Registro y consulta de indicadores de gestión

Desde esta opción es posible crear nuevos indicadores, consultar indicadores creados previamente, crear nuevas versiones, así como registrar el cálculo y consultar los cálculos realizados.

Para consultar la ficha de un indicador remítase al icono en color verde:

Para agregar un nuevo indicador haga clic en el ícono + (Crear indicador).

Diligencie los campos del formulario y haga clic en el botón Crear.

Parte 1: Información básica

El diligenciamiento de la ficha del indicador tiene dos etapas: la primera consta de diligenciar la información del indicador la cual inicia desde el campo Proceso hasta el campo Personal que debe conocer el resultado, luego de ello debe hacer clic en el botón Crear.

En caso de registrar un indicador con tipo de visualización Detalle debe haber registrado previamente el tipo de detalle en la opción Tipos de detalle indicadores.

Parte 2: Fórmula del indicador

Posteriormente inicia la segunda etapa, que consta de la parametrización de la fórmula del indicador:

• Crear variables
  Antes de ingresar información en el campo Método de cálculo (fórmula), es requisito indispensable haber creado las variables a utilizar, puesto que en este campo solo podrá ingresar las abreviaturas de las variables.

Para la creación de una nueva variable haga clic en el botón Agregar variables y luego haga clic en Nueva variable.

Diligencie los campos con el nombre de la variable y una abreviatura que la identificará dentro de la fórmula. Finalice haciendo clic en el botón Agregar variable.

Para utilizar variables que ya se encuentran registradas, seleccione el nombre de la variable deseada y haga clic en el botón Agregar variable.

Tenga en cuenta que en el campo Método de cálculo se debe asociar cada una de las variables usando las abreviaturas correspondientes, haciendo clic en el ícono + (Agregar variable al cálculo).

Con lo anterior se incluirá la variable en el método de cálculo así:

También puede asociar las variables al método de cálculo directamente con el teclado, previo a ello habilite el campo haciendo clic en el siguiente botón.

Para registrar operaciones matemáticas haga uso de la calculadora o directamente con el teclado.

Por ejemplo:

Al finalizar el registro de la formula haga clic en el botón Validar fórmula.

Enviar a revisión

Cuando toda la información esté registrada, podrá dar inicio al proceso de revisión y aprobación haciendo clic en el botón Para revisión.

Para realizar la revisión y aprobación correspondiente remítase a la opción Revisión y aprobación de documentos seleccionando allí el tipo de documento Indicadores.

Cálculo del indicador

A través de esta misma opción, remítase a la pestaña Calcular indicador, en la cual el sistema permite registrar el valor correspondiente a cada una de las variables asociadas al indicador, efectuando así el cálculo de los indicadores en cada proceso. Esto es llevado a cabo según la periodicidad de cada indicador (mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual).

El cálculo de indicadores con tipo de visualización Detalle sigue el mismo procedimiento anterior. Adicional, en el evento en que algunos ítems en un periodo determinado no se quieran tener en cuenta para el cálculo del indicador, éstos deben ser excluidos.

La manera de excluir los detalles es a través del botón

O también podrá realizarlo desde este ícono, el cual permite excluir así como incluir detalles excluidos previamente.

Ubíquese en la pestaña Detalles excluidos si desea incluir alguno de ellos o Detalles incluidos si lo que desea es excluir algún detalle. Allí debe buscar el detalle a excluir o incluir, selecciónelo y finalice haciendo clic en el botón Incluir detalles o Excluir detalles según corresponda.

Para el caso de los indicadores por detalle también es posible registrar masivamente el cálculo de los detalles haciendo clic en el ícono de Importar valores.

Con lo anterior, se habilita el siguiente modal mediante el cuál es posible descargar la plantilla de migración haciendo clic en el texto plantilla.

En la plantilla se visualiza una columna con el ID (número de identificación) de cada detalle, una columna por cada una de las variables contempladas en la fórmula y otra columna para el análisis correspondiente.

Así mismo, una vez diligenciada la plantilla es posible efectuar el cargue correspondiente haciendo clic en el ícono de adjunto y finalizando con clic en el botón Importar valores.

En caso de que desee incluir o excluir todos los detalles, ubíquese en la pestaña Detalles excluidos o Detalles incluidos según corresponda, haga clic en el botón seleccionar todos y finalice haciendo clic en el botón Incluir detalles o Excluir detalles según corresponda.

Una vez registrados los valores de las variables, haga clic en el icono de colores Calcular indicador.

Hecho esto, podrá visualizar el resultado del indicador en color rojo, amarillo o verde según su cumplimiento de acuerdo a lo siguiente:

• Rojo: incumplido o desfavorable, al no alcanzar a estar en el rango comprendido entre el límite del indicador y el valor de la meta.

• Amarillo: cumplido, teniendo en cuenta que se encuentra dentro del rango comprendido entre el límite del indicador y el valor de la meta.

• Verde: supera la expectativa, de acuerdo al valor definido en la meta del indicador.

Revise los resultados obtenidos, verificando su validez y finalmente efectúe el cierre del indicador a través del siguiente botón.

Valide la acción de cierre.

En caso de que se requiera editar los datos registrados, solo será posible realizando la apertura del indicador haciendo clic en el siguiente botón.

Apertura de indicadores

Las opciones de Abrir / Cerrar indicador solo aparecen visibles para los usuarios que cuentan con el permiso correspondiente a la apertura y cierre de indicadores a través de la opción de configuración en la sección Acceso ilimitado SGC.

Cierre de periodo

Al finalizar el cálculo y cierre de todos los indicadores, es necesario hacer el cierre de cada periodo en la opción Apertura y cierre de períodos de indicadores. Una vez cerrado el periodo actual puede continuar con la apertura del siguiente en esa misma opción.

Dashboard por indicador

Para visualizar las principales métricas de un indicador se tienen dos maneras de realizarlo, la primera desde el icono Ir a gráficos en la tarjeta resumen del indicador.

Y la segunda desde la ficha del indicador, desde ese mismo ícono.

Los resultados gráficos a consultar serán por indicador en un periodo de tiempo determinado, iniciando con un filtro por año para poder sesgar el rango de consulta.

Al seleccionar el año se consultará la información en ese periodo de tiempo por los detalles calculados en dicho periodo. Iniciando por el grafico que muestra los resultados obtenidos por la periodicidad de cálculo registrada.

Cada periodo mostrará el resultado de ese periodo con relación al valor limite y valor meta.

Al hacer clic en el gráfico de barras en cualquier periodo se podrá consultar el detalle de lo calculado en dicho periodo.

Para consultar un detalle en específico utilice el campo Buscar detalle.

Podrá consultar los detalles que hayan sido calculados en el periodo consultado.

Dentro de este mismo reporte gráfico (dashboard) al consultar un indicador con tipo de visualización por detalle obtendrá un gráfico de los resultados obtenidos en el periodo de tiempo consultado para los detalles seleccionados:

Para descargar los gráficos haga clic en Exportar en cada caso.

Finalmente se muestra la sección de detalle del análisis periodo a periodo con la diferencia obtenida entre periodos.

Para retornar a la ficha del indicador haga dar clic en el icono Ir a ficha del indicador.

Para retornar a la vista general de todos los indicadores haga clic en el siguiente ícono ubicado en la esquina superior izquierda.