Tramites Predeterminados

Esta opción permite configurar para cada proyecto y tipo de tramitación los tramites que serán usados en los negocios y permite conocer gráficamente como queda configurado el proceso de tramites

Prerrequisitos Tramites Predeterminados

• Asignar permisos de la opción a los usuarios correspondientes.
• Asignar los permisos de los usuarios a los proyectos de CBR
• Tener creado el proyecto
• Tener configurado el maestro de tramites

Funcionalidad Tramites Predeterminados

• Columnas en la pantalla

'#' Es una columna que se va llenando de manera automática a medida que se van ingresando tramites al proceso, el número mostrado sirve para referenciar la secuencia de tramites precedentes

Tareas: Muestra los tipos de tramitación y los tramites ingresados

Duración: En esta columna se debe colocar el tiempo máximo en días en el que se espera que el tramite quede cumplido, cuando se asignan los tramites a un negocio el valor colocado en esta casilla sirve para realizar el calculo de fechas de cada uno de los tramites. Para ingresar la duración se da doble clic en el campo correspondiente para el tramite seleccionado

Se puede escribir el número de días o establecerlo usando las flechas arriba y abajo.

Frente al nombre de la tramitación aparece la duración esperada de la misma, que se determina en este caso por la duración del tramite que sea más demorado

Precedentes: Muestra la secuencia en la cual los tramites deben irse cumpliendo

Fecha dilata: Es un tramite hito cuyo cumplimiento depende de factores externos y que obliga a reprogrmar los tramites posteriores, su fecha por lo general es conocida y futura. En la columna de "fecha dilata" se coloca la fecha en la cual según su programación se puede cumplir el tramite, recomendamos dejar su duración en cero días.

Configurar tramitación

Se debe seleccionar el proyecto que se quiere configurar haciendo clic en el selector de proyectos y luego en consultar

Una vez se tiene el proyecto, en la parte inferior aparece el listado de los tipos de venta que se tienen en la base de datos.

Para empezar a incluir los tramites hay dos formas y se debe tener en cuenta que el tramite ODSE viene predefinido y es la base para toda la tramitación

• Se da clic sobre la tramitación correspondiente y usando el selector de tramites se ubica el que se quiere incluir, en este caso el tramite incluido queda en el último lugar del listado de tramites de la respectiva tramitación, para el ejemplo se insertará un tramite con estos datos: Salitre Reservado tipo de venta Crédito Tercero.

Se da clic sobre el nombre de la tramitación y se selecciona el tramite "Apertura Encargo Fiduciario"

Luego se da clic en "Agregar Tramite" y se recarga la pantalla aparece y aparece el tramite agregado en la última posición de la lista.

El proceso se repite para cada uno de los tramites, se deben colocar las dependencias entre los tramites para realizar el proceso de calculo de fechas y se da guardar

• La segunda opción es cuando la tramitación ya tiene tramites asignados y es necesario agregar uno nuevo cuya posición no será la última del listado. En este caso se debe dar clic sobre el tramite que debe ir antes del que se queire insertar, en este caso se va a insertar el tramite "Envío Documentos de Encargo a Fiducia" el cual irá en la posición 16, es decir después de "Apertura Encargo Fiduciario"

Siguiendo lo explicado previamente se da clic en el tramite de la posición 15 "Apertura Encargo Fiduciario" y en el listado de tramites se selecciona "Envío Documentos de Encargo a Fiducia" luego se da clic en "agregar tramite"

Se observa que la pantalla se recarga y aparecen los tramites en el orden deseado, como esta tramitación tenía dependencias se actualizan incluyendo el nuevo tramite, se da clic en guardar

Aparece mensaje de resultado

Cuando se da clic en aceptar se recarga la pantalla y quedan los cambios

Se observa al lado derecho que se va armando el diagrama que permite conocer como está conformado cada tipo de tramitación

Definir el orden de la tramitación

Como se ha dicho previamente la precedencia de cada tramite se va definiendo a medida que se va agregando a su respectiva tramitación. Pero no siempre el orden en que se ingresan corresponde al orden en el cual se deben cumplir por esta razón es posible realizar la configuración manualmente, para el ejemplo se tiene esta tramitación

Lo que se va a hacer es agregar dos tramites que quedaran con orden 7 y 8, las dependencias se van a configurar de manera que el tramite 7 dependa del cumplimiento del tramite 8 y que el tramite 8 dependa del cumplimiento del tramite 6.

Se insertan los tramites

En la casilla de dependientes se coloca el número respectivo según lo planteado como ejemplo

Al guardar los cambios se observa que queda así:

En el Gantt se observa que se muestra el recorrido correspondiente

Eliminar tramites

Se debe ubicar sobre el tramite a eliminar y luego dar clic derecho sobre dicho tramite. Aparece un menú en el cual se da clic en "eliminar tareas"

La pantalla se recarga y desaparece el tramite, se da clic en guardar

Sincronizar la tramitación editada

Una vez se han realizado los cambios correspondientes se da clic sobre el icono de sincronizar para que los negocios que ya se encuentren vendidos tomen los cambios, aparece mensaje de resultados

Sincronizar responsables

Este icono sirve para que se asigne a cada negocio el responsable que ha sido configurado en la opción de tramites, se debe tener en cuenta que en la opción de "cronograma de trámites" se puede asignar un responsable para cada tramite a nivel de negocio.

Sincronizar fechas

Esta opción realiza el cálculo de las fechas esperadas en cada uno de los negocios del proyecto que se tenga seleccionado.