Traslado de fondos

Casillas de Registro

Fecha: Casilla numérica con formato dd/mm/aaaa que permite indicar la fecha de registro del documento. Por defecto se mostrará la fecha actual, pero si requiere cambiarla, solo debe ingresar la nueva fecha. Si al momento de guardar el documento el sistema agrega una (?) al lado de este campo, quiere indicar que el periodo contable correspondiente a la fecha se encuentra cerrado, por lo tanto, se debe dirigir a la ruta: A&F/Contabilidad/Configuración/Definición de Periodos Contables, para abrir el periodo correspondiente y poder generar el documento sin inconvenientes. Campo obligatorio.

No.: Casilla que indica el número de consecutivo del documento, este es asignado automáticamente por el sistema. Si en este campo se visualiza (?), quiere indicar que no existen consecutivos configurados para la fecha o periodo, por lo tanto, se debe dirigir a la ruta: A&F/Contabilidad/Configuración/Consecutivo de Documentos, y realizar la respectiva configuración de consecutivos para el tipo de documento seleccionado. Campo obligatorio.

Botón Buscar: Pulse este botón para actualizar el número de consecutivo de comprobante de egreso en el evento en que se haya modificado la fecha de registro.

Moneda: Lista desplegable que permite seleccionar la moneda con la cual se registrará el documento contable. Por defecto trae la moneda funcional y para visualizar otros tipos de monedas estas deben estar previamente configuradas en la ruta: A&F/Contabilidad/Configuración/Monedas. Campo obligatorio.

T/C vigente: Campo de lectura que se visualiza en la opción siempre y cuando en el campo moneda se haya seleccionado una moneda diferente a la funcional. En este campo se mostrará la tasa de cambio vigente o la última configurada, lo anterior únicamente si se tiene activo el boletín AYF 037 - Modificación de la TRM al día que se está realizando la transacción. También se puede definir la cantidad de decimales que requiere registrar en la tasa de cambio (máx. 8 decimales), esta funcionalidad es configurable, para definir la cantidad de decimales, es necesario que solicite la configuración de la opción al área de soporte técnico.

Modificar: Campo de texto numérico que permite modificar la tasa de cambio de acuerdo con la moneda seleccionada (diferente a la moneda funcional) y la fecha del documento a registrar, este campo se habilita si se encuentra configurada la tasa de cambio del día del documento a registrar, lo anterior únicamente si se tiene activo el boletín AYF 037 - Modificación de la TRM al día que se está realizando la transacción. También se puede definir la cantidad de decimales que requiere registrar en la tasa de cambio (máx. 8 decimales), esta funcionalidad es configurable, para definir la cantidad de decimales, es necesario que solicite la configuración de la opción al área de soporte técnico.

Descripción: Campo de texto alfanumérico para agregarle al documento una descripción. Esta descripción, aunque no es requerida, permite mayor facilidad al momento de una consulta general de documentos y se visualizará en el encabezado del documento.

Observaciones: Campo de texto alfanumérico para ingresar las observaciones que surjan al crear el documento. Las observaciones ingresadas las podrá visualizar en el formato de impresión del documento.

Cuenta Origen: Control de búsqueda compuesto por una casilla de texto y una lista de selección que permite definir la cuenta bancaria origen donde se acredita el valor a trasladar. Para encontrar una cuenta digite el número, el banco, la descripción de la cuenta bancaria o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Este campo es obligatorio y es necesario seleccionar una de las cuentas bancarias; tenga en cuenta que este campo solo trae cuentas bancarias activas.

C. Costos Origen: Control de búsqueda compuesto por una casilla de texto y una lista de selección que permite definir el centro de costos origen donde se acredita el valor a trasladar, opera si se digita el código o parte del nombre del Centro de Costos en la casilla de texto y posteriormente se presiona sobre la lista de selección para visualizar los Centros que coinciden con lo digitado en la casilla de texto. Correspondiente al centro de costo que se acreditará el valor trasladado, este campo es opcional.

Tercero Origen: Control de búsqueda compuesto por una casilla de texto y una lista de selección, opera si se digita el NIT, el código o parte del nombre del tercero en la casilla de texto y posteriormente se presiona sobre la lista de selección para visualizar los terceros que coinciden con lo digitado en la casilla de texto. Correspondiente al tercero que se acreditará el valor trasladado, este campo solo trae terceros que se encuentren en estado activo y su diligenciamiento es opcional.

Segmento Origen: Lista desplegable para indicar en qué segmento se originará el traslado de fondos; por defecto se asignará el segmento asociado al centro de costo seleccionado según la configuración efectuada en la opción A&F/Contabilidad/Configuración/Centros De Costos/Centros De Costo, sin embargo, este es modificable, este campo es obligatorio.

Cuenta Destino: Control de búsqueda compuesto por una casilla de texto y una lista de selección que permite definir la cuenta bancaria destino donde se debitará el valor a trasladar. Para encontrar una cuenta digite el número, el banco, la descripción de la cuenta bancaria o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Este campo es obligatorio y es necesario seleccionar una de las cuentas bancarias; tenga en cuenta que este campo solo trae cuentas bancarias activas.

C. Costos Destino: Control de búsqueda compuesto por una casilla de texto y una lista de selección que permite definir el centro de costos destino donde se debitará el valor a trasladar, opera si se digita el código o parte del nombre del Centro de Costos en la casilla de texto y posteriormente se presiona sobre la lista de selección para visualizar los Centros que coinciden con lo digitado en la casilla de texto. Correspondiente al centro de costo que se acreditará el valor trasladado, este campo es opcional.

Tercero Destino: Control de búsqueda compuesto por una casilla de texto y una lista de selección, opera si se digita el NIT, el código o parte del nombre del tercero en la casilla de texto y posteriormente se presiona sobre la lista de selección para visualizar los terceros que coinciden con lo digitado en la casilla de texto. Correspondiente al tercero que se acreditará el valor trasladado, este campo solo trae terceros que se encuentren en estado activo y su diligenciamiento es opcional.

Segmento Destino: Lista desplegable para indicar en qué segmento se destinará el traslado de fondos; por defecto se asignará el segmento asociado al centro de costo seleccionado según la configuración efectuada en la opción A&F/Contabilidad/Configuración/Centros De Costos/Centros De Costo, sin embargo este es modificable, este campo es obligatorio.

Concepto: Lista desplegable que permite seleccionar el concepto de equivalencia para la cuenta bancaria, ya sea Origen o Destino según corresponda, Este campo es configurable y aplica únicamente para la generación del informe de Bancos por Pagos y Equivalencias, configurado por reglas de asignación de equivalencias por tipo de documento.

Valor: Campo de texto numérico que indica el monto a trasladar.

Almacenamiento

Luego de diligenciar cada una de las casillas se debe presionar el botón Guardar para generar el documento respectivo.

Tenga en Cuenta:

La validación de tasa de cambio configurada para la fecha del documento y el campo de modificar tasa de cambio, constituyen un manejo adicional al estándar de la opción, si precisan su activación pueden solicitarlo al equipo de soporte técnico.
El sistema limitara el registro del traslado de fondos si no se tiene configurada la tasa de cambio del día del documento a registrar, esto únicamente si se tiene la funcionalidad activa.
El campo modificar se habilitará únicamente si se encuentra configurada la tasa de cambio del día del documento a registrar, esto únicamente si se tiene la funcionalidad activa.
De no seleccionar un centro de costos origen-destino para el traslado, el documento de traslado de fondos TF asignara el centro de costos asociado a la sucursal administrativa desde la cual se está registrando el traslado.
La lista de opciones disponibles en el campo concepto es modificable siempre y cuando no hayan sido generados documentos de tipo TF desde esta opción, en caso de haberlos generado la lista existente no podrá modificarse, sin embargo podrán incluirse nuevos conceptos (Es posible definir conceptos diferentes para cada casilla Origen-Destino), si precisan efectuar alguno de los ajustes mencionados a la casilla concepto, pueden solicitarlo al equipo de soporte técnico.
Es posible definir un concepto por defecto para cada casilla, si precisa esta funcionalidad pueden solicitarla al equipo de soporte técnico indicando el concepto requerido en cada casilla Origen-Destino.
La visualización de los campos de Tercero origen y destino es una funcionalidad fuera del alcance estándar de la opción, si requiere este manejo podrá solicitarlo al área de soporte técnico.
Los campos de Tercero Origen y Destino serán opcionales, de ser omitidos estos campos al momento de la generación del traslado, el tercero a registrar en el movimiento débito y crédito corresponderá al Nit parametrizado en la opción A&F/Tesorería/Configuración/Cuentas de Banco para la cuenta bancaria seleccionada.
De no diligenciarse los campos de Tercero Origen y Destino y ante la ausencia de un Nit configurado para la cuenta bancaria, la generación del traslado tomará el Nit de la empresa de sesión siendo este el manejo por defecto habilitado actualmente.
El encabezado del documento por defecto queda con el tercero SIS-0 (de sistema), si requiere que se visualice el nombre y Nit de la empresa de sesión (es decir, la empresa desde la cual se generó el documento), puede solicitar esta configuración al equipo de soporte técnico.

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