Registro y consulta de planes de acción
- 20 Sep 2023
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Registro y consulta de planes de acción
- Updated on 20 Sep 2023
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Addon SGC 039 - Mejora en la experiencia de usuario en planes de acción
Si actualmente no visualiza esta versión de planes de acción, solicite por favor un helpdesk tipo requerimiento solicitando el addon de esta nueva funcionalidad.
Esta opción visualiza todos los planes de acción registrados, permitiendo gestionarlos a la vez que efectuar nuevos registros:
Haciendo clic en el ícono podrá visualizar los filtros con que cuenta la opción, los cuales corresponden a: ID plan de acción, Proceso, Subproceso, Fecha de registro, Fecha de cierre, Lugar, Sucursal, Etapa, Origen, Magnitud, Responsable plan de acción, Norma, Requisito, No conformidad (si/no) y Eficaz (si/no). 
Permisos
Para poder realizar el registro, consulta y gestión de planes de acción en cada una de las diferentes etapas debe asignar previamente los respectivos permisos en la opción Permisos de acceso sobre las etapas del plan de acción
Registro de planes de acción
Para el registro de un nuevo plan de acción haga clic en el ícono 
Tenga en cuenta que esta acción es posible siempre y cuando el usuario tenga asignado el respectivo permiso.
El sistema mostrará el siguiente formulario.
Una vez diligencie el campo Proceso se habilitará el campo Subproceso.
Responsable subproceso
El campo Responsable Subproceso visualiza los usuarios que se encuentran como participantes en la última versión vigente de la caracterización del proceso seleccionado.
Proceda con el diligenciamiento de los demás campos y haga clic en el botón Crear.
Consultar desde el informe
Es posible consultar el plan de acción registrado desde el informe consolidado haciendo clic en el nombre de la etapa ubicado en el costado derecho de cada plan de acción:
El panel de la izquierda muestra la información registrada en cada una de las etapas. Esto de acuerdo a la etapa en la que se encuentre el plan de acción que se está consultando:
Anulación del plan de acción
Addon SGC 038 - Permiso para anulación de los planes de acción
Si actualmente no visualiza este permiso para la anulaci, ón de los planes de acción, solicite por favor un helpdesk tipo requerimiento solicitando el addon de esta nueva funcionalidad.
Dependiendo si el usuario tiene asignado el permiso de súper usuario a planes de acción que incluye la anulación de los planes de acción y si además el plan de acción se encuentra en etapa Registro, se mostrará el botón Anular.
Al hacer clic en el botón Anular, se mostrará el siguiente modal, registre el motivo de la anulación y haga clic en el botón Aceptar.
El plan de acción se mostrará en etapa Anulada a través del informe y será posible su consulta haciendo clic directamente en él y también mediante el filtro correspondiente a Etapa:
Cierre de la etapa de Registro del plan de acción
Haga clic en el botón Cerrar etapa para iniciar con la gestión del plan de acción, lo cual comprende las etapas de Plan de acción, Seguimiento, Verificación, Evaluación y cierre.
Tenga en cuenta que esta acción es posible siempre y cuando el usuario tenga asignado el respectivo permiso.
Notificación de cierre de etapa
Una vez cerrada la etapa de Registro se enviará Notificación al responsable del plan de acción
Esto teniendo en cuenta que se haya realizado la respectiva configuración de la cuenta de envío SGC en la notificación correspondiente ubicada en la ruta:
Configuración/Sistema/Notificaciones/Consulta de notificaciones en el origen SGC mejoras, en lo que refiere a “Asignación de responsabilidad dentro de un plan de acción”.
Análisis de causas y plan de acción
La etapa de Plan de acción corresponde al análisis de causas y establecimiento de actividades a realizar para solucionar la causa raíz de la situación reportada.
Tenga en cuenta que esta acción es posible siempre y cuando el usuario tenga asignado el respectivo permiso.
Para el análisis de causas se tienen las opciones:
- Causa general
- Espina de pescado.
Seleccione la información deseada según la opción escogida, bien sea la causa general para el primer caso o las espinas secundarias para el caso de la espina de pescado:
Debe efectuar previamente la configuración correspondiente a las opciones Causas generales y Espina de pescado, a fin de poder visualizar información en cada una de estas metodologías.
Hecho lo anterior, proceda con el registro de las actividades. Registre las actividades necesarias para el tratamiento de la situación reportada, para ello haga clic en el link Agregar actividad o directamente en el botón con este mismo nombre:
Se mostrará el siguiente modal, efectúe su diligenciamiento y haga clic en el botón Crear:
El campo Indicador de medición muestra los indicadores vigentes en el subproceso seleccionado previamente en el registro del plan de acción:
Al seleccionar la casilla del campo Valoración riesgo se habilita un campo numérico para registrar lo correspondiente al costo de ejecución o implementación de la actividad:
Una vez creada la actividad podrá visualizar tres puntos al pasar el cursor justo al lado derecho de la fecha de vencimiento. Al hacer clic allí se visualizan las opciones de edición y eliminación de la actividad.
En caso de hacer clic en Eliminar se mostrará el siguiente mensaje, confirme la eliminación de la actividad haciendo clic en el botón Si:
En caso de hacer clic en Editar se mostrará la información de la actividad en modo edición, realice el cambio deseado y finalice con clic en el botón Guardar cambios:
Registre todas las actividades que considere necesarias para el tratamiento de la situación reportada y pase a la etapa siguiente haciendo clic en el botón Cerrar etapa.
Tenga en cuenta que esta acción es posible siempre y cuando el usuario tenga asignado el respectivo permiso.
Notificación de cierre de etapa
Una vez cerrada la etapa de Plan de acción se enviará notificación a los responsables de las actividades propuestas en el plan de acción.
Esto teniendo en cuenta que se haya realizado la respectiva configuración de la cuenta de envío SGC en la notificación correspondiente ubicada en la ruta:
Configuración/Sistema/Notificaciones/Consulta de notificaciones en el origen SGC mejoras, en lo que refiere a “Asignación de responsabilidad dentro de un plan de acción”.
Registro de seguimientos sobre el plan de acción
La etapa Seguimiento corresponde al registro de seguimientos sobre cada una de las actividades de acuerdo a la gestión realizada.
Tenga en cuenta que esta acción es posible siempre y cuando el usuario tenga asignado el respectivo permiso.
Puede registrar cuantos seguimientos desee por cada una de las actividades. Debe registrar al menos un seguimiento para poder efectuar el cierre de la actividad en cada caso:
En caso de intentar efectuar el cierre de la actividad sin haber registrado ningún seguimiento, se mostrará el siguiente mensaje:
Haga clic en el ícono para efectuar el registro de los seguimientos en la actividad en la que así lo requiera.
El registro del seguimiento incluye el detallar la fecha, la descripción de la gestión realizada y además adjuntar la evidencia correspondiente a dicha gestión en caso de que así lo desee. Para guardar el seguimiento haga clic en el botón Crear:
Para editar el seguimiento haga clic en el ícono:
Hecho lo anterior, además de mostrarse la opción para editar el seguimiento, se visualizarán las opciones para subir el archivo de evidencia, eliminar el archivo previamente cargado, al igual que eliminar el seguimiento.
Cierre de la actividad del plan de acción
Haga clic en el ícono para efectuar el cierre de la actividad. 
Una vez cerrada, dicho ícono cambiará a este otro 
Debe efectuar el cierre de todas las actividades para poder efectuar el cierre de la etapa y pasar a la etapa siguiente, de lo contrario al intentar efectuar el cierre de la etapa se mostrará el siguiente mensaje.
Una vez se encuentren cerradas todas las actividades, pase a la etapa siguiente haciendo clic en el botón Cerrar etapa.
Tenga en cuenta que esta acción es posible siempre y cuando el usuario tenga asignado el respectivo permiso.
Verificación de las actividades
La etapa de Verificación consiste en validar si las actividades realizadas corresponden a lo solicitado en cada caso.
Tenga en cuenta que esta acción es posible siempre y cuando el usuario tenga asignado el respectivo permiso.
Verifique el contenido de cada una de las actividades, lo cual incluye la descripción de la actividad solicitada, el resultado esperado, los seguimientos registrados y los archivos adjuntos.
Para visualizar los seguimientos realizados haga clic en el ícono:
Para poder efectuar el cierre de esta etapa, además de registrar la observación correspondiente a la validación realizada, debe evidenciarse la verificación de cada una de las actividades haciendo clic en el ícono con lo cuál dicho ícono se mostrará de color verde.
De lo contrario el sistema mostrará el siguiente mensaje al hacer clic en el botón Cerrar etapa:
Una vez se encuentren verificadas todas las actividades, será posible efectuar el paso a la siguiente etapa haciendo clic en el botón Cerrar etapa.
Tenga en cuenta que esta acción es posible siempre y cuando el usuario tenga asignado el respectivo permiso.
Evaluación del plan de acción
La etapa Evaluación consiste en determinar si el plan de acción es eficaz o no. Indique si es o no eficaz seleccionando la opción correspondiente.
Tenga en cuenta que esta acción es posible siempre y cuando el usuario tenga asignado el respectivo permiso.
En caso de intentar efectuar el cierre de la etapa sin haber indicado si el plan de acción es o no eficaz, se mostrará el siguiente mensaje:
En caso de indicar que el plan de acción no es eficaz, se mostrará el botón Nuevo plan de acción a través del cual podrá crear un nuevo plan de acción a partir del plan de acción actual si así lo desea:
Una vez indique la eficacia del plan de acción, puede registrar observaciones finales en caso de que así lo requiera:
Haga clic en el botón Cerrar etapa a fin de realizar el cierre total del plan de acción.
Tenga en cuenta que esta acción es posible siempre y cuando el usuario tenga asignado el respectivo permiso.
Cierre del plan de acción
La etapa de cierre se presenta una vez es realizada la etapa de Evaluación. Una vez realizado el cierre del plan de acción, se mostrará restringida la información en cada una de las etapas que lo conforman.
En caso de que así lo requiera, podrá imprimir el plan de acción haciendo clic en el ícono disponible en la visualización interna del plan de acción y así mismo en el informe.
Historial del plan de acción
Para conocer el historial del plan de acción haga clic en el ícono: 
- Descarga del informe: Haga clic en el ícono para efectuar la descarga del informe de los planes de acción registrados. Al hacer esto se descargará dicha información en archivo Excel.
Reporte gráfico de los planes de acción
Este reporte incluye la visualización general de los planes de acción registrados en el sistema.
Haga clic en el ícono para acceder al reporte gráfico.
En la parte superior de este reporte se muestra la cantidad de planes de acción por cada una de las etapas.
A nivel gráfico es posible visualizar por los orígenes, las magnitudes, los subprocesos y numerales incumplidos según la información que se encuentra asociada a los diferentes planes de acción.
Incluye además visualización gráfica de acuerdo a la eficacia identificada en los planes de acción cerrados.
Así como la visualización gráfica de los planes de acción registrados por mes en el presente año.
En el costado derecho se muestran los nombres de los responsables de los planes de acción que se encuentran abiertos, en donde se indica además por cada una de las etapas el número de planes de acción a cargo.
Para descargar los gráficos haga clic en Exportar en cada caso.
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