Transacciones de expedientes y documentos

Las transacciones son gestiones que se aplican a los expedientes creados dentro del módulo SINCO SGD, se inician con su generación, pasando por la administración de los préstamos y por último a la baja o paso a histórico.

Registro de expedientes

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Transacciones De Préstamos

Ubicación y Reubicación de Archivos

Para habilitar la administración de los préstamos de expedientes, cada de éstos debe contar con una ubicación dentro del sistema; esto quiere decir que, el expediente debe estar asociado a una bodega.

La ubicación se puede realizar al momento de registrar los expedientes, o a través de la opción de ubicación y reubicación masiva de archivos. Cabe resaltar que, si el expediente no cuenta con una ubicación asignada dentro del sistema, las funcionalidades de préstamo no funcionarán.

La opción de ubicación y reubicación masiva de archivos agrupa dos transacciones, permitiendo hacer movimientos masivos o individuales de los expedientes, bastará con seleccionar el expediente y la acción que desea ejecutar en el cabezote de la pantalla. Al seleccionar la opción de ubicar o reubicar, se activará un modal donde es indispensable seleccionar la sucursal o bodega, luego se requiere identificar la ubicación en esta bodega y dar clic en guardar. Cuando la acción sea correctamente registrada, el sistema lo informará a través de un mensaje resumiendo la transacción realizada.

Teniendo en cuenta el estado del expediente, solo se habilitará la opción de ubicar o reubicar.

Esta opción también funciona como un informe, a través de la cual se pueden generar consultas por algunos de los campos que se resumen en el botón .

Préstamo de Expedientes

La utilización óptima de SINCO SGD permite la consulta en línea de los documentos, ya que se cuenta con una copia digital de éstos. En los casos que se requiera solicitar el expediente al área de archivo se debe seguir el siguiente procedimiento.

Una vez el expediente cuenta con una ubicación, se procederá con las gestiones de reserva y préstamo del mismo. Para tal fin deberá dirigirse a la ruta SGD/Consultas/Consulta general de archivos.

El usuario que desee solicitar un expediente en préstamo desde la ruta mencionada, deberá buscar el expediente. Dentro de la información del informe, en la columna estado podrá encontrar la siguiente diferenciación:

Disponible: indica que el expediente ya cuenta con una ubicación dentro del sistema, y por ende se puede generar la reserva en la columna acción.

Prestado: indica que otro usuario tiene el expediente físico, y en la columna acción activa la función de solicitar a este usuario.

Baja: significa que el expediente físico ya ha sido eliminado, y por ende no se habilita ninguna funcionalidad dentro de la columna acción. Cabe resaltar que dentro del sistema se conserva la información digitaliza.

Preingreso: este estado muestra que el expediente aún no cuenta con una ubicación dentro del sistema (bodega), dado lo anterior no se activa ninguna funcionalidad dentro de la columna acción.

Partiendo de lo anterior, se selecciona en la columna Acción la gestión de reserva, y ésta se confirma en el modal que se despliega. En algunos casos puede suceder que al realizar la acción de reserva, el sistema informe que el expediente ya se encuentra reservado, esto quiere decir que otro usuario ya ha solicitado con anterioridad el archivo, y está en proceso de ser aprobado por el usuario que administra el archivo. Por lo tanto, deberá esperar al préstamo y utilizar la opción solicitar a usuario y dirigirse a la categoría transacción de archivos entre usuarios.

Las notificaciones de acuerdo al evento de préstamo vienen predefinidas y han sido diseñadas desde la configuración de SINCO ERP, a través de la ruta: Configuración/Sistema/Notificaciones/Consulta de notificaciones origen SGD Archivo.

Por lo tanto, en el momento que un usuario realiza la reserva del expediente, el usuario(s) que administra el archivo recibirá un correo electrónico informándolo del evento.

El usuario responsable del archivo podrá aceptar o cancelar la reserva a través de la ruta SGD/transacciones/préstamo de archivos o SGD/Consulta/Consulta de reservas vigentes.

Al momento de aceptar el préstamo, se visualizará un modal donde se deberán digitar los datos de autenticación de SINCO ERP del usuario que solicita el préstamo, confirmando que recibió el expediente físico.

Cabe anotar que si al realizar la consulta no se visualiza información, puede deberse a que el usuario no haya realizado adecuadamente la reserva.

Renovación de Préstamos

Existen casos donde la revisión del expediente físico toma más del tiempo del proyectado, para este fin se cuenta con la opción de renovación, la cual se encuentra dentro de SINCO SGD, en el submódulo transacciones.

La renovación de los expedientes deberá realizarse dentro de las fechas vigentes del préstamo, o al momento de realizar la devolución.

Dentro del selector de código de barras se digita el número del expediente. El sistema validará que la información arrojando la información del expediente, y solamente deberá marcar el check en la columna renovar y hacer clic en botón del mismo nombre.

Con el fin de tener un mayor control sobre las renovaciones de los expedientes, esta opción funciona individualmente y permite la modificación de la fecha de devolución.

Devolución de Archivos

Una vez el usuario finalice la revisión del expediente físico, lo debe retornar al área de archivo. Para el ingreso al sistema de esa devolución debe seleccionar la ruta SGD/Transacciones/Devolución de archivos.

Con el fin de tener mayor control sobre las devoluciones de los expedientes, esta opción funciona individualmente. En el campo código de barras deberá digitar el número y ejecutar con el botón devolver, la acción queda culminada en el momento.

La devolución de expedientes se podrá realizar de manera masiva cuando requiera credenciales al devolverlo.

Esta autenticación se realizara desde la página de configuraciones, (SGD/Configuración/Configuraciones) en la sección de archivo. La casilla de autenticación para préstamos de archivos, adicionalmente activara la devolución masiva de archivos si está encendida y si está apagada la devolución de los expedientes será individual.

Cuando la casilla autenticación para préstamos esta desactivada, aparecerá en la devolución el botón devolver.

Cuando la casilla autenticación para préstamos está activa, aparecerá en la devolución el botón aceptar. Y asi se podrán registrar todos los expedientes para hacer la devolución masiva.

Transacción de archivos entre usuarios

En algunos casos puede suceder que, al realizar la consulta del expediente a través de la opción de consulta general de archivos (SGD/Consultas), en la columna acción se visualice la categoría solicitar al usuario, en vez de la opción de reserva. Esto indica que el archivo físico ha sido entregado otro usuario.

En ese caso no es necesario esperar a que el expediente sea devuelto al área de archivo, podrá hacer una previa solicitud haciendo clic en “solicitar al usuario”, esto activará un modal donde se informa la fecha desde que el usuario actual tiene el expediente físico. Para solicitarlo a éste se debe confirmar la acción requerida desde este modal.

Al usuario actual responsable del expediente se le notificará mediante un correo electrónico de la solicitud, y este deberá ingresar por la opción de transacción de archivos entre usuarios para aceptar o rechazarla.

El usuario actual podrá identificar las transacciones, puesto a que están agrupadas por el estado: solicitudes de préstamo entre usuarios, confirmación, recepción, archivos prestados y préstamos confirmados/rechazados.

En esta misma opción y del mismo modo se aplica para el usuario final, quien encontrará agrupada la información por el estado. Cuando el usuario inicial ha aprobado la transferencia del expediente, al usuario final se le activará en la columna acción la funcionalidad para confirmar la recepción del expediente.

Al ejecutar la confirmación de recepción, se cambia el estado dentro de la opción, pasando de confirmación recepción archivos prestados a préstamos confirmados.

Traslados

Las siguientes opciones deben ser de administración exclusiva del usuario responsable el área de archivo.

Traslado de Expedientes

La opción de traslado de expedientes se encuentra a través de la ruta SGD/transacciones/Traslado de expedientes, permitiendo, como su nombre lo indica, transferir expedientes entre subseries. Esto solo será posible si previamente se han relacionado las subseries por la opción de política de retención documental.

Una vez identificado el expediente, proceda a seleccionar, y continúe haciendo clic en el botón trasladar. Esta acción activará un modal donde deberá confirmar la selección. Cuando la transferencia del expediente ha sido correcta, el sistema lo informará a través de un cuadró de diálogo.

En el caso en que el sistema informe que no ha podido realizar la acción, puede deberse a que las subseries no se encuentran relacionadas o las tipologías no son idénticas entre las subseries.

Traslado de Documentos

Esta opción permitirá el traslado de documentos que se hayan digitalizado en un expediente que no corresponde, teniendo en cuenta que el traslado se podrá efectuar si el expediente destino pertenece a la misma subserie del expediente origen.

Para tal fin deberá dirigirse a SGD/ transacciones/traslado de documentos, donde realizará la consulta de los expedientes a intervenir, partiendo de la identificación del documento que transferirá. Se selecciona el check de trasladar, activando el modal donde seleccionará el expediente destino para el documento.

Al efectuar el traslado, se visualizará un modal que confirma la transacción realizada. El documento se visualizará dentro del expediente destino.

Baja de Archivos

Partiendo de la configuración realizada para cada subserie en la política documental, particularmente en el área de disposición final y meses de baja, el sistema permite “Dar de baja” a los archivos que han cumplido con el tiempo de retención, y con las condiciones de disposición asignadas.

Dar de baja a un archivo implica que el mismo saldrá del archivo de gestión o central y sufrirá el proceso definido en la política documental (microfilmación, conservación total, digitalización o eliminación).

Los archivos que han sido dados de baja no están disponibles para realizar ninguna transacción, como por ejemplo préstamo.

Registro de bajas

Esta opción está dirigida a dar de baja individualmente cada expediente con toda la información que contienen, identificándolo por medio del código de barras. Para continuar con este proceso, el archivo debe estar en estado disponible, debe contar con una ubicación dentro del sistema y no estar en préstamo.

Se debe tener en cuenta que solo se pueden dar de baja los archivos que ya han cumplido con su fecha de baja, basados en la configuración de la subserie en la política documental.

Al ingresar el código de barras de forma manual o por medio de un lector de códigos, el sistema muestra toda la información relacionada con el expediente, en la columna “Dar baja” se deberá marcar el check en la casilla para completar la transacción.

Para finalizar el proceso se debe hacer clic en el botón “Guardar”.

Registro de baja de Documentos

Esta opción permite dar de baja documentos, tanto individual como masivamente. Dentro de la configuración de la subserie, en la parametrización de disposición final, debe estar registrado como de selección – eliminación. Esto se da cuando los documentos a eliminar no cuentan con valor jurídico, histórico o cultural para la organización, es decir que, dentro de un expediente activo se podrán encontrar documentos disponibles para consulta en físico, y los documentos dados de baja solo se podrán consultar de forma digital.

Se debe tener en cuenta que solo se pueden dar de baja documentos que han cumplido la fecha de baja en meses, configurada en la política documental.

Para optimizar el proceso de búsqueda es aconsejable completar la gran mayoría de campos de búsqueda, toda vez que cuando no se realizan filtros, el sistema traerá todos los documentos que estén en estado disponible y que hayan cumplido el tiempo de retención.

Para dar de baja, bastará con seleccionar el recuadro de un documento en particular. Si selecciona el recuadro superior, este marcará todos los documentos. Haga clic en guardar para finalizar la transacción.

Cuando la acción ha sido realizada de forma exitosa, al final de la fila aparecerá el símbolo de como confirmación de la acción baja.

Registro de bajas masivas

Esta opción permite dar de baja expedientes de forma masiva, es decir, varios archivos que pertenezcan a una misma dependencia, serie o subserie.

Se debe tener en cuenta que solo se pueden dar de baja archivos cuya fecha de baja configurada en la política documental ya se ha cumplido.

Para consultar los archivos disponibles para dar de baja, se debe ingresar la información de la dependencia, serie o subserie y hacer clic en el botón consultar. Cuando se requiere una búsqueda más específica se podrán ingresar los datos de los demás filtros.

Al ingresar los datos, el sistema muestra todos los archivos disponibles y su respectiva información; en el extremo derecho muestra una columna con un recuadro , se debe marcar para seleccionar los expedientes que se van a dar de baja.

Para finalizar la transacción deberá hacer clic en el botón guardar. Al finalizar el proceso, la información del expediente aparecerá en una fila en la parte inferior de la pantalla.

Registro paso histórico

Esta opción está diseñada para los expedientes que en la disposición final se han dado de conservación total, ya que tienen valores culturales e históricos o constituirán la memoria de la empresa.

Es relevante tener en cuenta lo dispuesto en las TRD, puesto que solo se podrá ejecutar el registro de paso histórico cuando los tiempos de retención en archivo de gestión y archivo central finalicen.

La opción permite realizar el traslado de los expedientes a un archivo histórico, es decir una nueva ubicación física sin la eliminación de los documentos. De esta forma el archivo continuará en estado disponible para realizar transacciones, sin pertenecer al archivo de central.

Para consultar los archivos disponibles para paso histórico, se debe ingresar la información de la dependencia, así al hacer clic en el botón consultar el sistema desplegará la información de los expedientes que han cumplido el tiempo en archivo central y están disponibles para pasar al histórico.

Los campos de serie, subserie y ubicación no son obligatorios al momento de realizar la consulta, es decir, también podrá filtrar por la dependencia y realizar un traslado masivo o individual. Cuando requiera una búsqueda específica, se podrá ingresar más de un filtro.

Bastará seleccionar la nueva ubicación en la columna respectiva, y hacer clic en guardar.

Consulta de Archivos en Sinco SGD

Desde la ruta: SGD/Consultas/Consulta general de archivos se podrán visualizar los expedientes que han sido creados desde el registro de archivos o desde SINCO CBR. Este informe hace parte de los informes dinámicos de SINCO SGD.

La consulta de expedientes y documentos se limitará a los permisos de consulta que han sido asignados al usuario sobre las TRD, así mismo, podrán variar las opciones de búsqueda para recuperar una carpeta o documento que ha sido digitalizado, a través del uso de filtros por descriptores.

Este informe permite encontrar varias opciones de filtro en el campo de búsqueda general, los cuales están identificados de acuerdo al tipo con una referencia en paréntesis: cuando tienen la letra (F) corresponden a campos que filtran información que han sido registrada previamente desde SINCO SGD u otro módulo del ERP; (DESCR) corresponde puntualmente a un descriptor del sistema que puede ser o no de lista desplegable y (A), que hace referencia a un campo de texto abierto, donde al seleccionar el filtro e ingresar información el sistema buscará coincidencias y arrojará solo la información correspondiente.

Es importante que cada vez que se seleccione un filtro se haga clic en la tecla enter del teclado, para que éste sea asignado como filtro de búsqueda. Adicionalmente, será posible agregar más de un filtro de búsqueda. Cuando se seleccione un filtro, la forma de identificar que ha quedado asignado es que éste se tornará de color azul y quedará ubicado en la parte izquierda del campo.

Una vez haya seleccionado los filtros para iniciar la consulta, debe hacer clic en “Consultar”. Al finalizar, el sistema clasifica los expedientes bajo la unidad de conservación a la cual pertenecen y el código de barras; así mismo, identifica cada documento que contiene con el ícono heredando su código.

Los documentos aparecerán resaltados en azul, con un hipervínculo que permite visualizar los archivos digitalizados a través de un visor propio.

Adicionalmente, en esta opción podrá imprimir el sticker de cada expediente. Con tan solo dar check en la fila correspondiente de la columna imprimir, procediendo a dar clic en el botón . Si requiere puede seleccionar el botón , y luego el botón , de esta forma podrá imprimirlos de forma masiva.

El reloj activa la ventana de historial de documentos, donde podrá evidenciar los cambios de imágenes, y detalles sobre la vigencia de la imagen.

El símbolo de admiración corresponde a una auditoria de cambios de los descriptores.