Sincronizar documentos

Al ejecutar el proceso de sincronización podrá trasladar información de Facturas de venta, Notas crédito y Documentos soporte al módulo Facturación Electrónica, el cual procesará y homologará la información para ser entregada a la DIAN.

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Emisión > Sincronizar documentos esta opción contará con dos pestañas, en la primera podrá sincronizar de forma masiva los documentos que se encuentren asociados a las resoluciones configuradas en el maestro de Autorización de resoluciones, al hacer clic sobre el botón Sincronizar documentos del ERP al módulo de Facturación electrónica, el sistema tomará todos los documentos disponibles y que cumplan con las condiciones e información necesaria para la sincronización al módulo Sinco FE y posterior envío a la plataforma de la DIAN.

Al terminar el proceso se mostrará un modal el cual se dividirá en dos, al costado izquierdo el resultado del procesamiento de Facturas de venta y Notas crédito y al costado derecho el resultado de la sincronización de Documentos soporte.

• Proceso: Indicará si corresponde a Facturas de venta o Documentos soporte.
• Estado: El estado mostrará el resultado total del proceso, si se generó correctamente (OK) o con errores (ERROR) en cualquiera de las tres validaciones.
• Descripción: Este campo indicará por separado, el resultado de las tres validaciones que realiza el proceso de sincronización.
• Detalle: Este campo indicará la cantidad de documentos que fueron sincronizados.
• Fecha: Momento en el que se realizó la sincronización y tiempo en el que demoró el sistema en realizarlo.
• Estado: Resultado de la sincronización de cada documento (OK o Error).
• Clase documento: Tipo de documento que se está sincronizando (Factura de venta, Nota crédito o Documento soporte).
• Número documento: Consecutivo del documento el cual contará con un enlace para la consulta del documento contable.
• Docid: Código interno del documento.
• Mensaje: Especificará el resultado de la sincronización, si el documento presenta un error en este campo se indicará que debe corregir.

Esta penstaña contará con tres secciones que le permitirán conocer algunas de las valdiaciones generales que ejecutará el sistema durante el proceso de sincronización, advertencias en caso de que se presente inconsistencias que podrá resolver antes de la ejecución y contadores con los documentos sincronizados durante el mes, los cuales contarán con un acceso directo a los infomes de cada clase de documento.

La segunda pestaña le permitirá sincronizar los documentos uno a uno, seleccionando si es un Documento Electrónico (Factura de venta o Nota crédito) o un Documento Soporte, el tipo de documento contable y el consecutivo, al hacer clic sobre el botón Agregar el sistema listará los documentos en la parte inferior, por último, se deberá hacer clic sobre el botón Sincronizar documentos del ERP al módulo de Facturación electrónica.

Validaciones en el proceso de Sincronización

Al momento de ejecutar el proceso de sincronización el sistema realizará tres tipos de validaciones, Generales, Facturas de ventas o Documentos soporte y Notas crédito.

De manera secuencial se aplicarán las validaciones sobre cada documento que no ha sido sincronizado anteriormente, al cumplir las validaciones los documentos podrán ser consultados en los reportes del módulo Facturación Electrónica. Debido a que este proceso es jerárquico, si la validación del proceso anterior falla la sincronización se detendrá y ningún documento se sincronizará.

Escenario 1: Si las validaciones son exitosas, todos los documentos se sincronizarán.

Proceso: Facturas de venta.

Proceso: Documentos soporte.

Escenario 2: Si las validaciones Generales fallan, toda la sincronización se detendrá.

Proceso: Facturas de venta.

Proceso: Documentos soporte.

Escenario 3: Si las validaciones de Notas crédito fallan, se sincronizarán solamente las Facturas de venta o los Documentos soporte.

Proceso: Facturas de venta.

Escenario 4: Si no se encuentran Facturas de venta para sincronizar, se sincronizarán las Notas crédito.

Proceso: Facturas de venta.

Algunas validaciones generales que el sistema realizará a los documentos serán:

• La Factura de venta o Nota crédito deberá estar contabilizada.
  • La Cuenta por pagar asociada al Documento soporte deberá estar contabilizada.
  • La fecha de la Factura de venta deberá ser igual o mayor a la de puesta en marcha.
  • La Factura de venta deberá contar como mínimo con una cuenta contable configurada como Ingreso en estado activo, en el maestro de cuentas contables del módulo Facturación Electrónica.
  • El Documento soporte deberá contar como mínimo con una cuenta contable configurada como Gasto en estado activo, en el maestro de cuentas contables del módulo Facturación Electrónica.
  • Para la transmisión de Notas crédito, se deberá haber sincronizado previamente la Factura de venta relacionada.
  • No se deberán presentar saltos en los consecutivos de las Facturas de venta.
  • Dentro del documento contable de la Factura de venta y de la Cuenta por pagar los impuestos deberán tener registrada la base correspondiente.
  • Los datos de adquiriente del documento deberán estar completos.
  • La clave técnica de la resolución de facturación asociada a la Factura de venta deberá estar configurada en la ruta del menú F&C > Emisión > Configuración ficha Autorización de resoluciones.