SGD Móvil

Descarga e instalación de la aplicación (SGD Móvil)

Para acceder a la aplicación de SGD Móvil desde un dispositivo móvil debe realizar los siguientes pasos:

1. Ingresar a la tienda de aplicaciones de su dispositivo móvil (Play Store o App Store).
2. Buscar la aplicación SGD Móvil y hacer clic en instalar o descargar.

3. Una vez descargada la aplicación, ingresar a la aplicación desde la ubicación de almacenamiento de su dispositivo.
4. La aplicación le solicitará otorgar permisos a la cámara del dispositivo para realizar la lectura del código QR.

5. Una vez otorgados los permisos, proceda a realizar la lectura del código QR ubicado en la ruta SGD/Correspondencia/SGD Móvil.

6. Al leer el código se habilitará el formulario del login a través del cual se debe ingresar usuario y contraseña con los que se ingresan a SINCO ERP en la web (campos obligatorios).

Listado de actividades

Al ingresar a la aplicación se encontrará una pantalla a través de la cual se podrá visualizar un listado con las actividades pendientes asignadas al usuario de sesión, así mismo si estas son asignadas a él o están por cargo, permitiendo así filtros sobre información en específico.

Cada tarjeta de actividad cuenta con la información del número de radicado, asunto, nombre de la actividad pendiente, fecha de vencimiento y proveedor o contacto. Para consultar actividades en específico se debe realizar a través de la barra superior.

Allí se podrá incluir la información a consultar y el sistema buscará coincidencias dentro de los campos de ID, número de radicado, asunto, nombre de la actividad pendiente y proveedor o contacto. En caso tal de requerir una búsqueda más específica por un campo, al hacer clic en el filtro de buscar el sistema habilitará unos ítems los cuales al ser seleccionados buscará la actividad por esa información en específico.

Dado el caso que se requiera realizar la consulta únicamente de las actividades que se encuentran vencidas, dentro de la vista inicial del listado de actividades se encontrará se encontrará un botón switch llamado vencidas, el cual al estar encendido dentro de la consulta solo visualizará aquellas actividades que se encuentran vencidas.

Detalle de las actividades pendientes

Resumen

Al ingresar al detalle de la actividad pendiente la primera pantalla que será posible visualizar en la llamada resumen, a través de la cual es posible conocer el detalle de la correspondencia y así mismo ejecutar, rechazar, cancelar, redistribuir o reasignar la correspondencia.

Adjuntos

A través de la pantalla de adjuntos será posible visualizar y cargar adjuntos a la correspondencia como imagen principal y anexos. Adicional será posible visualizar o descargar la imagen cargada.

Para cargar un documento a la correspondencia desde SGD móvil, realice clic en el botón 'Subir archivo', allí la aplicación le solicitará permisos para acceder al contenido multimedia y así poder seleccionar el adjunto que se desea cargar. Una vez cargado el documento a través de un icono en forma de ojo se podrá visualizar y/o descargar la imagen cargada.

Dado el caso que se desee eliminar un adjunto cargado se debe arrastrar hacia la izquierda, allí el sistema generará una alerta confirmatoria que indica que una vez eliminado el documento no es posible recuperarlo, posterior se realiza clic en eliminar y el sistema indica el éxito de la eliminación.

Descriptores

A través de la pantalla de descriptores será posible consultar o diligenciar información de los diferentes descriptores vinculados a la correspondencia, donde será posible identificar así cuales ya se encuentran diligenciados y cuales están por diligenciar y los obligatorios para poder continuar con la ejecución de la actividad.

Dado el caso de que se requiera conocer los cambios que se han efectuado sobre los descriptores se debe realizar clic sobre el botón 'Historial', allí el sistema abrirá una pantalla llamada auditoria descriptores, donde se visualizarán los cambios que se han hecho en los descriptores permitiendo conocer usuario, acción, fecha, valor nuevo y anterior.

Seguimiento

A través de esta pantalla será posible conocer la trazabilidad de la correspondencia, es decir, el proceso que se ha realizado sobre la misma, los pasos ejecutados, quien los realizó, cuando y que acción ejecutaron.

Ejecución de actividades de redistribución de correspondencia

Para el caso de aquellas actividades de correspondencia que son creadas a través de un tipo de correspondencia configurado por redistribución para ejecutar se debe hacer clic en el icono de enviar, allí se desplegarán dos opciones:

1. Distribuir: Al hacer clic sobre la opción de distribuir se habilitará una nueva pantalla donde se debe ingresar una observación y seleccionar los usuarios a distribuir la correspondencia y finalizar haciendo clic Aceptar.

2. Completar: Al hacer clic sobre completar habilitará una nueva pantalla donde solicitará la inclusión de unas observaciones y luego hacer clic en Aceptar.

Ejecución de actividades generadas por flujo de correspondencia

Para el caso de aquellas actividades pendientes que son generadas por la configuración de un tipo de correspondencia con flujo programado, es importante recordar que depende de la parametrización de cada paso así mismo dentro de las opciones disponibles para ejecución de un paso estas podrán variar.

Reasignación de actividades pendientes

En el caso de que la actividad pendiente que se está consultando no pertenezca al usuario de sesión, tiene la opción de reasignarla sin completar o rechazar el paso, haciendo clic en el icono azul en la parte inferior derecha, allí el sistema desplegará un botón llamado reasignar, el cual habilita una nueva pantalla donde será posible seleccionar el usuario que se le desea asignar la activada e incluir una observación, posterior finalizar realice clic en el botón Aceptar.

Cancelación de la actividad pendiente

Para cancelar una correspondencia haga clic en el icono azul en la parte inferior derecha, allí se habilitará un listado de opciones donde se debe seleccionar Cancelar, luego se abrirá una pantalla donde se debe ingresar una observación y posterior hacer clic en Aceptar. Recuerde que al cancelar una correspondencia esta acción frenará la ejecución o generación de actividades posteriores.

Rechazo de la actividad pendiente

Para rechazar una actividad pendiente se debe hacer clic en el icono azul en la parte inferior derecha, allí se habilitará un listado de opciones donde se debe seleccionar Rechazar, luego se abrirá una pantalla donde se debe ingresar una observación y posterior hacer clic en Aceptar. Recuerde que NO es posible rechazar el primer paso del flujo y que el rechazo de una actividad automáticamente le generará una actividad pendiente del paso anterior al usuario que la ejecutó.

Completar actividad pendiente

Para completar una actividad pendiente se debe hacer clic en el icono azul en la parte inferior derecha, allí se habilitará un listado de opciones donde se debe seleccionar Completar, luego se abrirá una pantalla donde se debe seleccionar el usuario responsable de completar el siguiente paso (si corresponde), incluir una observación y finalizar haciendo clic en el botón Aceptar, allí el sistema completará la actividad y la quitará del listado de actividades pendientes del usuario.

Integración facturas electrónicas

Para poder generar los diferentes estados de una factura electrónica desde SGD móvil al momento de completar la actividad pendiente el sistema solicitará de forma obligatoria seleccionar un estado para el documento electrónico, así como en la web al aceptar o rechazar la factura electrónica se enviará al tiempo el estado de recibido del bien y/o prestación del servicio.

• Aceptar: Para aceptar una factura electrónica desde el APP es necesario hacer clic en completar actividad, allí se deberá seleccionar el usuario responsable de ejecutar el siguiente paso (si corresponde), se debe ingresar una observación y en el desplegable de recepción electrónica seleccionar el ítem Recibido del bien y/o prestación del servicio - Aceptar, el sistema automáticamente indicará que se enviarán ambos estados, por último hacer clic en Aceptar.

• Rechazar: Para rechazar una factura electrónica se debe hacer clic en completar, allí seleccionar un usuario, incluir una observación y en el desplegable de recepción electrónica seleccionar el ítem Recibido del bien y/o prestación del servicio - Rechazar, el sistema automáticamente alertará que se enviaran ambos estado y que se cancelará la correspondencia, por último hacer clic en Aceptar.

Restablecimiento QR

Desde la opción de SGD Móvil en la web de SINCO ERP, ruta SGD/Correspondencia/SGD Móvil, a los usuarios con acceso a la opción de configuraciones (SGD/Configuración/Configuraciones), debajo del código QR se les visualizará un botón llamado 'REFRESCAR QR' a través del cual como su nombre lo indica se restablecerá el QR, con el fin de generar un nuevo token de inicio de sesión, por tanto, a todos los usuarios al ingresar al app les generará una alerta la cual indica que los datos de sesión fueron cambiados y deben ingresar a leer el nuevo QR generado.