Registro y consulta de actas

En esta opción podrá visualizar todas las actas que han sido creadas y crear nuevas actas:

Cuenta con los filtros de búsqueda correspondientes a Número de acta, Subproceso, Motivo del acta, Responsable del acta, Participante, Tercero y Fecha. Es posible consultar por uno o varios filtros combinados de acuerdo a la consulta que se desee realizar.

Además, es posible realizar la consulta por el asunto y el lugar desde el campo de búsqueda por palabra clave ubicado en la parte superior. Para hacer uso de dicho campo registre la información deseada y finalice haciendo uso de la tecla Enter o clic por fuera del campo:

Optimice el uso de toda la pantalla para la visualización de la información haciendo clic en el ícono ubicado en la parte superior:

Haga clic en el ícono para visualizar el documento del acta a consultar.

Haga clic en el ícono para visualizar los documentos adjuntos del acta correspondiente:

Podrá visualizar el documento del acta, los archivos adjuntos y el contenido del acta si es participante del acta. De lo contrario se mostrará el siguiente mensaje informando que no es posible acceder a la información:

Haciendo clic en el ícono es posible realizar la descarga del informe en formato Excel.

Registro de acta de reunión

Para efectuar la creación de una nueva acta haga clic en Crear acta Hecho lo anterior se visualizará el respectivo formulario para el registro del acta:

Datos iniciales de registro

Ingrese el Motivo, Proceso/subproceso, Asunto y un Participante interno como responsable del acta para crear el registro y diligenciar la demás información relacionada al acta

• Una vez diligencie la información correspondiente a Motivo, Proceso/subproceso, Asunto y un Participante interno responsable del acta se guardará la creación del acta asignando un número (ID) a la misma y a partir de ese momento toda la información registrada será guardada en línea.

• Fecha y lugar: La fecha del acta no puede ser superior a la fecha actual. En el campo Lugar puede referenciar el sitio donde se está dando la reunión.

Responsables del acta: Por defecto al seleccionar un participante del proceso/subproceso queda marcado como responsable con el icono relleno de color blanco:

Puede asignar más responsables marcando manualmente el icono, a medida que agrega más participantes. Igualmente puede desasignarlos desmarcando el icono:

• Participantes externos: Puede seleccionar participantes externos ya creados en previas actas o crear uno nuevo haciendo clic en Agregar participante externo:

Diligencie los campos de Nombre, correo y tercero para crear el participante externo:

Agrupaciones de temas y compromisos

Por defecto al crear el acta se crea la agrupación “Sin agrupación”, con el objeto de relacionar el contenido de la reunión donde no es necesario usar agrupaciones, e inicia con el contador en cero ya que no registra contenido.

• Puede asociar agrupaciones a medida que va realizando el registro de los temas y compromisos o desde el inicio. Haga clic en el botón Agregar nueva agrupación, seleccione la agrupación de la lista y haga clic en el botón Aceptar:

La agrupación se visualizará debajo de la agrupación existente:

Registro de temas

Una vez se encuentre en la agrupación sobre la cual desea ingresar temas o compromisos, registre la información en el campo Nuevo contenido y haga clic en el botón Agregar. Por defecto los contenidos ingresados se crean como temas:

Si lo desea, asigne un responsable del tema seleccionando un participante en el campo Responsable.

Convertir tema en compromiso

Frente a cada contenido, ubicando el mouse se muestran unos puntos suspensivos que contienen las siguientes opciones:

• Haga clic en Asignar compromiso, de inmediato se cambia el icono azul del contenido por uno de color verde y se solicita la asignación de fecha y responsable del compromiso:

Mover temas y compromisos entre agrupaciones

Haga clic en la opción Mover a, y seleccione la agrupación destino del contenido seleccionado y automáticamente se moverá a dicha agrupación:

Eliminar temas, compromisos y agrupaciones

• Eliminar tema o compromiso: Haga clic en la opción Eliminar que muestra el mensaje de validación para determinar si se elimina el tema/compromiso seleccionado.

• Eliminar agrupación con su contenido: Ubique el mouse sobre la esquina superior de la agrupación para visualizar el icono de Eliminar.Al hacer clic, se muestra el mensaje de validación informando que al eliminar la agrupación se eliminarán los temas y/o compromisos asociados a la misma:

Documento de acta, adjuntos y observaciones

• Generar documento: Haga clic en el botón Generar documento del acta para que el sistema, de acuerdo a la plantilla cargada, genere automáticamente el documento en formato Ms Word con el número del acta:

O puede realizar la carga del documento del acta.

• Adjuntos: Haga clic en el botón Cargar adjuntos y seleccione los documentos a anexar en el acta:

• Eliminar documentos: Ubique el mouse sobre el documento del acta / adjunto para visualizar el icono de Eliminar:

• Observaciones: Puede registrar las observaciones finales del acta en este espacio ubicado en la parte inferior del formulario:

Cerrar acta

Una vez se cierre el acta no podrá editarse su contenido y automáticamente se habilitarán los compromisos a los responsables asignados para que realicen seguimientos.

Mis Actas

Las actas creadas en estado de registro o cerradas en donde el usuario de sesión se encuentre como responsable o participante, se visualizarán automáticamente en esta ventana.

Mostrando:

• Id, Motivo y Asunto
• Proceso/Subproceso, Lugar
• Participantes y responsables
• Estado y fecha de registro

Si el acta se encuentra en estado Registrada y el usuario de sesión no es el responsable, sino únicamente participante no podrá realizar modificaciones en ésta:

Registrar seguimientos a los compromisos del acta

Si el acta se encuentra en estado Cerrada será posible registrar seguimientos sobre cada uno de sus compromisos de acuerdo a lo siguiente:

Si es responsable del acta: Puede registrar seguimientos a todos los compromisos del acta.

Si es participante únicamente: Puede registrar seguimientos solamente a los compromisos que le han sido asignados.

• Haga clic sobre el recuadro del acta que desee consultar para visualizar toda la información registrada durante la creación de la misma:

• Haga clic sobre el icono de
  relacionado en cada compromiso, para desplegar los campos de registro de seguimientos:

Ingrese:

• Descripción del seguimiento

• Fecha del seguimiento: no puede ser superior a la fecha actual.

• Haga clic en el botón Agregar para visualizar el seguimiento junto con la columna de Auditoría. Posterior al registro de cada seguimiento podrá editar la descripción y la fecha del seguimiento o incluso eliminarlo.

A medida que se agregan o eliminan seguimientos, se actualiza automáticamente el contador ubicado al lado del icono:

Posteriormente es posible editar la descripción y la fecha, o eliminar el seguimiento.

Cerrar los compromisos

Para cerrar el compromiso debe existir al menos el registro de un seguimiento.

Haga clic en el icono para efectuar el cierre del compromiso:

Una vez cerrado, se visualizará el candado cerrado y una franja verde en la parte izquierda del compromiso:

Los seguimientos son únicamente de consulta.