varias veces a un mismo trabajador en la conformación de varios equipos. En el evento en que se requiera crear un nuevo equipo solo debe dar clic en el botón de Crear equipo: Inicialmente debe dar el nombre del equipo:

Luego tendrá que asignar los empleados con contrato activo que hagan parte del equipo por medio del botón Gestionar participantes:

Recuerde la herramienta consulta empleado con contrato activo:

Una vez asignados puede dar clic en cerrar. Y finalmente debe seleccionar que equipos harán parte del simulacro:

Tenga en cuenta que a un equipo podrá gestionar sus participantes, cambiar el nombre o eliminar dicho equipo:

Cada sección requiere que la totalidad de su información sea diligenciada para identificarla como parametrizada totalmente:

En la tercera sección de configuración encontraremos la sección de recursos, aquí es donde debe relacionar que recursos físicos son necesarios para la óptima preparación y ejecución del simulacro.

Inicialmente el maestro de recursos puede estar vacío por lo que debe dar clic en crear recurso para identificar sus recursos:

Allí debe identificar el nombre del recurso y asignarlo a una categoría:

La categoría a la que asigne el recurso le permitirá asignarlo al momento de enlistar sus recursos:

Cada recurso asignado por categoría podrá asignarlo en cada sección dentro del listado de recursos:

Por ejemplo, si creo el recurso botiquín y lo asigno a la categoría primeros auxilios solo podre asignarlo a la pregunta ¿Cuáles serán sus recursos de primeros auxilios?, siguiendo este patrón de registro recuerde entonces a que categoría asigna sus recursos.

Cada sección requiere que la totalidad de su información sea diligenciada para identificarla como parametrizada totalmente:

Finalmente, en la cuarta sección denominada Guión es donde se debe relacionar las tareas antes y después del simulacro a realizar. Y en la casilla durante es donde se debe relacionar el listado de chequeo de preguntas para tener en cuenta en la ejecución del simulacro.

En el Antes es donde se debe registrar aquellos aspectos para tener en cuenta previo a la ejecución del simulacro:

Para relacionar una tarea debe dar clic en el icono agregar tarea: y luego en el icono crear tipo de tarea:

Puede buscar tareas ya creadas de otros simulacros o puede crear una nueva:

Para crear una nueva de clic en el icono Crear nuevo, redacte el nombre y finalice con Guardar:

De las tareas ya creadas y asignadas puede activar o inactivar su uso en ese simulacro, editar su descripción o eliminar su asignación:

Estas tareas ya identificadas podrán ser utilizadas en el antes o el después del simulacro.

En la sección Durante se debe relacionar todos aquellos aspectos para tener en cuenta en la ejecución del simulacro

En esta sección se relacionan las preguntas a evaluar a consideración para determinar si la ejecución del simulacro se realizo de la mejor manera posible. Para ello se debe relacionar o crear preguntas que permitan dejar el registro de la ejecución.

Por tipo de simulacro se debe enlazar las preguntas para tener en cuenta, entonces para ello debe relacionar por el tipo de simulacro la pregunta a evaluar si las preguntas ya se encuentran creadas:

Sino se encuentran creadas entonces debe dar clic en el icono de Crear pregunta. Para crear una pregunta requiere saber que tipo de resultado espera y a qué tipo de simulacro quiere asignar la pregunta, por ejemplo:

Las opciones para tener en cuenta de acuerdo con el tipo de resultado son:

• Repuesta corta: Opción de respuesta breve, un texto corto o un resultado limite.
• Única opción: Variable de respuesta única a seleccionar de acuerdo con un listado de opciones .
• Múltiples opciones: Varias opciones de respuesta a seleccionar de acuerdo con un listado de opciones.
• Fechas y hora: Opción de respuesta de acuerdo con un calendario y un registro de horario determinado.
• Descripción y cantidad: Opción que permite relacionar la cantidad de un resultado.
• Cantidad: Variable que permite identificar un dato número en especifico.
• Adjuntar archivo: Opción de respuesta para cargar documentos, imágenes u otro tipo de archivos.

Las opciones para tener en cuenta de acuerdo con el tipo de simulacro dependerán directamente al maestro de tipos de simulacros que usted como usuario puede llegar a configurar:

Tenga en cuenta que al momento de crear una pregunta podrá identificarla a mas de un tipo de simulacro para poder hacer uso de ella:

Una vez identifique o cree una nueva pregunta recuerde dar clic en Guardar:

Todas las preguntas asignadas a la ejecución del simulacro podrá identificarlas en dicho listado resumen:

Y si requiere eliminar la asignación de alguna de ellas solo debe dar clic en el icono de eliminación.

En la sección Después al igual que en la sección antes deberá identificar el listado de tareas para tener en cuenta en este caso para finalizar un simulacro.

Para relacionar una tarea debe dar clic en el icono agregar tarea y luego en el icono crear tipo de tarea:

Puede buscar tareas ya creadas de otros simulacros o puede crear una nueva:

Para crear una nueva de clic en el icono crear nuevo, redacte el nombre y finalice con Guardar:

De las tareas ya creadas y asignadas puede activar o inactivar su uso en ese simulacro, editar su descripción o eliminar su asignación:

Cada sección requiere que la totalidad de su información sea diligenciada para identificarla como parametrizada totalmente:

Una vez las 4 secciones estén diligenciadas totalmente se podrá terminar la configuración del simulacro y se procederá a su ejecución:

Al momento de terminar la configuración registre observaciones de cierre:

Ejecución de un simulacro

Para iniciar un simulacro desde la ventana de inicio se debe dar clic en el icono de ejecutar:

Inicialmente se debe validar que las tareas pactadas en antes se hayan cumplido satisfactoriamente:

A cada una de las tareas deberá validar su cumplimiento en el icono correspondiente:

Una tarea validada se visualiza de la siguiente manera:

Al validar la ejecución del 100% de las tareas asignadas se cumplirá la primera etapa del simulacro:

En la ejecución en la sección del durante es donde se debe discriminar el detalle de lo ocurrido durante el simulacro por esto es importante relacionar la mayor cantidad de preguntas a evaluar durante el simulacro:

Al validar la ejecución del 100% de las preguntas se cumplirá la segunda etapa del simulacro:

Finalmente, en el después, se debe validar que las tareas pactadas se hayan cumplido satisfactoriamente:

Al validar la ejecución del 100% de las tareas asignadas se cumplirá la tercera etapa del simulacro:

De la ejecución del simulacro puede obtener un informe resumen exportable a Excel que visualizara la información registrada durante cada sección del simulacro, para visualizarlo debe dar clic en el icono de Descargar Y allí obtendrá el Excel con la información:

Historial de simulacros

Para visualizar a manera de informe los simulacros en borrador, listos para ejecutar o los ya ejecutados debe remitirse en la pagina de inicio a la sección de historial:

Allí podrá encontrar en 3 secciones la información para su consulta:

Si se remite a la sección listo para ejecutar podrá iniciar los formularios que se encuentren configurados al 100% y que están listos para ser ejecutados:

Antes de iniciarlos, podrá consultar la vista previa a través del icono

Allí visualizara toda la información configurada del simulacro:

Desde el icono podrá duplicar la información para configurar un nuevo formulario de simulacro.

Tenga en cuenta que todos los campos se duplicaran. Aunque recomendamos validar los campos duplicados, hacer los cambios que requiera y así guardar el nuevo formulario del nuevo simulacro a realizar.

Finalmente, dentro del historial de simulacros, en la sección listos para ejecutar tenemos la opción de eliminación. Tenga presente que si elimina un formulario perderá toda la información registrada y deberá iniciar nuevamente el registro.

Como opción de gestión desde el mismo historial de simulacros en la pestaña de listos para ejecutar podrá iniciar un simulacro desde el icono de Ejecutar.

En el historial de simulacros ahora en la pestaña de borradores se visualizarán todos los formularios que se encuentran en edición o borrador.

Allí también podrá duplicar, eliminar o seguir editando de acuerdo con la gestión que desee realizar.

Como opción final en el historial de simulacros tendrá la pestaña de ejecutados donde podrá visualizar los diferentes simulacros ya realizados:

Y así poder consultar los diferentes resultados: