Sincronizar información

Esta opción permite centralizar la información contable de la empresa matriz y sus subsidiarias en un único repositorio (Base de datos de consolidación).

Plantilla consolidación

Presione sobre el texto de color azul Plantilla consolidación aquí para descargar la plantilla en Excel para ingresar la información y los movimientos de la empresa que desea consolidar. Esto sólo aplica para orígenes externos (diferentes a SincoERP). Tenga en cuenta que al pegar información a la plantilla debe hacerlo directamente con la opción pegar valores, ya que la plantilla no debe tener ningún formato diferente como tipo de letra, colores diferentes, etc., esto con el fin de que la plantilla cargue correctamente sin errores.

Diligenciamiento Plantilla

• CuentaContable: Columna para indicar la cuenta contable del movimiento, aquí se debe relacionar cuentas auxiliares y que estén previamente configuradas en el maestro de cuentas contables. Campo obligatorio.
• Segmento: Columna para indicar el segmento del movimiento contable, aquí se debe colocar el número 1, ya que la base de datos de consolidación utiliza un único segmento. Campo obligatorio.
• NITMovimiento: Columna para indicar el tercero del movimiento contable. El tercero aquí diligenciado debe estar creado previamente en la opción de administración de terceros. Campo obligatorio.
• RazonSocialTercero: Columna para indicar el nombre tercero del movimiento contable. El tercero aquí diligenciado debe estar creado previamente en la opción de administración de terceros.
• Débito: Columna para indicar el valor débito del movimiento contable. Si el movimiento no cuenta con una causación en el débito, debe diligenciar cero (0). Campo obligatorio.
• Crédito: Columna para indicar el valor crédito del movimiento contable. Si el movimiento no cuenta con una causación en el crédito, debe diligenciar cero (0). Campo obligatorio.
• Centro de Costos: Columna para indicar el centro de costos correspondiente al movimiento contable. Aquí se debe diligenciar el centro de costos correspondiente a la empresa subsidiaria a la cual se le cargará la plantilla. Campo obligatorio. Esta funcionalidad solo aplica si se tiene habilitada la versión consolidación por centro de costos.

Ejecutar proceso de sincronización

• Nombre: Columna que indica el nombre de las empresas a consolidar.
• Fecha Sincronización: Columna que indica la fecha de corte de la última sincronización ejecutada.
• Fecha Ejecución: Columna que indica la fecha y hora en la cual se ejecutó el proceso de sincronización de consolidación previamente programada.
• Último Estado: Columna que muestra el estado en el que se encuentra la empresa:
  • Pendiente Sincronización: Indica que no se ha realizado ningún proceso de sincronización.
  • Programado Sincronización: Indica que ha sido programado el proceso de sincronización para la empresa.
  • Eliminación: Indica que se ejecutó el proceso de eliminación a la información sincronizada.
  • Sincronización: Indica que ya se realizó el proceso de consolidación para un periodo.
• Origen: Columna que indica el origen de donde se va a extraer la información (Base de datos de Sinco, Excel o TXT).
  • Base de datos: Indica el nombre de la base de datos de SincoERP de la cual se consolidará la información.
  • Excel: Si la información a consolidar proviene de un archivo de Excel, haga clic en Examinar y adjunte el archivo que desea consolidar.
  • TXT: Indica el nombre del archivo en formato TXT previamente importado y aprobado para consolidar la información correspondiente a la empresa. Tenga en cuenta que el sistema trae el último archivo TXT aprobado siempre y cuando la fecha de aprobación sea superior a la fecha de sincronización de la matriz. Funcionalidad no disponible.
• Sincronizar: Marque esta casilla para seleccionar las empresas que desea consolidar o sincronizar. Marcando en la casilla del encabezado podrá seleccionar todas las empresas para sincronizar masivamente.
• Mes: Lista desplegable que permite seleccionar el mes de corte a sincronizar (este campo se usa en conjunto con “Año”). Cuando es origen es Excel, este campo define el periodo con el que se generará el documento contable.
• Año: Casilla de texto numérica para ingresar el año a sincronizar (este campo se usa en conjunto con “Mes”). Cuando es origen es Excel, este campo define el periodo con el que se generará el documento contable.
• Tercero (Si la cuenta lo requiere): Este campo es opcional, se diligencia para especificar el tercero en los movimientos de una cuenta contable que requieren tercero y este no fue especificado en la empresa origen. Este combo de búsqueda permite seleccionar un tercero. Se encuentra compuesto por una casilla de texto y una lista de selección, opera si se digita el número de identificación, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y posteriormente se presiona sobre la lista de selección para visualizar los terceros que coinciden con lo digitado en la casilla de texto. Se sugiere diligenciar este campo para generar el proceso de sincronización, ya que al momento de generar el documento contable si se encuentra una cuenta contable que requiera tercero y no contiene esta información el documento no se contabilizará y no se ejecutará el proceso de sincronización.

Programar Consolidación

Una vez se han diligenciado las casillas y se selecciona las empresas que desea consolidar, debe presionar el botón programar para iniciar el proceso.

Seguido de hacer clic en Programar el sistema arroja una pantalla donde se visualiza los siguientes mensajes:

• Con error: Si al programar se encuentran errores la columna “Sincronizar” indicara el error.

• Correctamente: Si al programar la información no presenta errores, en la columna “Sincronizar” se visualizara un visto bueno.

Notificación Programación Sincronización

Después de realizar la programación se visualizará el botón Notificar. Esta funcionalidad es configurable, para activar o desactivar esta funcionalidad, es necesario que solicite la configuración y actualización de la opción al área de soporte técnico.

Al hacer clic en visualizar se abrirá una pestaña nueva informando el nombre de la empresa a sincronizar, la fecha y hora de la ejecución del proceso de consolidación.

Al hacer clic en el botón Notificar les llegará un correo electrónico notificando la empresa, fecha y hora de ejecución del proceso de sincronización programado. Tenga en cuenta que los correos electrónicos a los cuales se les notificará la programación son aquellos configurados en la ruta: A&F/Contabilidad/Consolidación/Configuración/Notificaciones para Consolidación. (esta opción se activa al solicitar la funcionalidad de Notificación Programación Sincronización)