SGD-062 Inactivación de descriptores en SINCO SGD

FECHA DE PUBLICACION: Junio 2024

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Descripción

Esta nueva funcionalidad permite desactivar descriptores asignados a un tipo de correspondencia desde la tipología documental asociada, de modo que no sean requeridos en la radicación o en el paso del flujo donde fueron configurados.

En la opción de asignación de descriptores a nivel de tipología documental, se ha incluido un nuevo campo llamado "Inactivo". Al marcar esta opción, el descriptor dejará de aparecer en la radicación o en el paso del flujo donde haya sido asignado. Sin embargo, se mantendrá la consulta y visualización desde los pasos del flujo y desde los informes de control, seguimiento e informe de correspondencia por tipo en los radicados donde fue registrado antes de su inactivación.

De esta manera, cuando se acceda a los pasos del flujo, el descriptor seguirá siendo visible, pero no podrá ser editado ni eliminado.

¿Cómo operaba antes?

No existía.

Beneficios

• Optimizar los procesos de configuración de tipos de correspondencia y flujos cuando se requiere cambios en los descriptores.
• Mayor flexibilidad en la gestión de correspondencia, al permitir desactivar descriptores específicos según las necesidades cambiantes de la organización, sin necesidad de eliminar información relevante.
• Mantener el control y seguimiento, aunque los descriptores inactivos no se muestran en nuevos procesos, siguen siendo visibles y consultables en los informes y registros anteriores, lo que garantiza la integridad y la trazabilidad de la información.
• Evita que los descriptores inactivos se soliciten en la radicación o en los pasos del flujo, simplificando el proceso y reduciendo posibles errores o confusiones.

Rutas de la opción

• SGD/Retención Documental/Política de retención documental

Video funcional

Consulta el video aquí.