Registro entrega de cheques por proveedor

Esta opción permite llevar un control y registro en forma detallada sobre la entrega y cobro de cheques generados a proveedores mediante el registro del documento de comprobante de egreso asociado a esta forma de pago.

Casillas de Búsqueda

• Moneda: Lista desplegable que permite seleccionar los diferentes tipos de monedas configuradas, permitiendo consultar aquellos comprobantes de egreso asociados a la moneda en consulta, por defecto se visualizará la moneda funcional actualmente en uso.
• Cuenta Banco: Control de búsqueda que permite seleccionar la cuenta bancaria origen registrada al momento de la generación del comprobante de egreso. Este control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable), el cual opera digitando el NIT, el número o parte del nombre de la cuenta o banco en la casilla de texto y posteriormente presionando sobre la lista desplegable para visualizar las cuentas bancarias que coinciden con el texto digitado. Campo obligatorio.
• Proveedor: Control de búsqueda para filtrar la información por un tercero específico (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable), el cual opera digitando el NIT, el código o parte del nombre del tercero en la casilla de texto y posteriormente presionando sobre la lista desplegable para visualizar los terceros que coinciden con el texto digitado.
• Comprobante de Egreso: Campo de texto numérico que permite filtrar la consulta por un número de documento específico (Comprobante de egreso).
• Fecha Inicial/Final: Campo de texto numérico con formato DD/MM/AAAA que permite filtrar la consulta desde una fecha de inicio especifica hasta una fecha final de corte. La información en consulta se limitará a aquellos comprobantes de egreso cuya fecha de registro se encuentre contenida en el rango de fechas ingresado.
• Mostrar Tercero: Switch que al deslizar a la derecha permite visualizar en la consulta el número de identificación y el nombre del tercero asociado al comprobante de egreso en el informe.

Consultar Información

Una vez se han definido los filtros de búsqueda presione el botón consultar para visualizar la información en la pantalla; haga clic sobre el ícono correspondientes para exportar el informe a un archivo de Excel.

Detalle del Informe

• Fecha Entrega: Campo de texto numérico con formato DD/MM/AAAA que permite ingresar la fecha en que se entregaron los cheques al proveedor. La fecha de entrega no puede ser superior a la fecha actual.
• No. Egreso: Columna que muestra el número del comprobante de egreso con forma de pago cheque a entregar.
• Fecha: Columna que indica la fecha de registro del comprobante de egreso.
• Nit: Columna que indica el número de identificación del tercero, esta columna se visualiza si se marcó el filtro Mostrar Tercero.
• Nombre: Columna que indica el nombre del tercero, al cual se le generó el pago en cheque, esta columna se visualiza si se marcó el filtro Mostrar Tercero.
• Banco: Columna que muestra el nombre de la entidad financiera asociada a la cuenta bancaria registrada en el comprobante de egreso.
• Cuenta No: Columna que indica el número de la cuenta bancaria de la entidad financiera desde la cual fue girado el comprobante de egreso.
• No. Cheque: Columna que indica el número de consecutivo de cheque asignado en el comprobante de egreso.
• Estado: Columna que muestra el estado actual en el que se encuentra el cheque (Sin entregar o entregado).
• Valor cheque: Columna que muestra el valor del comprobante de egreso girado.

Casillas de Registro

Una vez consultado el comprobante de egreso asociado al número de cheque respectivo se debe marcar la casilla entregar o cobro según corresponda.

• Entregar: Casilla de marcación que permite seleccionar el cheque a entregar al proveedor y no permitirá desmarcar si el cheque adicionalmente se encuentra marcado como cobrado.
• Usuario Entrega: Columna que indica el nombre del usuario quien efectuó la entrega del cheque.
• Fecha Entrega: Columna que indica la fecha y hora en la que se efectuó la entrega del cheque.
• Fecha Auditoria: Columna que indica la fecha y hora en la que se realizó alguna modificación a la entrega del cheque (Estas modificaciones incluyen cambio de fecha de entrega o cambio de estado).
• Cobro: Casilla de marcación que permite seleccionar el cheque cobrado por el tercero, solo podrá marcarse esta casilla si el cheque se encuentra en estado entregado. Este campo es configurable, para activar o desactivar esta funcionalidad, es necesario que solicite la configuración y actualización de la opción al área de soporte técnico.
• Fecha Cobro: Campo de texto numérico con formato DD/MM/AAAA que permite ingresar la fecha de cobro del cheque, en la cual permitirá realizar el registro si es superior a la fecha de entrega. este campo es obligatorio para su almacenamiento. Este campo es configurable, para activar o desactivar esta funcionalidad, es necesario que solicite la configuración y actualización de la opción al área de soporte técnico.

Almacenamiento

Luego de diligenciar cada una de las casillas de registro debe presionar el botón Guardar. Dicho botón se encuentra en la parte inferior izquierda, bajo las casillas en blanco para registro. Esta acción actualizará la información de las columnas de registro de auditoría.