Registro y consulta de caracterizaciones de proceso
- 22 Jan 2024
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Registro y consulta de caracterizaciones de proceso
- Updated on 22 Jan 2024
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Esta opción permite registrar y consultar las caracterizaciones de los procesos y subprocesos de la compañía.
Crear caracterización
Al hacer clic en el botón Agregar subproceso, se generará una plantilla de registro de información para detallar las particularidades de cada proceso o subproceso según corresponda.
Proceso: En esta categoría se debe ingresar el nombre del proceso que se caracterizará. O en caso de tratarse de un subproceso, este campo corresponde al nombre del proceso al que pertenece dicho subproceso.
Código subproceso: La función de este campo es registrar el código del documento establecido en el Sistema de Gestión.
Nombre del subproceso: Se ingresa el nombre del subproceso que se está caracterizando. Si la empresa trabaja hasta el nivel de procesos, en este campo se debe registrar el mismo nombre para caracterizar.
Código del documento: Es un código de dos caracteres que permite diferenciar un proceso o subproceso según corresponda.
Responsable auditorías: Al marcar esta casilla de verificación, se establece que el responsable principal y el responsable revisor de este subproceso serán las personas que estarán a cargo de revisar y aprobar el cronograma de auditorías.
Responsable auditorías
Tenga en cuenta que el sistema permite marcar esta opción en un sólo proceso.
Versión: Una vez se aprueben nuevas versiones de la caracterización, este campo se actualizará automáticamente.
Estado: Este campo actualiza automáticamente los estados de Registrado, En revisión, Vigente y Obsoleto dependiendo de la etapa en la que se encuentre..
Responsable principal: Seleccione el cargo de la persona que tiene autoridad para aprobar los documentos propios del proceso o subproceso en cuestión (caracterización, procedimientos, formatos, instructivos, indicadores, documentos de apoyo).
Responsable principal
Por requerimiento del sistema debe ser un responsable tipo líder y, generalmente, es el líder del proceso. En caso de tratarse del proceso responsable de auditorías, la persona relacionada en este campo es además la encargada de aprobar el cronograma de auditorías.
- Responsable revisor: Seleccione el cargo de la persona asignada para revisar la caracterización del proceso en cuestión.
Responsable revisor
En caso de tratarse del proceso responsable de auditorías, la persona relacionada en este campo,es además la encargada de revisar el cronograma de auditorías.
Una vez diligenciados estos campos haga clic en el botón Crear, hecho esto el sistema mostrará los botones para actualizar, regresar, eliminar y enviar a revisión y a su vez habilitará el resto de los campos dispuestos en el formulario de registro de la caracterización.
Objeto, límites, participantes y distribución
Objeto: Este campo de texto está destinado para registrar el objetivo del proceso.
Límites: Casilla de texto donde debe ingresarse la información relacionada con el alcance del proceso.
Participantes: Se deben seleccionar del listado los cargos y/o grupos de las personas que participan en el proceso o subproceso según corresponda, haciendo clic en el botón Agregar.
Participantes
Es importante registrar a todas las personas en cuestión, puesto que a su vez podrán asociarse en las diferentes actividades propias de la caracterización, generar actas de reunión, participar en los planes de acción generados y además consultar la documentación asociada al proceso en el Visor de documentos de proceso.
Esto último en caso de habilitar la restricción de consulta en los documentos desde la opción Permisos de consulta.
- Distribución: En este campo se seleccionan del listado los cargos y/o grupos de las personas a las cuales es importante notificar o distribuir información, cada vez que se aprueben nuevos documentos o se generen nuevas versiones sobre los documentos propios del proceso o subproceso según corresponda.
Notificación
La notificación con relación a la aprobación de los documentos es realizada por correo electrónico a las cuentas de correo relacionadas en la opción Registro de usuarios por parte del encargado de administrar SINCO ERP en su compañía.
Actividades
- Entradas: Contiene información del origen, el documento de entrada y el código del documento relacionado con el origen de la actividad.
El sistema solo permite el ingreso manual de entradas relacionadas con clientes o proveedores. Tenga en cuenta que todas las demás entradas de los procesos se generan automáticamente a partir de las salidas registradas.
- Actividades: En el campo superior debe seleccionar el responsable del desarrollo de la actividad. La descripción es un campo de texto donde debe detallarse la actividad a desarrollar, y tipo es una lista desplegable para seleccionar la categoría de la actividad desarrollada, respecto a la etapa del Ciclo PHVA según corresponda (planear, hacer, verificar o actuar).
Tenga en cuenta que la casilla Orden es un consecutivo que permite conservar la organización de las actividades del proceso/subproceso. Además, este consecutivo genera la nomenclatura interna de los documentos de salida
- Salidas: En el campo superior debe seleccionar el proceso al cual se dirige la salida generada en esta actividad. Documento es un campo de texto para escribir los detalles del documento de salida. Para finalizar, en Orden se ingresará un consecutivo, que permita mantener el orden de las salidas.
Guardar
Cada vez que ingrese una entrada, una actividad o una salida, debe hacer clic en el botón Guardar (entradas, actividades o salidas según corresponda), puesto que cada uno de los elementos se guarda de forma independiente.
Controles, recursos, marco legal y requisitos de la norma
Posterior a estos campos encontrará los relacionados a continuación.
Controles: Es un campo de texto donde se registran los aspectos importantes a controlar en el proceso/subproceso.
Recursos: En esta sección debe ingresarse la información relacionada con los recursos financieros, físicos y tecnológicos necesarios para el normal funcionamiento del proceso/subproceso.
Marco legal de referencia: En este espacio se debe ingresar las leyes o normas que tengan incidencia en el proceso/subproceso.
Requisitos de la norma: En este campo, el sistema permite seleccionar del listado los numerales de las normas que están relacionados con el proceso/subproceso (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018, ISO 31000:2018, ISO 17025:2017, la GUÍA RUC y el DECRETO 1072 de 2015).
Asociación de documentos de otro proceso
Es posible efectuar la asociación de un documento de otro proceso dentro de la caracterización del subproceso:
Es necesario que la caracterización se encuentre en etapa de registro y además el documento a asociar se encuentre vigente
Una vez se haga dicha asociación es necesario enviar a revisión la caracterización y efectuar la correspondiente revisión y aprobación, de lo contrario no será posible visualizar los documentos asociados a través del Visor de documentos de proceso.
En caso de habilitar la restricción de consulta de los documentos en la opción Permisos de consulta, al asociar los documentos de otros procesos en esta sección, será posible la consulta de dichos documentos sin que el usuario en cuestión sea participante de los procesos a los que pertenezcan tales documentos.
Enviar a revisión el subproceso
Una vez diligenciada toda la información anterior es posible generar el documento correspondiente a la caracterización haciendo clic en el botón Generar (previa configuración y montaje de la plantilla asociada al documento automático en cuestión en la opción Montaje de plantillas de documentos) y adjuntándolo o en su defecto adjuntar el archivo existente previamente
Extensiones de documentos admitidas
Tenga en cuenta que los formatos permitidos para subir el documento son Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point y PDF.
Si desea realizar guardado parcial haga clic en el botón Actualizar. Haciendo clic en el botón Regresar es posible retornar a la consolidación de las caracterizaciones de proceso ubicada en la opción Registro y consulta de caracterizaciones de procesos.
En el campo Control de cambios se deben registrar los cambios que se generen cada vez que se registre una nueva versión del documento en cuestión. Cuando toda la información esté registrada, podrá dar inicio al proceso de revisión y aprobación haciendo clic en el botón Para revisión.
No es posible enviar a revisión
Tenga en cuenta que toda la documentación que se encuentre dentro de la caracterización debe estar vigente para poder enviar a revisión la caracterización en cuestión.
En aquellos casos en que aparezca un signo de admiración en la parte superior de la caracterización, aparecerá inactivo el botón Para revisión debido a que alguno o algunos documentos no se encuentran en estado vigente. Al hacer clic sobre dicho signo de admiración será posible conocer que tipo(s) de documento(s) no se encuentra(n) vigente(s).
Proceda entonces a realizar la revisión y aprobación correspondiente en la opción Revisión y aprobación de documentos. Una vez se encuentre aprobado el documento correspondiente (caracterización), cualquier usuario del sistema podrá realizar su visualización a través del Visor de documentos de proceso.
Para obtener una óptima visualización de los documentos a través del visor de documentos de proceso, es necesario que no contengan clave de acceso.
Recomendaciones importantes para archivos antes de envío a revisión
Debes verificar el documento a subir en MS Word y MS Excel. Si el documento se va a descargar en formato PDF, es posible que lo cargues en PDF para evitar el proceso de conversión.
Puedes guiarte usando el utilitario de "Inspeccionar libro" en MS Excel para omitir información que este impidiendo el paso a revisión del documento.
- No tener vínculos con otros archivos, macros o tablas dinámicas. Las gráficas deben ser planas, es decir fotos sin relaciones con otros documentos.
No tener hojas ocultas ( o bien que estas estén luego de la primer hoja que contenga el formato) esto para que el documento se vea correctamente en el visor.
No contener comentarios.
No contener casillas de marcación o de opciones.
Máximo 5 condicionales anidados
Las imágenes a las que se le reduce el tamaño, se sugiere que se recorte y pegue la imagen nuevamente en el tamaño final (es decir que no se vea que la imagen se redujo).
Las celdas que contengan error deben ajustar y verificar que no se visualice este icono en el archivo
No tener campos de texto, formas, componentes vacios dentro del cuerpo del documento.
Modificar versión
En caso que requiera efectuar una modificación a la versión vigente, haga clic en el botón Nueva versión. Una vez efectuados los ajustes, adjunte el respectivo archivo y envíe a revisión de acuerdo a lo descrito anteriormente, previo registro de la información correspondiente al Control de cambios.
Registro de responsables para revisiones previas de documentos
Desde la consolidación de las caracterizaciones de proceso ubicada en la opción Registro y consulta de caracterizaciones de procesos es posible asociar los usuarios responsables de verificar los documentos, previo a la validación por parte del responsable de revisión asociado en cada uno de ellos.
Haga clic en la palabra Asignar ubicada en la columna Revisores de acuerdo al proceso en el que desee contemplar la posibilidad de efectuar la verificación de los documentos de acuerdo a lo descrito anteriormente, teniendo en cuenta que dicha verificación en ningún caso será considerada por el sistema como un paso obligatorio.
Seleccione los usuarios que corresponda y haga clic en el botón Guardar.
Tenga en cuenta
Esta funcionalidad opera desde la opción Revisión previa de documentos y es aplicable en aquellos casos en que se desea que un documento cuente con el aval de varios usuarios.
Registro de documentos
La creación de un documento es posible siempre y cuando la caracterización a la cual pertenezca se encuentre en estado Registrado. Por lo anterior, en los casos en que la caracterización en cuestión se encuentre en estado Vigente debe generar una nueva versión de la misma. Si la caracterización se encuentra en estado En revisión debe hacer la respectiva devolución para que se encuentre en estado Registrado.
Únicamente en la parte inferior de la plantilla de la caracterización, es posible realizar el registro de la documentación de los procesos (procedimientos, instructivos, documentos de apoyo y formatos). Cada documento creado será referenciado en la parte inferior de la opción de creación de éstos.
Recomendaciones generales
En caso que requiera registrar un documento existente al momento de la implementación de SINCO SGC, tenga en cuenta registrar la fecha de emisión en cada uno de los documentos, pues aunque dicho campo no es de diligenciamiento obligatorio, en los casos en que éste no es diligenciado, el sistema toma como fecha de creación la fecha en que el documento en cuestión es registrado en el sistema.
Si necesita registrar en el sistema un documento que actualmente se encuentra en una versión posterior a la versión 0, es posible realizar el empate de versiones a través de la opción Modificación versión en documentos. En este caso tenga en cuenta que el archivo que adjunte en la creación del documento debe tener en su interior el número de la versión con la que actualmente se encuentra vigente.
Registro de procedimientos
Haga clic en el botón Nuevo, diligencie la información correspondiente a los campos mencionados desde Código procedimiento hasta Observaciones y haga clic en el botón Guardar. El sistema automáticamente activará los campos correspondientes al registro de las definiciones asociadas al procedimiento y el paso a paso del mismo.
Flujograma
Tenga en cuenta que en el campo de Flujograma solo es posible cargar un archivo en formato JPG
En el campo Definiciones, podrá referenciar definiciones ya creadas en la opción Registro y consulta de definiciones efectuando la búsqueda de la definición y haciendo clic en el botón Agregar o crear una nueva definición haciendo clic en el botón Nuevo.
Registre el paso a paso del procedimiento en la siguiente tabla. En el campo Formato, solamente se desplegarán los formatos previamente creados y que además se encuentren vigentes.
Una vez diligenciada toda la información anterior es posible generar el documento correspondiente al procedimiento haciendo clic en el botón Generar (previa configuración y montaje de la plantilla asociada al documento automático en cuestión) y adjuntándolo o en su defecto adjuntar el archivo existente previamente.
Tipos de documentos
Tenga en cuenta que los formatos permitidos para subir el documento son Microsoft Word, Microsoft Excel y PDF.
Si desea realizar guardado parcial haga clic en el botón Actualizar. Haciendo clic en el botón Regresar es posible retornar a la caracterización a la que pertenece el documento.
En el campo Control de cambios se deben registrar los cambios que se generen cada vez que se registre una nueva versión del documento en cuestión. Cuando toda la información esté registrada, podrá dar inicio al proceso de revisión y aprobación haciendo clic en el botón Para revisión.
Notificación
El sistema envía notificación por correo electrónico a los responsables de revisión y aprobación a las cuentas de correo relacionadas en la opción Registro de usuarios por parte del encargado de administrar SINCO ERP en su compañía.
Proceda entonces a realizar la revisión y aprobación correspondiente en la opción Revisión y aprobación de documentos. Tenga en cuenta que la revisión del documento debe ser realizada por el usuario asociado en el campo Responsable revisión y la aprobación por el usuario asociado como Responsable principal en la caracterización.
Una vez se encuentre aprobado el documento correspondiente (procedimiento), cualquier usuario del sistema podrá realizar su visualización a través del Visor de documentos de proceso.
En caso que requiera efectuar una modificación a la versión vigente, haga clic en el botón Nueva versión.
Una vez efectuados los ajustes, adjunte el respectivo archivo y envíe a revisión de acuerdo a lo descrito anteriormente, previo registro de la información correspondiente al control de cambios.
Registro de instructivos
Haga clic en el botón Nuevo, diligencie la información correspondiente a los campos Código y Descripción y haga clic en el botón Guardar. El sistema automáticamente activará los campos correspondientes a la generación y adjunto del instructivo a la vez que el registro de las actividades asociadas a la ejecución del mismo.
Tipos de documentos
Tenga en cuenta que los formatos permitidos para subir el documento son Microsoft Word, Microsoft Excel y PDF.
Una vez diligenciada toda la información anterior es posible generar el documento correspondiente al instructivo haciendo clic en el botón Generar (previa configuración y montaje de la plantilla asociada al documento automático en cuestión) y adjuntándolo o en su defecto adjuntar el archivo existente previamente.
En el campo Control de cambios se deben registrar los cambios que se generen cada vez que se registre una nueva versión del documento en cuestión. Cuando toda la información esté registrada, podrá dar inicio al proceso de revisión y aprobación haciendo clic en el botón **Para revisión. **
Notificación
El sistema envía notificación por correo electrónico a los responsables de revisión y aprobación a las cuentas de correo relacionadas en la opción Registro de usuarios por parte del encargado de administrar SINCO ERP en su compañía.
Proceda entonces a realizar la revisión y aprobación correspondiente en la opción Revisión y aprobación de documentos. Tenga en cuenta que la revisión del documento debe ser realizada por el usuario asociado en el campo Responsable revisión y la aprobación por el usuario asociado como Responsable principal en la caracterización.
Una vez se encuentre aprobado el documento correspondiente (Instructivo), cualquier usuario del sistema podrá realizar su visualización a través del Visor de documentos de proceso.
En caso que requiera efectuar una modificación a la versión vigente, haga clic en el botón Nueva versión.
Una vez efectuados los ajustes, adjunte el respectivo archivo y envíe a revisión de acuerdo a lo descrito anteriormente, previo registro de la información correspondiente al control de cambios.
Registro de formatos
Haga clic en el botón Nuevo, diligencie la información correspondiente a los campos Código y Descripción y haga clic en el botón Guardar. El sistema automáticamente activará los campos correspondientes al adjunto del formato a la vez que el resto de los campos dispuestos en este formulario de registro.
Tipos de documentos
Tenga en cuenta que los formatos permitidos para subir el documento son Microsoft Word, Microsoft Excel y PDF.
Si desea que el usuario realice la descarga del formato en PDF independiente de que el archivo original haya sido creado en Microsoft Word o Microsoft Excel, haga clic en la casilla Formato PDF.
Si desea realizar guardado parcial haga clic en el botón Guardar. Haciendo clic en el botón Regresar es posible retornar a la caracterización a la que pertenece el formato.
Formatos en MS Excel
Para los formatos creados en archivo Excel, asegúrese de que todas las hojas del libro cuenten con el área de impresión debidamente configurada.
En el campo Control de cambios se deben registrar los cambios que se generen cada vez que se registre una nueva versión del documento en cuestión. Cuando toda la información esté registrada, podrá dar inicio al proceso de revisión y aprobación haciendo clic en el botón **Para revisión. **
Notificación
El sistema envía notificación por correo electrónico a los responsables de revisión y aprobación a las cuentas de correo relacionadas en la opción Registro de usuarios por parte del encargado de administrar SINCO ERP en su compañía.
Proceda entonces a realizar la revisión y aprobación correspondiente en la opción Revisión y aprobación de documentos. Tenga en cuenta que la revisión del documento debe ser realizada por el usuario asociado en el campo Responsable revisión y la aprobación por el usuario asociado como Responsable principal en la caracterización.
Una vez se encuentre aprobado el documento correspondiente (formato), cualquier usuario del sistema podrá realizar su visualización a través del Visor de documentos de proceso.
En caso que requiera efectuar una modificación a la versión vigente, haga clic en el botón Nueva versión.
Una vez efectuados los ajustes, adjunte el respectivo archivo y envíe a revisión de acuerdo a lo descrito anteriormente, previo registro de la información correspondiente al control de cambios.
Registro de documentos de apoyo
Haga clic en el botón Nuevo, diligencie la información correspondiente a los campos Código y Descripción y haga clic en el botón Guardar. El sistema automáticamente activará los campos correspondientes al adjunto del documento a la vez que el resto de los campos dispuestos en este formulario de registro.
Tipos de documentos
Tenga en cuenta que los formatos permitidos para subir el documento son Microsoft Word, Microsoft Excel y PDF.
Una vez diligenciada toda la información anterior es posible generar el documento correspondiente al instructivo haciendo clic en el botón Generar (previa configuración y montaje de la plantilla asociada al documento automático en cuestión) y adjuntándolo o en su defecto adjuntar el archivo existente previamente.
En el campo Control de cambios se deben registrar los cambios que se generen cada vez que se registre una nueva versión del documento en cuestión. Cuando toda la información esté registrada, podrá dar inicio al proceso de revisión y aprobación haciendo clic en el botón Para revisión.
Notificación
El sistema envía notificación por correo electrónico a los responsables de revisión y aprobación a las cuentas de correo relacionadas en la opción Registro de usuarios por parte del encargado de administrar SINCO ERP en su compañía.
Proceda entonces a realizar la revisión y aprobación correspondiente en la opción Revisión y aprobación de documentos. Tenga en cuenta que la revisión del documento debe ser realizada por el usuario asociado en el campo Responsable revisión y la aprobación por el usuario asociado como Responsable principal en la caracterización.
Una vez se encuentre aprobado el documento correspondiente (Documento de apoyo), cualquier usuario del sistema podrá realizar su visualización a través del Visor de documentos de proceso.
En caso que requiera efectuar una modificación a la versión vigente, haga clic en el botón Nueva versión.
Una vez efectuados los ajustes, adjunte el respectivo archivo y envíe a revisión de acuerdo a lo descrito anteriormente, previo registro de la información correspondiente al control de cambios.
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