SGD-043 Múltiples mejoras operativas en correspondencia

FECHA DE PUBLICACIÓN: OCTUBRE 2018

Visualización PDF

Descripción

Mejoras para optimización de procesos de Correspondencia

Esta actualización trae consigo una serie de mejoras que permiten optimizar procesos en la herramienta, garantizar la trazabilidad en la edición de documentos y confirmar la recepción física de las correspondencias salientes desde el complemento MS Word, entre otras.

Dichas mejoras han sido incluidas en la más reciente versión de SINCO SGD y estarán disponibles para su acceso en opciones como las descrita a continuación:

• Nueva funcionalidad que permite la edición de correspondencia solo por la persona que realiza el registro o por quienes hacen parte del flujo desde el informe de control y seguimiento de correspondencia entrante e interna.
• Identificador de cantidad de caracteres en campos Observaciones, Asunto y Anexos, contenidos en el formulario de correspondencia saliente.
• Nuevo campo Radicado de tercero, tanto en la página de confirmación de la correspondencia saliente, como en el informe de control y seguimiento.
• Nueva página Gestión de correspondencia, a través de la cual se confirma el recibido físico de las correspondencias salientes que han sido radicadas desde el complemento MS Word.
• Nueva opción de confirmación de recibido de la correspondencia entrante que ha sido asignada a una planilla interna.
• Nuevo campo Autorizado por, el cual permite asignar un usuario a un radicado o a un paso del flujo programado.

Beneficios

• Habilitar la edición de correspondencia a los usuarios de registro o a aquellos que participaron en el flujo de correspondencia.
• Controlar la cantidad de texto que se registra en los campos Observaciones, Asunto y Anexos en la correspondencia saliente.
• Identificar el consecutivo de radicado del tercero al que se envió la correspondencia saliente, habilitando este campo como un filtro de búsqueda.
• Garantizar el recibido físico de la correspondencia que es registrada desde el complemento MS Word por el CAD.
• Confirmar el recibido físico de los documentos entrantes, dejando evidencia en el informe de control y seguimiento, acerca de correspondencia entrante e interna
• Agilizar los procesos de aprobaciones gracias al nuevo campo Autorizado por, ya que opera como una firma por propiedad, conservando la trazabilidad de quien ejecuta la actividad y de quien autorizó el documento en el paso configurado.

Rutas de la opción

• SGD / Correspondencia / Consultas / Entrante e interna / Informes de control y seguimiento
• SGD / Correspondencia / Saliente / Correspondencia saliente
• SGD / Correspondencia / Saliente / Confirmar correspondencia
• SGD / Correspondencias / Gestión de correspondencia
• SGD / Correspondencia entrante / Confirmación de entrega de corresponden-cia
• SGD / Configuración / Correspondencia / Tipos de correspondencia
• SGD / Correspondencia / Actividades pendientes

Para tener en cuenta

La instalación de este Add-on está sujeta a la compatibilidad con la versión que se encuentre en operación. Por tanto, es necesario realizar actualización total de SINCO SGD.